In einem neueren Blog von meinem Kollegen Tim Kollars stellte er eine demnächst erscheinende Serie an Artikeln von Technikexperten bei LRS vor. Die Autoren sind vorrangig Systemingenieure, von denen einige mehrere Jahrzehnte an Erfahrung im Bereich Enterprise Output Management haben. Bevor wir diese Reihe jedoch an die wahren Experten übergeben, erscheint es im Vorfeld sinnvoll, einige der wichtigsten Konzepte, von denen Sie in nächster Zeit wahrscheinlich hören werden, zu definieren.
Kurz gesagt müssen Informationen an modernen Arbeitsplätzen schnell und sicher an alle Mitarbeiter weitergegeben werden, die sie brauchen, um ihre Arbeit erledigen zu können. Viele dieser Informationen erscheinen in Form von Dokumenten, die alle mit Kunden, Zulieferern und weiteren externen Stakeholdern geteilt werden. Die Fähigkeit, Materialien von einer beliebigen Quelle zu nehmen, in das korrekte Format für das Zielgerät umzuwandeln und dann auf sichere Weise dorthin zu liefern, ist entscheidend für jeden Geschäftsbetrieb.
LRS prägte 1994 den Begriff „Enterprise Print Management“, um unsere ursprüngliche VPS®-Lösung und deren Erweiterungen von anderen Druckprodukten auf dem Markt abzugrenzen. Aber mit der wachsenden Popularität von PDF-Dateien, dem Versenden per E-Mail und dem Anschauen webbasierter Dokumente wurde deutlich, dass „Print Management“ zu kurz gefasst ist. Sowohl elektronische als auch Papierdokumente sind wertvoll. Und so entstand „Enterprise Output Management“.
Warum „Enterprise“?
Das Wort Enterprise hat viele Bedeutungen, aber ganz abgesehen vom Star Trek-Bezug meint es meist ein Unternehmen, dass groß oder komplex oder beides ist. So wie bei nicht allen großen Unternehmen komplizierte Dokumentanforderungen bestehen, kann das Output Management bei einigen kleinen bis mittelgroßen Organisationen im Gegenzug extrem komplex sein.
Für den Zweck der kommenden Blog-Serie soll Enterprise als Organisation verstanden werden, die:
- über kritische Geschäftsprozesse verfügt, für die die pünktliche Auslieferung von Dokumenten unerlässlich ist
- viele unterschiedliche Geschäftsanwendungen hat, die auf diversen Hardware-Plattformen, Betriebssystemen, Netzwerken und/oder Cloud-Umgebungen gestartet wurden.
- zahlreiche Mitarbeiter hat, die ihre Arbeit an unzähligen Standorten erledigen und auf die Daten auf unterschiedlichste Weise wie z. B. über PCs, Thin Clients, Handys, WLAN-Tablets usw. zugreifen.
- einen ausdrücklichen Bedarf hat, vertrauliche Daten zu schützen – entweder zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften oder einfach, um sich einen Wettbewerbsvorteil zu sichern.
In Unternehmen wie diesen müssen die IT-Abteilungen dafür sorgen, dass die Stakeholder die notwendigen Informationen so schnell und sicher wie möglich erhalten... Ein Enterprise Output Managementsystem (EOM) bildet einen zentralen Kontrollpunkt, mit dem IT-Ressourcen Drucker und andere Output-Ziele definieren, Nutzer- und Netzwerksicherheit einfach managen und proaktiv potenzielle Output-Zustellprobleme identifizieren können, bevor Geschäftsprozesse in Mitleidenschaft gezogen werden.
EOM-Software sollte einfach, skalierbar und flexibel sein. Leider widersprechen sich diese Eigenschaften oft. Das Drucken von einem PC auf einem Desktop-Drucker ist einfach: Computer und Drucker werden durch ein USB-Kabel miteinander verbunden und dann wird auf „Drucken“ gedrückt. Etwas schwieriger ist es schon, wenn mehrere PC-Benutzer einen Drucker über ein Netzwerk verwenden, was normalerweise die Installation eines Druckservers erfordert.
Wenn nun ein Unternehmen über Dutzende oder gar Hunderte von Standorten und tausende Drucker verfügt, geht es bald drunter und drüber. Wenn ein Druckauftrag fehlschlägt, wissen die IT-Mitarbeiter gar nicht, wo sie mit der Suche anfangen sollen, um das Problem zu beheben. Fügt man nun noch Anwendungen hinzu, die auf Windows, UNIX, Linux, IBM Z-Großrechnern oder gar in der Cloud laufen, erhöht sich die Komplexität exponentiell.
Die Sicherheit von Dokumenten in einer derartigen Umgebung zu wahren, ist eine beängstigende Aufgabe. Diverse Plattformen und Anwendungen bedeuten viele verschiedene Sicherheitseinstellungen. Mit modernen Identitätsmanagementlösungen lassen sich diese Herausforderungen leichter bewältigen. Noch einfacher wird es mit einem einzigen Kontrollpunkt, der sämtlichen Output ganz unabhängig vom Standort oder dem Ziel verwaltet, ... einer, in dem moderne, Cloud-bereite OIDC-Sicherheitspakete integriert und eine End-to-End-Verschlüsselung ab dem Moment der Dokumenterstellung bis zur erfolgreichen Zustellung an den Drucker oder ein anderes Ziel unterstützt werden.
Zukunftssicherung des Unternehmens
In Bezug auf Technik wissen IT-Experten häufig nicht, was sie nicht wissen. Welche neuen Output-Geräte wird es in 5 bis 10 Jahren wohl geben? Wird Ihr Unternehmen einen Konkurrenten aufkaufen oder möglicherweise selbst gekauft werden? Sind Ihre Anwendungen, Druckerflotten und Output Managementlösungen in einem solchen Fall flexibel und skalierbar genug, um dieser größeren, heterogeneren IT-Umgebung gewachsen zu sein?
Es liegt in der Wortbedeutung, dass Entscheidungen zu einem ganz bestimmten Zeitpunkt getroffen werden. Was heute gut für den täglichen Bedarf erscheint, mag sich künftig als teurer Fehler erweisen. Punktuelle Lösungen – einfache, kostengünstige Notlösungen für die heutigen unmittelbaren Probleme – erweisen sich häufig als inflexibel und nicht skalierbar, wenn das Output Management im Laufe der Zeit weiterwachsen muss. Wenn der Tag kommt, können die Kosten zum Ersetzen der „billigen und einfachen“ Lösung durchaus astronomisch sein. Aus dem Stand fallen mir zwei Autohersteller, ein führendes Pharmaunternehmen, ein großer Online-Einzelhändler und eine riesige Regierungsbehörde ein, die diese Lektion auf die harte Tour lernen mussten. Ich könnte sie sogar namentlich nennen. Das werde ich aber nicht tun, denn sie alle testeten erneut und erwarben dann LRS Enterprise Output Management-Software, nachdem sie Erfahrungen mit den Nachteilen der Lösung eines Mitwettbewerbers gemacht hatten.
Wie Sie in den kommenden Wochen erfahren werden, verfolgt LRS einen anderen Ansatz als die meisten anderen Lösungsanbieter in diesem Marktsegment. Unsere Software-Lösungen werden um weithin anerkannte Branchenstandards gebaut, wobei stets die neuesten integriert werden, so wie unser großer und anspruchsvoller Kundenstamm sie übernimmt. Wir haben Partnerschaften mit führenden Software- und Hardware-Anbietern und zertifizieren die Kompatibilität mit deren Angebot, sodass das Risiko für gemeinsame Kunden reduziert ist. Wir werden weiterhin plattform- und hardwareunabhängige Output Management-Lösungen anbieten, um unsere Marktpräsenz zu erweitern und die LRS-Software-Investitionen unserer Kunden langfristig zu schützen.
Wir hoffen, dass Ihnen die neue Blog-Serie gefällt: Enterprise Output Management – die moderne Lösung für das Drucken und Scannen. Und wie immer, wenn Sie Fragen oder Feedback zu dem haben, was Sie in unseren Blogs lesen, nehmen Sie Kontakt mit uns auf und wir beantworten Ihnen gern Ihre Fragen.