Können digitale Werkzeuge Probleme in der analogen Welt lösen? Können neue und alte Arbeitsplatztechnologien harmonisch koexistieren? Basieren auf meinen kürzlich an einem Kundenstandort gesammelten Erfahrungen bin ich glücklich, sagen zu können, dass die Antwort „Ja“ ist. Lassen Sie es mich erklären.
In den meisten LRS-Kundenumgebungen werden Dokumente von einem bekannten, authentifizierten Benutzer erstellt und an einen spezifischen Drucker oder MFP gesendet. Einige Unternehmen jedoch – zum Beispiel im Lager, beim Kontraktlogistiker und in anderen Umgebungen – benötigen Unterstützung für „anonyme“ oder spontane-Dokumentenvorgänge wie Kopieren oder Faxen. Viel beschäftigte Angestellte in diesen Unternehmen haben oder benötigen typischerweise keine Netzwerk-Anmelderechte. Und selbst wenn sie solche benötigten, ist ihr Arbeitspensum so hoch, dass sie keine Zeit hätten, sich an jedem Gerät zu authentifizieren, Posteingänge zu überprüfen, usw.
Können LRS-Produkte in solchen Fällen von Nutzen sein? Normalerweise besteht unser Hauptmehrwert in unserer Fähigkeit, Benutzer zu authentifizieren und sicherzustellen, dass sie nur die Workflows sehen, die für ihre besondere Rolle erforderlich sind. Unsere Software zeigt die geeigneten Workflows für diese Person, einschließlich der zentralen Verwaltung von Scan-Workflows, der entsprechenden Nutzungsrechte für die MFP-Funktionen und natürlich der sicheren Dokumentenlieferung. Wird auf die Authentifizierung verzichtet, was bleibt dann noch?
Schauen wir uns einen ausgewählten Geschäftsprozess innerhalb einer Baufirma genauer an.
Ob Sie es glauben oder nicht: Fax ist immer noch eine geschäftskritische Kommunikation in vielen Organisationen. Ein Grund besteht darin, dass ein Fax allgemein als legaler Beleg akzeptiert wird, dass Daten an den Empfänger gesendet wurden. Wenn Sie ein Dokument faxen, erhalten Sie eine Bestätigungsseite, die als Beleg die Dokumentenlieferung bestätigt. Daher verwenden viele Unternehmen noch immer diese Methode einer (zugegebenermaßen) altmodischen Kommunikation.
Auf den Baustellen dieser Baufirma gibt es Auftragnehmer, die herumlaufen und Dinge bestellen, indem sie die MFPs des Unternehmens verwenden, die mit Faxkarten ausgestattet sind. Die Geschäftsprozesse erfordern, dass die Arbeiter das Originalfax und den Bestätigungsbeleg aufbewahren, um nachweisen zu können, dass der Bestellung getätigt wurde. Es handelt sich nicht um IT-Benutzer an Schreibtischen in klimatisierten Büros. Sie haben keinen PC-Zugriff oder Zugangskarten, und sie haben auch keine Zeit, sich in Online-Systeme einzuloggen oder wieder auszuloggen. Derzeit faxen sie Dokumente mittels Faxkarten, die in vielen MFPs auf den Baustellen installiert sind, und sie verlassen sich darauf, eine Faxbestätigung zu erhalten, um nachzuweisen, dass sie ihren Job ausgeführt haben.
Frage: Wenn Sie so eine Umgebung digitalisieren wollten, ohne grundlegende Arbeitsprozesse zu ändern, wie würden Sie das tun? Dieser Kunde hatte schon versucht, eine Digitalisierungsstrategie mit einem anderen Verkäufer zu verfolgen, aber diese Lösung konnte nicht den erforderlichen Faxnachweis für diese Nicht-IT-Benutzer erbringen, die über keine Netzwerkauthentifizierungsrechte verfügen. Daher wandten Sie sich an LRS um Hilfe.
Unsere vorgeschlagene Lösung involvierte zwei LRS-Produkte und eines von einem hoch angesehenen Anbieter von Cloud-Fax-Lösungen namens Retarus (obwohl LRS natürlich immer unabhängig von spezifischen Herstellern ist). Der erste Teil unserer Lösung war unsere MFPsecure/Scan Software, die einen einheitlichen Agent für die Multifunktionsgeräte bietet. Ein anderer weniger offensichtlicher Teil der kombinierten Lösung war unser Mobile-Connector-Modul, welches SMTP-Kommunikationsfunktionen ermöglicht, um den Drucker anzusprechen. In Kombination mit diesem Cloud-Fax-Angebot von Retarus sieht die neue Umgebung wie folgt aus:
Wie Sie sehen können, wird, wenn KEIN BENUTZER angemeldet ist, das Fax über SMTP an die Retarus-Lösung gesendet. Das AN-Feld wird mit der Faxnummer des entsprechenden Empfängers ausgefüllt. Das VON-Feld listet die E-Mail-Adressen der MFP auf, wo der Benutzer die Fax-Operation initiiert hat (z. B. printer1@print.company.com). Sobald der Auftrag erfolgreich übertragen wurde, sendet die Retarus-Software den Bestätigungsbeleg und das erfolgreich gesendete Fax-Dokument an die ursprüngliche („VON“-) E-Mail-Adresse. Dank der Mobile-Connector-Software von LRS kann die Senderadresse auf Whitelist gesetzt werden und der Beleg kann direkt an das ursprüngliche MFP-Gerät gesendet werden.
Alle eingehenden und ausgehenden SMTP-Kommunikationen werden über den kundeneigenen Mail-Exchange durchgeführt, und sämtliche Kommunikation wird während des Prozesses verschlüsselt. Als zusätzlichen Mehrwert liefern wir ein zentrales Protokoll all solcher Fax-Übertragungen. Und was noch besser ist, wir benötigten keine besondere Anpassung. Dies war wirklich eine Lösung „von der Stange“.
Die Umgebung funktionierte auf Anhieb, und die jährlichen Kosteneinsparungen übersteigen eine Million Euro. Woher kommen die Kosteneinsparungen? Aus der Eliminierung der Faxkarten, der analogen Telefonleitungen und der Verwaltung solcher Leitungen. Die Verwaltungspflichten bestehen nun einzig in der Erstellung des SMTP-Benutzerziels im Retarus Web Interface, wenn ein neues faxfähiges Gerät angeschafft wird. Zusätzlich kann der Kunde nun mit der Authentifizierung für IT-Benutzer auf MFPs fortfahren und die Vorteile der Digitalisierung im gesamten Unternehmen ausweiten.
Ein guter Bau beginnt mit guten Baumaterialien, fähigen Architekten und leistungsfähigen Arbeitern. Dies ist in der IT-Welt so wahr wie auf einer Baustelle. Umgebungen wie diese können gegen den Zahn der Zeit bestehen, wenn sie auf einem festen Fundament ruhen.
Ellen, Florian und Stephan, wenn Ihr dies jetzt lest, vielen Dank!