En un Blog reciente de mi compañero Tim Kollars, nos ofrecía una vista previa de la próxima serie de artículos que escribirán expertos técnicos de LRS. Principalmente, estos autores serán técnicos de sistemas, algunos de ellos con décadas de experiencia en el campo de la gestión de output empresarial. No obstante, antes de ceder el paso de esta serie a los verdaderos expertos, me parece adecuado definir varios conceptos clave que probablemente encontrarás en las próximas semanas.
En breve, los entornos laborales modernos exigen la entrega rápida y segura de información a todos los empleados que la necesitan para desempeñar su trabajo. Gran parte de esa información se presenta en forma de documentos, y algunos de ellos se comparten con clientes, proveedores y otros grupos externos con intereses. La habilidad de capturar output de cualquier fuente, convertirlo al formato correcto para el dispositivo receptor y luego entregarlo de forma segura, es un elemento crítico para las operaciones de negocios.
En 1994, LRS creó el término “Enterprise Print Management” para distinguir nuestra solución VPS® original y sus extensiones de otros productos de impresión presentes en el mercado. Sin embargo, a medida que los archivos PDF, el envío de documentos por email y las soluciones de visualización de documentos con base web fueron aumentando en popularidad, nos percatamos de que el término “gestión de impresión” era demasiado restrictivo. Los documentos, tanto electrónicos como impresos, son valiosos. Así es como se generó la expresión: “Enterprise Output Management” (Gestión de Output Empresarial).
¿Por qué “Enterprise?”
La palabra Enterprise tiene muchos significados, pero dejando a un lado las connotaciones de estilo Star Trek, generalmente denota un negocio de gran envergadura y complejo, o ambos. No todos los grandes negocios requieren documentos complicados; algunas organizaciones de pequeño a mediano tamaño necesitan una gestión de output extremadamente compleja.
Para los propósitos de la próxima serie de blogs, podemos pensar en un Enterprise en términos de una organización con:
- Procesos críticos de negocios que dependen de la entrega oportuna de documentos
- Muchas aplicaciones comerciales diferentes que se originan en diversas plataformas de hardware, sistemas operativos, redes y/o entornos en Nube
- Numerosos empleados que trabajan desde incontables ubicaciones y acceden a datos de muchas formas, incluyendo ordenadores, clientes ligeros, teléfonos, tabletas inalámbricas, etc.
- Una necesidad expresa de proteger datos confidenciales, bien por motivos de cumplimiento regulatorio, o simplemente, para mantener una ventaja competitiva
Los equipos de TI en empresas como estas deben asegurar que los usuarios reciban la información que necesitan de la forma más rápida y segura posible. Un sistema de Enterprise Output Management (EOM) ofrece un punto central de control que ayuda a los recursos informáticos a: definir impresoras y otros destinos de output; gestionar fácilmente la seguridad de usuarios y redes; e, identificar proactivamente problemas potenciales en la entrega de output antes de que afecten a los procesos de negocios.
El software EOM debería ser simple, escalable y flexible. Desafortunadamente, estas cualidades a menudo se enfrentan entre sí. La impresión de un PC a una impresora de sobremesa es sencilla: el ordenador se conecta a una impresora con un cable USB y se pulsa “Imprimir”. Permitir que múltiples usuarios de ordenadores compartan una impresora dentro de una red es más complicado. Típicamente, requiere la instalación de un servidor de impresión.
En una empresa con docenas o cientos de ubicaciones y miles de impresoras, las cosas se complican rápidamente. Cuando un trabajo de impresión falla, el personal informático no sabe dónde empezar a buscar para resolver el problema. Además, añádele una mezcla de aplicaciones que se ejecutan en Windows, UNIX, Linux, mainframes IBM Z, e incluso, la Nube, y la complejidad aumenta exponencialmente.
Mantener la seguridad de los documentos en tales entornos es una tarea abrumadora. Múltiples plataformas y aplicaciones representan numerosos escenarios diferentes de seguridad. Las soluciones modernas de gestión de identidad pueden facilitar la tarea. Lo que aligera el problema aún más es disponer de un punto único de control para gestionar todo el output independientemente del origen o el destino… un punto que se integre con paquetes actuales de seguridad OIDC preparados para la Nube y que apoye la codificación de extremo a extremo desde el momento de creación de un documento hasta su entrega satisfactoria a la impresora u otro destino.
Poniendo el Enterprise a prueba de futuro
Cuando se trata de tecnología, los expertos en informática a menudo no saben lo que no saben. ¿Qué dispositivos nuevos de output estarán disponibles en 5-10 años a partir de ahora? ¿Adquirirá tu empresa un competidor, o posiblemente, sea adquirida por alguien en el futuro? De ser así, ¿serán tus aplicaciones, conjunto de impresoras y soluciones de gestión de output lo suficientemente flexibles y escalables para gestionar este entorno informático de mayor tamaño y más heterogéneo?
Por definición, todos tomamos decisiones puntuales en algún momento. Lo que parece ajustarse bien a las necesidades de hoy, un día podría demostrar haber sido un error costoso. A menudo, las soluciones puntuales – parches simples y económicos para los problemas inmediatos de hoy – demuestran ser inflexibles y no ampliables a medida que los requisitos de gestión de output de una empresa evolucionan con el tiempo. Cuando llega ese día, el coste de reemplazar esa solución “fácil y barata” por una nueva podría ser alto. Sin pensarlo mucho, puedo nombrar dos fabricantes de automóviles, una organización sanitaria líder, un minorista online de gran envergadura y una agencia gubernamental masiva que aprendieron la lección por las malas. Es decir, podría nombrarlos, pero no lo haré, ya que todos acabaron una vez más por probar y/o adquirir software LRS de gestión de output empresarial después de experimentar las deficiencias de la solución de un competidor.
Como descubrirás durante las próximas semanas, LRS aplica un planteamiento diferente al de la mayoría de los demás proveedores de soluciones dentro de este mercado. Nuestras soluciones de software se construyen en base a normas ampliamente aceptadas dentro de la industria, e incorporan las más recientes a medida que nuestra enorme y exigente base de clientes las adopta. Nos asociamos con vendedores líderes de software y hardware para certificar la compatibilidad con sus productos, mitigando así el riesgo para los clientes mutuos. Continuamos entregando soluciones de gestión de output agnósticas en cuanto a plataforma y hardware, tanto para ampliar nuestro alcance dentro del mercado como para proteger a largo plazo las inversiones de nuestros clientes en software LRS.
Esperamos que disfrutes de la próxima serie de blogs: Enterprise Output Management – la solución moderna de impresión y escaneo. Como siempre, si deseas consultar o comentar sobre lo que lees en nuestros blogs, no dudes ponerte en Contacto con nosotros. Nos resultará muy grato responder a tus preguntas.