En mi blog publicado el pasado noviembre, resalte que imprimimos unos 2,8 trillones de páginas al año. Esto ilustra claramente que la impresión continúa siendo críticamente importante para las empresas globales, aunque su función ha evolucionado significativamente con la llegada de la digitalización.
¿Qué convierte a la impresión en una parte importante del mundo de los negocios? Aquí se indican algunos de los requisitos que los documentos impresos continúan satisfaciendo:
- Necesidades operacionales: a pesar de la digitalización, los documentos impresos continúan siendo necesarios para las operaciones diarias dentro de muchos negocios. Estas incluyen documentos internos, manuales, etiquetas, embalaje y facturas.
- Accesibilidad y usabilidad: los documentos impresos pueden ser más accesibles para ciertos sectores de la población, incluyendo las personas mayores o aquellas personas con barreras tecnológicas. Tampoco requieren la lectura de dispositivos electrónicos, lo cual puede ser ventajoso en ciertos entornos.
- Profesionalismo y formalidad: a menudo, los documentos impresos se perciben como más formales y profesionales, especialmente en entornos de negocios. Esto es particularmente cierto cuando se trata de propuestas de negocios, informes e invitaciones formales.
- Cumplimiento reglamentario y requisitos legales: muchas industrias están sujetas a reglamentos que requieren documentación impresa por motivos de cumplimiento regulatorio. A menudo, documentos legales, contratos y otros registros oficiales deben ser impresos y almacenados físicamente.
- Marketing e identidad de marca: documentos impresos, tales como folletos, prospectos, tarjetas de negocios y carteles son esenciales para las tareas de marketing. Ofrecen a las empresas una forma tangible de llegar a su audiencia y dejar una impresión duradera.
- Preferencias culturales y regionales: en algunas regiones y culturas se siguen prefiriendo los documentos impresos a los formatos digitales. Las empresas que operan en estas áreas deben adaptarse a las preferencias y las prácticas locales.
- Seguridad y confidencialidad: la impresión puede ofrecer un nivel más alto de seguridad a la información sensible. Los documentos físicos son menos susceptibles a las ciberamenazas, por lo que son ideales para la información confidencial.
- Backup y redundancia: los documentos impresos sirven de backup en caso de fallos digitales o pérdida de datos. Disponer de copias físicas asegura que la información crítica se pueda preservar incluso si los sistemas digitales son comprometidos.
- Consideraciones medioambientales: aunque, a menudo, la digitalización se percibe como más ecológica, las prácticas responsables de impresión utilizando materiales sostenibles, también pueden minimizar el impacto medioambiental. Algunos negocios priorizan los métodos sostenibles de impresión para alinearse con sus objetivos de sostenibilidad.
- Innovación y personalización: los avances en la tecnología de impresión han permitido altos niveles de personalización e innovación. Las empresas pueden producir documentos de marketing personalizados, impresión bajo demanda y soluciones de embalaje exclusivas para fomentar el interés de los clientes.
En general, al mismo tiempo que la transformación digital está remodelando la forma de operar de los negocios, la impresión mantiene una función crucial en asegurar el cumplimiento regulatorio, la eficiencia operacional, un marketing eficaz y el mantenimiento de las preferencias regionales y las normas culturales.
De acuerdo, la impresión aún es necesaria. ¿Pero hay algún modo de que imprimamos menos?
Mientras mantienen la eficiencia y el cumplimiento, las empresas globales pueden implementar varias estrategias para reducir su dependencia de la impresión. Aquí se indican varias ideas a considerar:
- Adopta documentación y firmas digitales: utiliza sistemas digitales de gestión de documentos (DMS) para almacenar, compartir y gestionar documentos electrónicamente. También puedes implementar soluciones de firma electrónica para reducir la necesidad de imprimir contratos y acuerdos.
- Inicia reuniones sin papel: utiliza herramientas de colaboración digital como Microsoft Teams, Slack o Zoom para reuniones y colaboración. Promueve el uso de tabletas o laptops para tomar notas durante las reuniones.
- Aprovecha la colaboración y el almacenamiento con base en la nube: emplea servicios de almacenamiento en la nube como Google Drive, Dropbox o OneDrive para compartir y colaborar en documentos, así como sistemas de control de versiones para rastrear cambios en documentos y reducir la necesidad de imprimir múltiples versiones.
- Implementa políticas de impresión: establece cuotas de impresión para los empleados con el fin de limitar la cantidad de impresión. Para reducir el consumo de papel también puedes configurar las impresoras para que pasen por defecto a imprimir a doble cara, y restringir la impresión en color a documentos esenciales exclusivamente.
- Promueve la comunicación digital: fomenta el uso de email y mensajería instantánea para comunicación, en lugar de memorándums y cartas impresas. Distribuye comunicaciones y boletines de empresa electrónicamente (por ejemplo, por email o en un portal de empresa).
- Digitaliza registros y archivos: escanea registros y archivos existentes en papel pasándolos a formato digital para reducir la necesidad de almacenamiento físico e impresión. Como modo de reducir el uso de papel, también puedes implementar sistemas electrónicos de contabilidad para para asignar costes de impresión por unidad interna
- Formación y concienciación: adiestra a los empleados sobre los beneficios de no usar papel y cómo utilizar eficazmente las herramientas digitales. Lleva a cabo campañas internas para aumentar la concienciación sobre los beneficios medioambientales y financieros de reducir la impresión.
- Aplica prácticas sostenibles de impresión: por ejemplo, con el fin de minimizar el impacto medioambiental, utiliza papel reciclado para la impresión esencial, e implementa prácticas ecológicas de impresión, tales como el uso de tintas a base de soja e impresoras de consumo energético eficiente.
- Optimiza la composición de documentos: diseña los documentos para utilizar menos papel mediante la optimización de márgenes, fuentes y espacios. Promueve el uso de visualización previa para evitar impresión innecesaria.
- Adopta la integración de dispositivos móviles: utiliza aplicaciones móviles para acceder y firmar documentos reduciendo la necesidad de copias impresas. Integra dispositivos móviles en flujos de trabajo digitales para tareas como el reporte de gastos y la gestión de proyectos.
- Subcontratación de impresión no esencial: utiliza servicios de impresión bajo demanda para materiales de marketing y otros documentos que no se necesiten inmediatamente. Subcontrata tareas de impresión a servicios de terceros que puedan manejar más eficientemente impresión en volumen.
A través de la implementación de tales estrategias, las empresas globales pueden reducir la impresión significativamente – generando de costes, mayor eficiencia y una menor huella de carbono. Estas son solo unas pocas ideas para estimular el cerebro. Si tienes ideas propias que te gustaría discutir o buscas consejo de nuestro equipo de expertos en documentos empresariales, ponte en contacto con tu oficina LRS local y nos hallarás a tu disposición.