Eine Datenbank ist nur so gut wie die Daten in ihr. Die Aktualisierung einer Datenbank ist entscheidend für jede Anwendung, die sie verwendet, wie beispielsweise das IT Service Management Produkt von ServiceNow.
Für viele Unternehmen ist die Druckerflotte eine wandelnde Umgebung. Im Laufe der Zeit können Break-Fix swap outs, Drucker-Upgrades und sogar Standortänderungen die Wartung von Service-Management-Datenbank beängstigend machen.
Ein LRS-Kunde wollte diese Aufgabe so weit wie möglich automatisieren. Zu ihrer Umgebung gehörte die CMDB (Configuration Management Database), die ein Modul innerhalb der ServiceNow-Instanz war. Scans werden im gesamten Netzwerk durchgeführt und neue IT-Ressourcen automatisch in die CMDB geladen. Diese Datenbank dient als Quelldatensatz des Kunden für Anlagen.
Es gibt auch einen grundlegenden Prozess zur Außerbetriebnahme von CMDB-Anlagen, die für einen bestimmten Zeitraum nicht bei einem Netzwerkscan ausgewählt wurden. Dieser Prozess dauert mehrere Monate, so dass die CMDB möglicherweise Vermögenswerte als aktiv anzeigt, die längst ausgemustert sind, was zu einer ungenauen CMDB führt. Der Kunde benötigte eine genauere Bestandsaufnahme der im Einsatz befindlichen Druckerzeugnisse. Obwohl Kosteneinsparungen und die Reduzierung der Supportleistungen nicht die treibenden Kräfte für diese Maßnahmen waren, sind beide sekundäre Vorteile, die mit der Zeit wahrgenommen werden dürften.
Dieser Kunde hatte bereits die VPSX Enterprise Software von LRS, das am besten erweiterbare Output-Management-System auf dem Markt. Das LRS Professional Services-Team arbeitete mit dem Kunden zusammen, um seine Anforderungen zu definieren und eine maßgeschneiderte Integration mit ServiceNow anzupassen, indem es die externe Befehlsbenachrichtigungsfunktion der VPSX Enterprise-Software, auch bekannt als XCMD, nutzte.
VPSX Enterprise verwendet XCMD, um wichtige Ereignisse, die während des normalen Betriebs auftreten, auszulagern. Diese Ereignisse können druckauftragsbezogene oder in diesem Fall druckgerätebezogene Ereignisse sein. Insbesondere, wenn ein Drucker hinzugefügt, geändert oder aus dem VPSX-Bestand entfernt wird, müssen die Änderungen in ServiceNow berücksichtigt werden.
Eine der Herausforderungen für unser Team bestand darin, wie man die Druckgeräte eindeutig identifizieren kann. Dies war besonders schwierig, da beim Austausch eines Druckers die IP-Adresse und der Hostname (Etiketten zur Identifizierung eines Gerätes in einem Netzwerk) für das neue Gerät oft gleich bleiben. Einmal mehr erwies sich die Erweiterbarkeit der VPSX Enterprise Software als sehr wertvoll. Es unterstützt eine API-Methode, die Druckerattribute abrufen kann; in diesem Fall die Seriennummer des Druckers.
Nach Angaben des Kunden ist die Anlagen-Seriennummer die eindeutige Kennzahl, die es ihm ermöglicht, die LRS MFDs/Drucker auf bestehende Datensätze in der CMDB abzubilden und Informationen hinzuzufügen, die beim Netzwerkscan möglicherweise fehlen (wie das Modell des Druckers, oder sein Hostname usw.). Das bedeutet, wenn der Kunde einen neuen MFD/Drucker zum Output-Management-Server hinzufügt, überprüft die API die CMDB, um festzustellen, ob es sich um einen neuen Datensatz handelt und fügt ihn dann der CMDB hinzu. Wenn sie einen Gerätedatensatz vom Output-Management-Server löschen, wird dieser sofort in der CMDB gelöscht und somit in Echtzeit für die LRS-Drucker des Kunden korrekt gehalten. Da sich die meisten ihrer Druckgeräte im LRS-System befinden, stellt diese Funktionalität einen großen Fortschritt dar.
Mit VPSX XCMD ist es einfach, das Geräteereignis (zusammen mit der Seriennummer und anderen gerätebezogenen Metadaten) zu erfassen und die ServiceNow-API aufzurufen, um die Tabelle(n) in der CMDB-Datenbank automatisch zu aktualisieren. Dies gibt VPSX Enterprise-Kunden die Möglichkeit Echtzeit-Updates ihrer IT Service Management Datenbank durchzuführen, was zu einer stabileren, geordneten IT-Umgebung führt.