Vor kurzem wurde ich gebeten, eine kurze Übersicht für eine 65-seitige IDC-Forschungsstudie zu erstellen. Zuerst begann ich, Auszüge aus der Original-PDF-Datei zu kopieren und einzufügen. Schnell bemerkte ich, dass das Arbeiten mit einer gedruckten Version viel einfacher ist. Mit einem Ausdruck kann man schnell ein allgemeines Gefühl für den Inhalt bekommen, dann den Text im Handumdrehen markieren und hervorheben. Ironischerweise hieß das Dokument, an dem ich arbeitete „Der Weg zum papierlosen Büro“. Die Studie zeigte, dass Papierdokumente für viele weitere Jahre Bestandteil unserer täglichen Arbeit bleiben werden. Selbst meine eigene Handlung bestätigte, dass das Drucken es einfacher macht, einige Aufgaben zu erledigen. Obwohl ich normalerweise gewissenhaft darauf achte in Monochrom und als Duplex zu drucken, muss ein Druckertreiber-Update meine normalen Einstellungen geändert haben. Die 65-seitige Studie kam als einseitiger Farbdruck heraus. Dieser eine Treiberfehler machte den Druckauftrag unnötig teuer, besonders wenn man bedenkt, dass er im Papierkorb landet, nachdem ich ihn gelesen habe. Überhaupt nicht kosteneffizient.
Dann erinnerte ich mich an eine Kundenstudie bei einem Finanzinstitut mit hohem Druckvolumen. Farbdrucke machten 20% ihres gesamten Druckvolumens aus und lagen damit weit über dem Branchendurchschnitt von 6-8%. Darüber hinaus druckte das Unternehmen nur 30% seiner Dokumente im Duplexmodus – nicht sehr kosteneffizient. Aber dieses Unternehmen ist nicht das Einzige. Viele Unternehmen stehen vor dem Problem unnötiger Druckkosten, die eine der am häufigsten übersehenen Einsparpotenziale darstellen. Aus diesem Grund steht das Thema kostengünstiges Drucken ganz oben auf meiner Liste der zu untersuchenden IT-Herausforderungen.
In Wirklichkeit ist es eine ziemlich einfache Herausforderung, sich mit einer Druckrichtlinie oder einer Reihe von Druckregeln auseinanderzusetzen. Diese können den Mitarbeitern entweder empfohlen oder vorgegeben werden und somit die Druckkosten erheblich senken. In dem oben genannten Kundenszenario erhöhte das Unternehmen den Duplexdruck von 30% auf 60% und reduzierte die Farbdrucke auf 10%. Bei einem jährlichen Druck von 230 Milliarden Seiten können Sie sich die damit verbundenen Kosteneinsparungen vorstellen.
Den Arbeitnehmern liegt nichts daran, ihren Arbeitgebern unnötige Kosten zu verursachen. Oftmals wird einfach auf Drucken gedrückt, ohne auf die Druckkosten zu achten ("Es sind nur ein paar Seiten, keine große Sache"). Aus diesem Grund bietet LRS eine Richtlinien-Drucksoftware an, die dem Benutzer eine Kostenvorschau bietet, bevor Druckaufträge an ein Gerät gesendet werden. Ein Popup-Fenster zeigt die Kosten für den Druck auf dem ausgewählten Gerät und bietet kostengünstigere Alternativen. Dies ist eine Möglichkeit, das Bewusstsein zu schärfen und die Mitarbeiter zu ermutigen, die kostengünstigste Option zu wählen.
Unternehmen, die den Großteil ihrer Dokumente aus Microsoft-Anwendungen (Mail, Word, Excel, PPT usw.) und anderen Desktop-Programmen drucken, sind der Meinung, dass die Umsetzung von Druckrichtlinien der richtige Weg ist. Sie können bestimmte Gruppen oder Abteilungen darauf beschränken, nur Duplex und Monochrom zu drucken. Gleichzeitig ist das System flexibel genug, um den Management-, HR-, Vertriebs- und/oder Marketing-Teams diese Einstellungen bei Bedarf überschreiben zu lassen, um einseitige Farbdrucke zuzulassen.
Die Durchsetzung von Druckrichtlinien kann den mit Papierdokumenten verbundenen Aufwand erheblich reduzieren. Die Druck- und Output-Management-Lösungen von LRS bieten die Möglichkeit, eine Druckrichtlinie sowie weitere Kosteneinsparungsmaßnahmen, wie LRS PageCenterX für die Online-Dokumentenverteilung, -anzeige, -prüfung und -speicherung zu implementieren.
In einigen Fällen müssen Dokumente aus kurz- oder längerfristigen Gründen wirklich gedruckt werden. Wenn dies gerechtfertigt ist, ist es wichtig, den kostengünstigsten Weg für die Drucke zu finden. Dies ist eine weitere IT-Herausforderung, die mit LRS-Softwarelösungen gelöst werden kann.