Die Bedeutung des Druckens wird oft unterschätzt. Das heißt, bis jemand nicht in der Lage ist, ein Dokument zu drucken, das für seinen Job kritisch ist. Es ist eine Sache, wenn ein Mitarbeiter nicht in der Lage ist, eine E-Mail zu drucken, die er auf einem Bildschirm leicht lesen kann. Es ist eine ganz andere Sache für jemanden, der einen Versandauftrag drucken muss, um einen Verkauf abzuschließen. Im zweiten Fall kommen die Geschäftsprozesse zum Stillstand und das führt zu finanziellen Konsequenzen. Solche Situationen bringen ein Gefühl der Frustration und Dringlichkeit mit sich.
Was kann man tun, um zu verhindern, dass sich Geschäftsprozesse aufgrund von temporären Druckfehlern verzögern oder zum Stillstand kommen? Lassen Sie uns zunächst einen Blick auf eine IT-Umgebung werfen, die sowohl den Arbeitsplatzdruck als auch den Anwendungsdruck umfasst. In einer traditionellen IT-Umgebung würde die Druckumgebung mehrere Windows-Druckserver umfassen. Diese Server verwalten typischerweise Drucke, die von Windows-Systemen stammen sowie von Backend-Anwendungen wie SAP - oder im Gesundheitswesen - Cerner- oder Epic-Anwendungen. Viele dieser größeren Unternehmen verfügen über separate Teams, die für die Windows- und Anwendungsumgebung verantwortlich sind.
Die Leser, deren Unternehmen über mehrere Support-Teams verfügen, werden folgendes Szenario erkennen: In SAP muss ein Lieferschein gedruckt werden, aber der Druck wird nicht verarbeitet. Der Benutzer ruft den Helpdesk an, der bestimmt, dass das Problem mit SAP zusammenhängt. Sie sind nicht berechtigt, auf das SAP-System zuzugreifen und müssen die Anfrage daher an das SAP-Team senden. Diese Supportmitarbeiter sind hochspezialisiert und sorgen dafür, dass das SAP-System zuverlässig und effizient läuft. Die Beschäftigung mit Druckproblemen ist keine effiziente Nutzung ihrer Zeit. Sie müssen nun bestätigen, dass es kein Problem mit dem SAP-System gibt, woraufhin der Helpdesk wieder eingreifen und alle drucker- oder druckserverbezogenen Probleme lösen kann.
Denken Sie an die Zeit und die Ressourcen, die für eine wahrscheinlich sehr einfache Angelegenheit aufgewendet werden. Aber um die Ursache des Problems zu ermitteln, müssen sich mehrere Personen aus verschiedenen Abteilungen beteiligen.
Es ist leicht zu verstehen, wie komplex die Lösung eines Druckproblems ist, auch wenn es durch etwas so Einfaches wie einen Druckertreiber verursacht wird. Aber auch beim traditionellen Windows-Druck kann es schwierig sein, die Ursache eines Druckfehlers zu identifizieren. Dies gilt insbesondere für die Multi-Server-Umgebungen, die heute und bis in absehbarer Zeit noch in den meisten großen Unternehmen üblich sind. Wenn die Verbindung zu einem Druckserver unterbrochen wird, können die Benutzer nicht drucken. Ein Server-Upgrade kann zu Problemen führen. Der Drucker selbst ist möglicherweise nicht verfügbar. Möglicherweise wurde der falsche Druckertreiber installiert. Ein neuer Druckertreiber kann zu Problemen führen. Es gibt viele Möglichkeiten. Die schnelle Identifizierung solcher Schwachstellen kann die Wahrscheinlichkeit einschränken, dass ein Druckproblem auftritt.
Eine zentralisierte Druckmanagementsoftware kann der IT-Abteilung einen vollständigen Überblick über alle Druckaktivitäten innerhalb des Unternehmens bieten. Dies gilt unabhängig davon, ob es sich bei den Dokumenten um "normalen" Windows-Druck oder um Ausgaben aus kritischen Backend-Anwendungen wie SAP handelt. Da ein einziges System alle Druckvorgänge verwaltet, ist es einfach, Druckprobleme zu identifizieren und zu lösen. Unternehmen können sogar Druckaufträge umleiten und den Benutzer darüber informieren, wo er seine Ausgabe abholen kann.
Eine weitere Möglichkeit, die Auswirkungen zu reduzieren, wenn Mitarbeitern nicht drucken können, besteht darin, dass sie Druckprobleme selbst beheben können. Durch die Nutzung eines Endbenutzer-Self-Service-Portals können sie ihre Druckaufträge einsehen und die Ursache des Problems ermitteln. Sie können dann wählen, ob sie den Druckauftrag erneut übermitteln, ein anderes Gerät auswählen oder den Helpdesk anrufen möchten.
Dies sind zwei Möglichkeiten, um Druckprobleme schnell zu lösen und gleichzeitig Betriebsunterbrechungen zu minimieren. Das Endbenutzer-Self-Service-Portal und das IT-Administrator-Portal bieten großen Unternehmen mit hohem Druckvolumen, auf das sie bei der täglichen Arbeit angewiesen sind, einen hohen Mehrwert. Es gibt viele Komplexitäten, mit denen Unternehmen bereits täglich zu kämpfen haben. Die Lösung von Druckproblemen muss keines davon sein.