In meinem Blog-Eintrag vom letzten November habe ich darauf hingewiesen, dass jährlich 2,8 Billionen Seiten gedruckt werden. Das zeigt ganz eindeutig den weiterhin großen Stellenwert, den das Drucken für globale Unternehmen hat, obwohl sich seine Rolle mit dem Zeitalter der digitalen Technik deutlich weiterentwickelt hat.
Warum ist das Drucken in der Geschäftswelt so wichtig? Hier sind einige der Anforderungen, denen gedruckte Dokumente nach wie vor gerecht werden:
- Betriebsbedarf: Trotz des digitalen Trends sind gedruckte Dokumente in vielen Unternehmen weiterhin notwendig für das Tagesgeschäft. Hierzu gehören interne Dokumente, Handbücher, Etiketten, Verpackungen und Rechnungen.
- Zugang und Benutzbarkeit: Gedrucktes Material ist für bestimmte Bevölkerungsgruppen leichter zugänglich, wie beispielsweise für ältere Menschen oder Personen, die keinen zuverlässigen Zugang zu digitalen Geräten haben. Zum Lesen dieser Dokumente sind darüber hinaus keine elektronischen Geräte notwendig, was in bestimmten Umgebungen von Vorteil sein kann.
- Professionalität und Formalität: Druckerzeugnisse werden oft als offizieller und professioneller wahrgenommen, ganz besonders in Geschäftssituationen. Dies trifft insbesondere auf Geschäftsangebote, Berichte und offizielle Einladungen zu.
- Richtlinienkonformität und gesetzliche Anforderungen: Viele Branchen sind an Regeln gebunden, in denen zu Compliance-Zwecken gedruckte Dokumentationen notwendig sind. Juristische Dokumente, Verträge und andere offizielle Unterlagen müssen oft ausgedruckt und in Papierfassung aufbewahrt werden.
- Marketing und Branding: Gedruckte Materialien wie Broschüren, Flyer, Visitenkarten und Poster sind im Marketing unentbehrlich. Sie sind ein greifbares Mittel für die Unternehmen, ihr Publikum zu erreichen und einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen.
- Kulturelle und regionale Vorlieben: In einigen Regionen und Kulturen sind Druckerzeugnisse nach wie vor beliebter als digitale Formate. Unternehmen, die in diesen Gebieten arbeiten, müssen sich den dortigen Vorlieben und Gepflogenheiten anpassen.
- Sicherheit und Vertraulichkeit: Druckmaterialien bieten ein höheres Maß an Schutz in Bezug auf sensible Informationen. Papierdokumente sind weniger anfällig für Cyberattacken und daher ideal für vertrauliche Informationen.
- Backup und Redundanz: Gedruckte Dokumente dienen als Backup bei digitalen Ausfällen oder Datenverlust. Das Vorliegen der physischen Unterlagen stellt sicher, dass wichtige Informationen erhalten bleiben, selbst, wenn die digitalen Systeme kompromittiert sind.
- Umwelterwägungen: Obwohl die Digitalisierung häufig als umweltfreundlicher angesehen wird, kann auch verantwortungsvolles Drucken auf nachhaltigen Materialien die Auswirkungen auf die Umwelt verringern. Einige Unternehmen erheben nachhaltige Druckmethoden zur Priorität und integrieren sie in ihre Umweltziele.
- Innovation und Individualisierung: Fortschritte bei der Drucktechnik haben ein hohes Maß an Individualisierung und Innovation ermöglicht. Unternehmen können personalisierte Marketingmaterialien, on-Demand-Drucken und einzigartige Verpackungen herstellen, um die Kundenbindung zu steigern.
Auch wenn der digitale Wandel die Arbeitsweise von Unternehmen verändert, ist das Drucken für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, die betriebliche Effizienz, das wirkungsvolle Marketing und die Erfüllung regionaler Präferenzen und kultureller Normen von enormer Bedeutung.
Alles klar, das Drucken ist nach wie vor notwendig. Aber gibt es nicht eine Möglichkeit, weniger zu drucken?
Globale Unternehmen können verschiedene Strategien umsetzen, um ihre Abhängigkeit von Druckerzeugnissen zu verringern, gleichzeitig aber ihre Effektivität und Compliance beizubehalten. Hier sind ein paar Vorschläge:
- Wechsel zu digitalen Dokumentationen und Unterschriften: Verwenden Sie digitale Managementsysteme (DMS), um Dokumente elektronisch aufzubewahren, zu teilen und zu verwalten. Sie können auch elektronische Unterschriften einführen und so die Notwendigkeit, Verträge und Vereinbarungen auszudrucken, verringern.
- Einführung papierloser Sitzungen: Nutzen Sie Mittel zur digitalen Kollaboration wie Microsoft Teams, Slack oder Zoom für Sitzungen und Kollaboration. Fördern Sie in Sitzungen die Nutzung von Tablets oder Laptops für Notizen.
- Nutzung cloudbasierter Speicherplätze und Kollaborationen: Verwenden Sie Cloud-Speicherdienste wie Google Drive, Dropbox oder OneDrive, um Dokumente gemeinsam zu nutzen und gemeinsam zu bearbeiten, sowie Versionskontrollsysteme, um Änderungen an Dokumenten zu verfolgen und den Ausdruck mehrerer Versionen zu vermeiden.
- Umsetzung von Druckrichtlinien: Legen Sie Druckkontingente für die Mitarbeiter fest, um die Druckmenge einzuschränken. Sie können die Standardeinstellungen des Druckers auch so einstellen, dass stets doppelseitig gedruckt wird, um Papier zu sparen. Darüber hinaus können Sie das Farbdrucken auf wichtige Dokumente beschränken.
- Förderung digitaler Kommunikation: Befürworten Sie die Verwendung von E-Mail und Instant-Messaging zur Kommunikation, statt hierfür gedruckte Memos und Briefe zu verwenden. Verbreiten Sie Unternehmens-Newsletter und Bekanntmachungen elektronisch (z. B. per E-Mail oder auf einem Unternehmensportal).
- Digitalisierung von Unterlagen und Archiven: Scannen Sie vorhandene Papierunterlagen und -archive in ein digitales Format, um den Bedarf an Lagerraum und Druckvorgängen zu verringern. Sie können auch die Abrechnung und das Rechnungslegungssystem für abteilungsinterne Rückbuchungen elektronisch abwickeln, um den Papierverbrauch zu reduzieren.
- Schulung und Bewusstsein: Schulen Sie die Mitarbeiter über die Vorteile des papierfreien Arbeitens und die effektive Nutzung digitaler Hilfsmittel. Führen Sie interne Kampagnen zur Sensibilisierung für Umwelt- und Kostenvorteile durch verringertes Drucken durch.
- Einführung nachhaltiger Druckpraktiken: Verwenden Sie beispielsweise recyceltes Papier für das Drucken wichtiger Dokumente, um die Auswirkungen auf die Umwelt zu minimieren, und führen Sie umweltfreundliche Druckpraktiken mit z. B. Patronen auf Sojabasis und umweltfreundlichen Druckern ein.
- Optimierung des Layouts von Dokumenten: Entwerfen Sie Ihre Dokumente papiersparend, indem Sie die Ränder, Schriftgröße und Abstände optimieren. Fördern Sie den Einsatz der Druckvorschau, um das Ausdrucken unnötiger Versionen zu vermeiden.
- Übergang zu mobilen Geräten: Verwenden Sie Apps für den Zugriff und das Unterschreiben von Dokumenten unterwegs, sodass Sie keinen Ausdruck benötigen. Binden Sie Mobilgeräte in die digitalen Arbeitsabläufe für Aufgaben wie Ausgabenberichte und das Projektmanagement ein.
- Auslagerung weniger dringender Druckaufgaben: Verwenden Sie On-Demand-Dienste für Marketing-Materialien und andere Dokumente, die nicht sofort benötigt werden. Lagern Sie Druckaufträge an Drittparteien aus, die Großaufträge effizienter bearbeiten können.
Durch die Umsetzung derartiger Strategien können globale Unternehmen das Drucken deutlich verringern – was sich dann in Kosteneinsparungen, verbesserter Effizienz und einem schmaleren ökologischen Fußabdruck widerspiegelt. Dies sind nur einige Ideen als Denkanstöße. Wenn Sie eigene Vorschläge haben und sie gern besprechen würden oder wenn Sie sich von unseren Experten in punkto Unternehmensdokumente beraten lassen möchten, wenden Sie sich an Ihr örtliches LRS-Büro. Wir helfen Ihnen gern weiter.