Stellen Sie sich vor: Sie sitzen in einem Boot und sind so damit beschäftigt, das Wasser aus dem Boot zu schöpfen, dass Sie nicht dazu kommen, das Leck zu stopfen. Geht es Ihnen ähnlich bei der Bewältigung Ihrer Druckprobleme? Reagieren Sie anstatt zu agieren? Dann ist es Zeit, Ihr Printmanagement einmal unter die Lupe zu nehmen.
Ich erlebe bei meinen Firmenbesuchen viele solcher Situationen. Sie sind komplex und immer wieder anders. Als gemeinsamer Nenner haben sich über die Zeit Verfahren eingeschlichen, die komplex zu administrieren sind und ein hohes Fehlerpotential aufweisen.
- Nehmen wir beispielsweise das Formularmanagement in SAP. In der Regel bedient sich der SAP-Kunde der mitgelieferten Formulare und passt Sie an seine Bedürfnisse an. Dabei wird vergessen, die Ressourcensteuerung wie Simplex/Duplex oder Papierschachtanwahl mit einzurichten. Diese Formulare werden kopiert und es werden Varianten erstellt und irgendwann existieren 500 oder 1.000 Formulare ohne Schachtsteuerung. Zur Umsetzung der Schachtsteuerung wird nun für jeden physikalischen Drucker ein SAP Druckobjekt pro möglichem Ausgabeschacht angelegt und von jedem Gerätetyp (Treiber) werden Kopien erzeugt, die eine Schachtanwahl ermöglichen. Die Druckerobjekte heißen dann Drucker1_1, Drucker1_2, etc. Für 100 physikalische Drucker hat man schnell 300 SAP Druckerdefinitionen. Will man an diesem System eine Änderung durchführen, muss man an so viele Treiber und Formulare ändern, dass in der Praxis meist die Zeit fehlt.
Eine Reduzierung der Komplexität im SAP Output Management und anderen serverbasierten Geschäftsprozessen ist dennoch ohne großen Eingriff möglich. Durch intelligentes analysieren der Druckdaten und Metadaten kann eine Steuerung der Druckerressourcen auf dem Druckserver durchgeführt werden, ohne die SAP Formulare ändern zu müssen. So ist es möglich, bei Formularen ohne Schachtsteuerung eine solche basierend auf Metadaten durchzuführen.
- Wie hoch ist bei Ihnen die Anzahl der druckbezogenen Helpdesk Tickets? Welche Fehler treten auf? Bei wie vielen Vorfällen hätte der Anwender den Fehler selbst beheben können? Hätten solche Fehler auftreten müssen oder hätte man die Ursache im Vorfeld beseitigen können?
Viele potenzielle Fehlerursachen lassen sich durch eine proaktive Überwachung Ihrer Drucker frühzeitig erkennen und beseitigen, so dass es beim Anwender gar nicht erst zu einer Fehlersituation in der Druckausgabe kommt.
- Steckt hinter jeder Druckerwarteschlange überhaupt noch ein existierender Drucker oder werden auch „Leichen“ auf den Druckservern gewartet, obwohl der zugeordnete Drucker überhaupt nicht mehr existiert? Viele Unternehmen haben kein klares Bild, wie ihre Drucklandschaft ausgelastet ist und welche Drucker überhaupt noch existieren. Nur zu gerne wird um die Anlage eines neuen Druckgerätes gebeten und vergessen, einen ausgemusterten Drucker „abzumelden“.
Ein umfängliches Druckdaten-Audit kann ein klares Bild schaffen und sorgt mit der Zeit für ein „Rightsizing“ der unternehmensweiten Drucklandschaft. Verwaiste Queues können gelöscht werden, über- oder unterlastete Drucker können durch adäquate Modelle ersetzt werden. Es kann sogar aufdecken, in welchen serverbasierten Anwendungen Druckwarteschlangen verwendet werden, denen längst kein entsprechender physikalischer Drucker mehr entgegensteht.
Dies sind nur drei Beispiele, die eine Komplexität im Drucker- und Druckdatenmanagement aufzeigen.
Solche Komplexitäten können mit den richtigen Werkzeugen aufgelöst werden, ohne einen zeitintensiven Umstellungsaufwand nach sich zu ziehen. Am Ende erzielt man eine schlanke, leicht administrierbare und fehlerminimierte Druckverwaltung. Die Umstellung kann in vier Phasen erfolgen:
- Zentralisierung
- Vereinfachung
- Optimierung
- Modernisierung
In Phase 1 bringen wir das Druckmanagement auf eine stabile, leistungsfähige Plattform. Damit ist die Nachverfolgbarkeit der Druckaktivitäten und das proaktive Monitoring gewährleistet. Die Zahl der druckbezogenen Störungen sinkt. Die Anwendungen sind nicht von Änderungen betroffen und die Umstellung erfolgt in kürzester Zeit.
In Phase 2 werden die Druckworkflows betrachtet. Durch Konsolidierung von Druckerdefinitionen, Treibern und Gerätetypen wird eine Verschlankung der Druckressourcen - auch auf den Applikationsservern - erreicht. Dem Ziel einer Eins-zu-Eins-Zuordnung von Druckwarteschlangen und physikalischen Druckgeräten nähern wir uns in dieser Phase schon sehr. Dieser Schritt vereinfacht auch die Administration der zentralen Anwendungen. Die SAP Basisadministration z. B. kann einige Aufgaben an den zentralen Helpdesk auslagern.
Da nun ein zentrales System mit weitreichenden Steuerungs- und Eingriffsmöglichkeiten geschaffen ist, kann in Ruhe Phase 3 und 4 angegangen werden, um mit Hilfe der neuen Werkzeuge Geschäftsprozesse zu optimieren und zu modernisieren. Hierzu zählt die Optimierung der Bestandsformulare und viele andere Themen, zu denen es hier noch weitere Blogs zu lesen geben wird.
Bei Fragen wenden Sie sich einfach an Ihren LRS Account Manager oder fragen Sie über unsere Webseite oder munich@lrs.com direkt bei uns an. Vielen Dank.