En el mundo de los negocios, hay dos categorías generales de impresión: no discrecional y discrecional. Siendo realistas, los documentos impresos a menudo juegan un papel crítico en muchos procesos empresariales, y no hay “peros” sobre si se requiere o no impresión. Por ejemplo, no va a recibir el nuevo gadget que ordenó on-line a menos que alguien imprima una etiqueta de código de barras y lo coloque en el paquete. Simple como eso.
Sin embargo, una gran cantidad de documentos impresos en la categoría discrecional, en particular los impresos por los trabajadores de oficina. ¿Horarios de fútbol? ¿Impresión a una cara en el lugar de dos caras? ¿Color en lugar de monocromo? Todo suma. En general, la comunidad de usuarios no tiene idea del coste de un documento impreso. No es algo en lo que pasan mucho tiempo pensando. Sin embargo, su negocio quiere reducir los costes y alcanzar sus objetivos de sostenibilidad. ¿Cómo cambiar el comportamiento de los usuarios, para que el impriman menos y más eficientemente?
La respuesta rápida consiste en implementar una solución de impresión de políticas (basada en reglas). Permite a las organizaciones definir políticas de impresión para sus usuarios de escritorio de Windows, lo que reducirá los costes y ayudará a alcanzar las metas de sostenibilidad corporativa ("Green IT"). Ejemplos simples de políticas incluyen la impresión a doble cara (dúplex) para reducir el consumo de papel, "economode" para reducir el uso de tóner/tinta, la impresión en monocromo/escala de grises para reducir los costes de color, etc. Las políticas pueden definirse para usuarios individuales o grupos de usuarios para tener una flexibilidad operativa. También pueden aplicarse a impresoras específicas, horas del día o incluso días de la semana.
El software LRS Enterprise Output Management admite esta capacidad. Nuestra solución proporciona una definición, gestión y control centralizados de las políticas de impresión, simplificando las tareas administrativas. Cuando se definen o modifican políticas de impresión, las actualizaciones se envían automáticamente a los escritorios de los usuarios de toda la empresa. Piense en ello como una extensión lógica de la capacidad de gestión de controladores de impresión automatizada existente de LRS.
La solución LRS soporta la interacción con los usuarios a través de mensajes emergentes en el escritorio, proporcionando un mecanismo para influir en el comportamiento de la impresión y reducir los costes. Los usuarios pueden ver el coste de sus documentos en función de las opciones de impresión que seleccionen. Con la experiencia, comprenderán el vínculo entre los costos y las opciones de impresión, como simplex/dúplex, monocromo/color, etc. Por ejemplo, considere el siguiente escenario de política de impresión:
Política de Impresión Inicial - Mensaje Pop-Up
Política de Impresión Modificadas por el Usuario
En este caso, el usuario seleccionó el imprimir en color, simplex y el uso de tóner normal cuando envió su trabajo de impresión y una condición de política activa se activó. El usuario es informado de las recomendaciones y puede simplemente seleccionar "Aceptar" para aceptarlas. Sin embargo, esta definición de directiva se estableció para permitir al usuario anular una o más de las acciones de directiva y el usuario decidió anular todas ellas. Observe el gran salto en el coste estimado en la esquina inferior izquierda del mensaje emergente
Bill Veeck, conocido propietario de una franquicia y promotor de la historia de la Liga Nacional de Béisbol, dijo una vez: "No trato de romper las reglas, sino simplemente de probar su elasticidad". En el caso de la impresión discrecional, el concepto de elasticidad puede ser un win-win para los usuarios y el negocio. Haga que sus usuarios conozcan las políticas de impresión que desea que sigan, además de una mejor comprensión de cómo su elección de las opciones de impresión impacta en el coste. Sin embargo, es posible que desee considerar autorizarlos a tomar la decisión correcta cuando vean que una necesidad comercial legítima debe anular la política e imprimir un documento a color o a una sola cara.
Por supuesto, su organización puede optar por no permitir que los usuarios anulen una acción de directiva (por ejemplo, siempre forzar la impresión dúplex) en algunas situaciones. La solución LRS le da a su organización mucha flexibilidad, por lo que puede crear políticas significativas para diferentes usuarios, grupos, ubicaciones, impresoras, etc. Es probable que necesite encontrar un equilibrio entre una política de impresión "blanda" o "dura" para lograr el éxito. Combinado con la capacidad de LRS de realizar un seguimiento de la actividad de impresión del usuario, su organización puede medir los resultados de sus políticas de impresión y ajustarlas con el tiempo.
Esta es una de las muchas maneras en que LRS puede ayudar a su organización a reducir costes y alcanzar sus objetivos de negocio. También ayudará al medio ambiente y dará a sus usuarios la flexibilidad para hacer su trabajo.