Kommen wir auf den Punkt: Viele Leute betrachten LRS-Software als eine allumfassende, industrietaugliche Lösung für Druckprobleme in großen, komplexen Umgebungen. „Unsere Probleme sind gar nicht so groß“, sagen Sie vielleicht. „Deshalb suche ich nach einer kleinen punktuellen Lösung für die Desktop-Druckvorgänge in meinem Unternehmen. Die VPSX-Software wäre für meine Anforderungen einfach zu viel des Guten.“
Was Sie vielleicht nicht wissen, ist, dass die entsprechende LRS-Lösung alle für Sie wichtigen Kriterien wahrscheinlich besser abdecken kann als die punktuelle Lösung, die Sie in Betracht ziehen. Betrachten wir zunächst zwei dieser Kriterien.
Kriterium 1: Kosten
Dies ist mit Sicherheit der heikelste Punkt. Es stimmt, dass die VPSX-Software zur Verwaltung der Druckvorgänge in einigen der größten Unternehmen der Welt eingesetzt wird – Unternehmen mit zehntausenden Druckern und Anwendungen, die auf verschiedensten Plattformen vom Mainframe bis hin zu Mobilgeräten ausgeführt werden. Diese Unternehmen geben viel Geld für Ihre Drucknetzwerke aus. Die Kosten für die LRS-Software sind jedoch im Vergleich zu den Kosten für Drucker und MFPs innerhalb der Umgebung gering ... und im Vergleich zu den Kosten für ausgefallene Geschäftsprozesse geradezu winzig. Hier kommt das ROI-Tutorial ins Spiel.
Doch Sie haben natürlich Recht: Wenn Ihr vorrangiges Ziel nur darin besteht, Windows-Druckserver in Ihrer Desktop-Umgebung zu entfernen, kommen Sie ohne all die möglichen Zusatzfunktionen aus. Und auch ohne einen Großteil der Kosten.
Wussten Sie, dass Ihnen mehrere vorgefertigte LRS-Lösungspakete zur Verfügung stehen, die speziell auf die nötigsten Anforderungen zugeschnitten sind? Sie umfassen beispielsweise nur Funktionen für Desktop-Druckmanagement (VPSX/Workplace) oder IP Direct-Druckmanagement (VPSX/DirectPrint) oder sicheres Pull-Printing (MFPsecure). Zudem kann ihr Preis mit dem vieler Einzellösungen auf dem Markt mithalten. Dennoch bieten sie einen gewaltigen Unterschied.
Egal, für welche dieser zielgerichteten Druckmanagementpakete Sie sich entscheiden – Sie riskieren niemals, sich mit Technologie, die nicht in der Lage ist, auf sich verändernde Anforderungen in Ihrer Drucklandschaft zu reagieren, in die Sackgasse zu manövrieren. Wenn Sie beispielsweise heute nur Druckvorgänge von physischen und virtuellen Workstations verwalten müssen, können Sie allein mit dieser Funktion loslegen. In der Zukunft müssen Sie aber vielleicht über SAP oder andere Geschäftsanwendungen drucken, Kopien von Berichten zur Anzeige im Web elektronisch speichern oder eine End-to-End-Dokumentenverschlüsselung implementieren. In diesem Fall lässt sich die entsprechende Funktion einfach zu Ihrem bestehenden System hinzufügen, ohne dass Sie ganz von vorne beginnen müssen.
Kriterium 2: Einfachheit
Je einfacher die Anforderung, beispielsweise Basis-Desktop-Druck oder Pull-Printing, desto schneller und einfacher lässt sich die entsprechende LRS-Lösung implementieren. LRS konnte in zahlreichen großen Installationen umfassende Erfahrungen sammeln. Wir wissen, was getan werden muss und wie wir es mit minimalem Aufwand tun können.
Denken Sie einen Moment lang über die realen Gegebenheiten in Ihrem Unternehmen und den wahren Zustand Ihrer Druckinfrastruktur nach. Nehmen wir beispielsweise an, Sie müssen eine neue Funktion hinzufügen – sagen wir ein interaktives Selbstbedienungsportal oder eine Pull-Printing-Lösung, mit der Ihre Benutzer Druckaufträge abholen können, indem sie einen Ausweis an einen Drucker in ihrer Nähe halten. Kaufen Sie eine separate punktuelle Lösung für jede dieser Anforderungen, müssen Sie wahrscheinlich viele Konfigurationsschritte Dutzende Male wiederholen.
Zudem ist zu berücksichtigen, dass der Umfang von IT-Aufgaben (besonders bei Lösungen für Endnutzer) ständig schleichend zunimmt. Heute funktioniert Ihre Lösung vielleicht noch auf den Druckermodellen, auf denen Sie sie ursprünglich getestet haben, aber schon morgen werden mehrere neue Drucker hinzugefügt und drucken nur noch Zeichensalat. Zudem hat Ihr Chef herausgefunden, dass er seine Aufträge nicht mit seinem Ausweis drucken kann, wenn er sie von einem anderen Gerät als seinem Desktop aus sendet. Diese Funktion benötigt er aber dringend. Noch heute.
Und schon sind Sie schachmatt gesetzt. Die Kosten für mehrere punktuelle Lösungen summieren sich auf einen höheren Betrag, als eine angemessene Lösung gekostet hätte. Die Implementierung und Wartung erstreckt sich jetzt auf mehrere Lösungen für jede kleine Änderung, und Ihre Lösungen werden nicht ausreichend Hand in Hand gehen, sodass Ihre Benutzer sie gar nicht erst verwenden werden. So viel zur erhofften Zeit- und Geldersparnis.
Öffentliche Bauvorhaben
Abschließend möchte ich Ihnen eine Analogie mit auf den Weg geben: Stellen Sie sich vor, Sie sind für die Infrastruktur einer großen, jahrhundertealten Stadt verantwortlich. Ihre Aufgabe besteht darin, die Erweiterung der Stadtinfrastruktur zu überwachen. Diese Erweiterung muss sich aber in die bestehenden Komponenten einfügen, von denen einige sehr alt und schlecht dokumentiert sind. Die gesamte Infrastruktur, sowohl alt als auch neu, muss während der Bauphase weiterhin betriebsbereit bleiben.
An welches Bauunternehmen würden Sie sich wenden? Welche Technologie würden Sie nutzen? Würden Sie online nach mehreren kleinen Firmen suchen, die zwar Erfahrung in bestimmten Teilbereichen der Arbeiten haben, aber nicht im gesamten Projekt? Würden Sie Technologien und Materialien kaufen, die für eine leichte oder temporäre Nutzung ausgelegt sind? Wahrscheinlich nicht.
Genau in einer solchen Situation befinden Sie sich heute. Ganz gleich, wie die Anforderungen Ihrer aktuellen Aufgabe aussehen – Ihnen werden immer unerwartete Anforderungen begegnen, die im Zweifelsfall den ganzen Betrieb lahmlegen können. Wie Sisyphus wird es Ihnen wahrscheinlich nicht gelingen, ein Projekt abzuschließen, bevor neue Anforderungen an Ihre Tür klopfen. Wählen Sie daher Ihre Lösungen und Partner klug aus. Mit LRS stehen Ihnen für jede Situation die jeweils richtige Software und ein hochgradig erfahrenes Team zur Seite.