Sicherheitsanforderungen an das Drucken werden nur allzu leicht übersehen oder heruntergespielt. Schließlich geht es nur ums Drucken, nicht wahr? Besteht da überhaupt ein Risiko? Wenn man davon ausgeht, dass alle gedruckten Dokumente frei an alle Mitarbeiter des Unternehmens weitergegeben werden können, lautet die knappe Antwort dennoch „nein“. In der modernen Geschäftswelt ist diese Annahme jedoch geradezu lächerlich. Heute müssen sensible/vertrauliche Informationen geschützt und der Zugriff auf berechtigte Benutzer beschränkt werden. Drucker verarbeiten tagtäglich Dokumente, die von Benutzern und Geschäftsanwendungen im gesamten Unternehmen erstellt werden. Einige dieser Dokumente sind einfach nur Papierverschwendung. Andere wiederum enthalten streng vertrauliche Informationen.
Warum stellen netzwerkfähige Drucker und Multifunktionsgeräte ein deutliches Sicherheitsrisiko dar? Genau deshalb, weil die meisten Leute in der IT das Drucken nicht als Bereich mit hohem Sicherheitsrisiko betrachten. Im Grunde sind es mangelndes Bewusstsein und mangelnder Fokus bezüglich bestehender Sicherheitslücken, die diesen Bereich Gefahren innerhalb des Unternehmens aussetzen. Aber wer schützt den Hühnerstall vor dem Fuchs, wenn doch alle davon ausgehen, dass alles in Ordnung ist? Na, Sie! Daher empfiehlt es sich, einige wichtige Möglichkeiten zu betrachten, mit denen das Netzwerkdrucken in Ihrem Unternehmen besser gesichert werden kann.
Was ist „sicheres Drucken“?
Wenn Drucksoftwareanbieter von „sicherem Drucken“ sprechen, meinen sie damit meistens eine Pull-Printing-Lösung. Diese beliebte Funktion ist vielen von uns auch als „sichere Freigabe“ bekannt. Dabei senden die Benutzer die zu druckenden Dokumente über ihren Desktop an die Druckfunktion; die Dokumente werden daraufhin in einer Druckqueue gespeichert, bis der Benutzer sich an einem Gerät authentifiziert und die Dokumente zum Drucken freigibt.
Pull-Printing bietet viele geschäftliche Vorteile. Es schützt vertrauliche Informationen während des Druckvorgangs, verringert Kosten durch die Entfernung nicht abgeholter Dokumente und verbessert die Mobilität und Produktivität von Benutzern, da diese auf jedem beliebigen Gerät zu jeder beliebigen Zeit drucken können. In Bezug auf die Sicherheit stellt eine Pull-Printing-Lösung sicher, dass sich ein authentifizierter Benutzer am Gerät aufhält, wenn seine Dokumente für den Druck freigegeben werden. Dies ist besonders dann entscheidend, wenn Drucker und Multifunktionsgeräte von mehreren Mitarbeitern genutzt werden. Sie müssen nicht mehr zum Drucker sprinten, um sicherzustellen, dass sich keine andere Person mit ihren Dokumenten auf und davon macht. Ohne eine derartige Funktion steigt die Gefahr von Sicherheitsverstößen, da vertrauliche Informationen leicht in falsche Hände geraten können.
Echte Drucksicherheit geht jedoch über eine Pull-Printing-Lösung hinaus. Wie sieht es mit dem Schutz von Druckdaten während der Übertragung vom PC des Mitarbeiters über das Netzwerk zum Drucker aus? Wie können Sie vermeiden, dass unberechtigte Personen über verbreitete Tools, die im Internet frei zugänglich sind, Ihre Netzwerkdruckdaten „ausspähen“? Die Antwort ist einfach: Verschlüsselung.
IPPS, SSL und LRSQ
LRS unterstützt bereits seit langem die Fähigkeit, Druckjobs über die Client-Software LRSQueue (kurz LRSQ) zu verschlüsseln. Dieser Client umfasst eine Befehlszeilenschnittstelle, mit der Benutzer und Anwendungen auf mehreren Plattformen die Funktionen der LRS-Produkte für das Druck-/Output Management nutzen können. Betrachten Sie LRSQ als einen erweiterten Druckbefehl, der die AES-Technologie (Advanced Encryption Standard) zum Schutz von Dokumenteninhalten ab dem Sendevorgang bis hin zur Bereitstellung an den LRS Enterprise Output Server einsetzt. Einige unserer Kooperationspartner und andere Technologieanbieter unterstützen genau aus diesem Grund LRSQ in ihren Lösungen.
LRSQ kann jedoch nicht von allen Benutzern und Anwendungen genutzt werden. Zudem muss zwischen dem LRS Enterprise Output Server und den Druckgeräten ebenfalls ein branchenüblicher Mechanismus zur Verschlüsselung von Druckaufträgen eingesetzt werden. Um diesen beiden Anforderungen gerecht zu werden, haben wir kürzlich unsere Druck-/Output Management-Lösung erweitert, sodass sie Druckaufträge über das „Internet Printing Protocol over SSL“ (IPPS) empfangen und bereitstellen kann. Diese neue Funktion verschlüsselt über Windows-, Mac- und Linux-Desktops gesendete Druckaufträge und gewährleistet damit eine sichere Übertragung über das Netzwerk an den LRS Enterprise Output Server. Im Gegenzug können auch Druckaufträge verschlüsselt werden, die vom LRS Enterprise Output Server an einen Netzwerkdrucker oder ein Multifunktionsgerät gesendet werden. Ebenso, wie Ihre Online-Banking-Transaktionen aus Sicherheitsgründen über eine HTTPS-Verbindung übermittelt werden, können Ihre Druckaufträge IPPS zum Schutz Ihrer Druckdaten verwenden.
Weitere Sicherheitsmaßnahmen
Was können Sie noch tun, um die Sicherheit Ihres Netzwerkdrucks zu verbessern? Verwenden Sie beispielsweise Wasserzeichen. Die LRS-Software fügt bei Bedarf dynamisch Wasserzeichen in Dokumente ein, ohne dass hierfür Anpassungen an der Anwendung erforderlich werden. So können Unternehmen ihre Dokumente gemäß ihren Unternehmensrichtlinien klassifizieren (z. B. „Nur zur internen Verwendung“, „Vertraulich“, „Testdaten“ usw.). Wasserzeichen sind eine aussagekräftige, visuelle Hilfe, die Benutzer daran erinnert, gedruckte Materialien angemessen zu handhaben, zu schützen und zu entsorgen.
Schließlich muss noch verfolgt werden, wer was wann und wo druckt. Hierzu ist eine umfassende Auditfunktion für Drucke erforderlich, mit der Unternehmen die Kosten nachvollziehen und behördliche und unternehmensinterne Auflagen erfüllen können. „Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser“ ist auch heute noch ein guter Rat.
Ganzheitlicher Ansatz für die Drucksicherheit
Im Unterschied zu den Angeboten anderer Hersteller hat sich LRS bei Sicherheit und Netzwerkdruck für einen ganzheitlichen Ansatz entschieden. Wir stellen Drucksicherheitsfunktionen zur Verfügung, die ein breites Spektrum an Anwendungen und Plattformen abdecken – von Mobilgeräten bis zum Mainframe. Warum sollte man dieses wichtige Thema auch nur auf eine Teilmenge von Anwendungen und Rechenplattformen beschränken? Wir bei LRS sind der Meinung, dass Unternehmen den Funktionsumfang nicht zugunsten der Standardisierung opfern sollten. Sie können und sollten einen ganzheitlichen Ansatz fordern – vor allem im Bereich Sicherheit.
Was Sicherheit und Netzwerkdruck angeht, hat LRS mehr als nur ein Ass im Ärmel. Wir wissen, wie wichtig Datensicherheit für große Unternehmen auf der ganzen Welt ist. Genau dieses Wissen steckt hinter unserer Strategie als weltweiter Marktführer für sichere Drucklösungen.
Sprechen Sie mit uns über Ihre Bedenken und Anforderungen rund um die Drucksicherheit. Wir helfen Ihnen, Sicherheitslücken in Ihren Druckvorgängen im gesamten Unternehmen zu schließen – von den Benutzer-Desktops bis hin zu Ihren geschäftskritischen Anwendungen. Mit der Lösung von LRS haben Sie die Sicherheit Ihres Netzwerkdrucks fest unter Kontrolle. So bleibt Ihnen mehr Zeit, um andere Sicherheitslöcher in Ihrer Umgebung zu finden und zu stopfen.