Gast-Blogger - Mark Chillingworth European Technology Leadership Writer, Editor & Gründer von Horizon CIO Network.
Nur weil Ausgabedokumente erstellt werden oder physisch sind, bedeutet es nicht, dass kein Vorteil aus dem Cloud-Computing gezogen werden kann. Transformative Organisationen können das Cloud-Output-Management nutzen, um ihren Arbeitskräften und Partnern Cloud-Unabhängigkeit zu bieten, während Geschäftsprozesse und Sicherheit verbessert werden.
Organisationen können nicht beanspruchen, eine vollständige digitale Transformation zu liefern, wenn sie kein Cloud-basiertes Output-Management bieten. Das Cloud-Output-Management komplettiert das Bild und stellt Dokumentenvorteile über dieselben Geschäftsprozessverbesserungen sicher wie anderer Aspekte der IT-Umgebung. Das Technologieverlags- und Rechercheunternehmen Foundry stellte fest, dass 93 % der technologisch führenden Unternehmen einen „Digital-first-Ansatz“ für Geschäftsoperationen planen, um Kosten zu reduzieren und Anpassungsvermögen und Produktivität zu steigern. Jon Weg, Retail CTO mit Sitz in GB, sagt: „Meine Rolle bestand darin, dieses Geschäft zu transformieren, da unsere Zukunft immer digitaler wird, um den Ansprüchen unserer Kunden zu genügen, die ihrerseits digital affin sind. Dies stellt sicher, dass ihre Erfahrung so reibungslos wie möglich sind.“ Mike Gibbons, CIO von Aggregate Industries bejaht dies: „Jüngere und digital affine Geschäftsführer fordern jetzt eine digitale Transformation und beschleunigen tatsächlich Investitionen.“
Reibung muss eliminiert werden, und das Scheitern der Verbindung des Output-Managements mit dem Cloud-betriebenen Modell und der Strategie einer Organisation erzeugt Reibung. Das Cloud-Output-Management schafft eine Verbindung zwischen digitalen Kanälen und dem Bedürfnis, Output zu produzieren. Mit dem Cloud-Output-Management können CIOs und CTOs die Lücke zwischen wichtigen Applikationen schließen — zum Beispiel zwischen CRM (Kundenbeziehungsmanagement) und ERP (Unternehmensressourcenplanung) — und Ausgabegeräten und einer zentralisierten Managementplattform.
Warum digitale Transformation?
Technologisch führende Unternehmen verfolgen die digitale Transformation, um eine Organisation zu schaffen, die zwischen Anwendungen/Geschäftslinien und den Prozessen, für welche sie verantwortlich sind, eine effektive Integration erreichen. Wenn Output-Management nicht in diesen Prozess eingeschlossen ist, dann hat das Unternehmen sein Ziel einer größeren Integration nicht erreicht.
Einige werden argumentieren, dass das Output-Management nicht Teil der digitalen Transformation ist, obwohl das Forschungsunternehmen Quocirca herausgefunden hat, dass 64 % der Unternehmen glauben, dass „Drucken in den nächsten 12 Monaten kritisch oder sehr wichtig bleiben wird.“ Außerdem zielen viele digitale Transformationsprogramme darauf ab, Legionen von „Remote Workern“ zu unterstützen, die während der Pandemie geschaffen wurden. Viele Unternehmen berichten, dass das Angehen des Output-Managements in der heutigen hybriden Arbeitsumgebung schwieriger geworden ist.
„In Unternehmen hat es immer die Notwendigkeit zum Drucken gegeben und dies wird immer so sein“, sagt Guy Tucker, Lösungsarchitekt bei LRS. Er fügt hinzu, dass Logistik und Gesundheitswesen Prozesse aufweisen, die nicht digitalisiert werden können, um einen effizienten ROI für Kunden, Angestellte und Partner zu liefern. Die Konnektivität, welche Cloud-Computing innerhalb von Organisationen erzeugt hat, kann innerhalb des Output-Managements repliziert werden. Scannen und Drucken kann über das Internet ermöglicht werden, sodass Angestellte und Partner weder ein virtuelles privates Netzwerk (VPN) noch einen direkten Zugriff auf das Unternehmensnetz benötigen. Eine Cloud-basierte Registrierung kann den Dokumentenoutput direkt an ein Gerät mit Authentifizierung senden. Für Unternehmen, die von drittseitigen Anbietern abhängen, wird zum Beispiel ein ERP mit den Geräten und Prozessen von Lieferanten verbunden.
Von dieser Rationalisierung profitieren sowohl der Lieferant als auch die auftraggebende Organisation und damit letztendlich die Kunden. Produktivität und Effizienz werden besser, wenn ein zentrales Output-Management garantiert, dass Dokumentensysteme sicher und aktualisiert sind. Ein Überwachungsprotokoll fügt weitere Sicherheit für IT-Manager hinzu, die mittels eines Cloud-basierten Systems eine Infrastrukturschicht von ihren Domänen abtrennen können..
Wachstum des Output-Managements
Der Verkauf von Output-Management-Software erreichte 2022 9,9 Milliarden Dollar. Obwohl der Begriff „papierloses Büro“ über ein Jahrzehnt lang gepriesen wurde, bleibt die Verwaltung des Applikationsoutputs wichtig für den Geschäftserfolg. Die Studie Research and Markets.com des Output-Management-Softwaremarkts fand heraus, dass die Nachfrage nach diesen Applikationen weiterhin steigen wird, und es wird ein Wert von 11,4 Milliarden Dollar bis 2028 erwartet. Dies bedeutet, dass der Markt erwartungsgemäß um 2,2 % jährlich zwischen 2023 und 2028 wächst. Diese Nachfrage wird nicht durch einen Anstieg des Druckens angetrieben — obwohl der Niedergang des Druckens weit überbewertet wird —, sondern durch einen steigenden Bedarf an Output-Management.
So wie das Cloud-Computing Unternehmen, Anbieter und Kunden zusammengebracht hat, so hat es auch komplexere Geschäftslandschaften erzeugt. Wenn Unternehmen in mehr Märkten handeln, mit mehr Partnern zusammenarbeiten, mehr Daten produzieren und mehr regulatorische Anforderungen erfüllen, entsteht mehr Bedarf nach der Ausgabe von Dokumenten. Einige dieser Dokumente werden gedruckt, aber alle müssen verwaltet werden. Daher ist der Bedarf an Output-Management-Software, wie dieser Bericht feststellt, steigend.
Dieser Output wird auch von mehr Angestellten verwendet. „Bei einem Papierdiagramm zum Beispiel kann nur eine Person nach der anderen Einblick haben... Jetzt haben wir einen Teamansatz, und dies bedeutet eine bessere Qualität der Pflege und mehr Sicherheit für den Patienten und das Fachpersonal“, so IT-Managerin im Gesundheitswesen Shauna McMahon darüber, wie der Output die Zusammenarbeit antreibt. Das Gesundheitswesen wird als einer der vertikalen Märkte zitiert, der begierig Output-Management-Software übernimmt. Der Bericht besagt: „Gesundheitseinrichtungen verwenden Output-Management-Lösungen, um Klinikern hinreichenden Zugriff auf große Datenmengen zu gestatten und die nahtlose Bereitstellung von systemgenerierten Dokumenten für Patienten sicherzustellen. Andere Faktoren, einschließlich der Auslagerung dieser Lösungen und ein Verschieben der Konsumentenvorlieben hin zu papierlosen Operationen, werden erwartungsgemäß das Marktwachstum weiter ankurbeln.“
Komplexe Landschaft
Hybrides Arbeiten hat die Zahl von Geräten erhöht, die Unternehmensdaten erhalten, einschließlich Ausgabegeräte außerhalb der Verwaltung durch IT-Manager. Die Quocirca-Studie hat herausgefunden, dass 67 % der Unternehmenstechnologieführer besorgt sind aufgrund von Sicherheitsrisiken beim Homeprinting. In den letzten 12 Monaten haben 68 % der Unternehmen einen Datenverlust als Folge schlechter Sicherheit im Bereich Drucken erfahren. Ganze 21 % dieser Technologieführer glauben, dass Cloud-Output-Management sicherer ist, und sie werden diese Technologie zum Schutz ihrer Unternehmen übernehmen.
Die Geschäftstransformation mittels Cloud-Computing wird weithin so verstanden, dass sie Unternehmen mehr Flexibilität bietet hinsichtlich Kostenstrukturen und der Fähigkeit, Marktanforderungen zu erfüllen. Das Cloud-Output-Management stellt sicher, dass die Anpassungsfähigkeit des Unternehmens jede Facette des Geschäfts erreicht.