En esencia: ¿Qué es la impresión segura?

Hay que asumirlo: desde el mismo momento en que una aplicación genera un documento que se va a imprimir, ese documento está expuesto a diversas amenazas. El concepto de impresión segura conlleva proteger los documentos impresos en todas sus fases, desde la aplicación de origen hasta el dispositivo de impresión de destino, así como ofrecer determinados mecanismos que permitan realizar un seguimiento de los documentos impresos.

Veamos los distintos riesgos a los que se ven expuestos los documentos y de qué forma podemos protegerlos de cada uno de ellos:

Tráfico de red: la amenaza

Si analizamos el proceso global de impresión, lo normal es que un archivo de impresión se envíe desde una aplicación o la estación de trabajo de un usuario a un servidor de impresión que lo redirige a la impresora de destino. Si la impresión Direct IP está habilitada, el archivo de impresión se envía directamente desde la aplicación a una impresora. En ambos casos, el archivo de impresión se transmite mediante una red y, durante su viaje, los datos están en situación de riesgo. ¿Por qué? Porque el archivo de impresión está diseñado para leerlo y la información que contiene puede visualizarse rápidamente con herramientas que pueden descargarse gratis.

La solución

Una forma de evitar que los documentos que se transmiten mediante una red queden expuestos es cifrar los datos.

LRS puede cifrar los trabajos de impresión con su software cliente LRSQueue. Este cliente se ejecuta en varias plataformas, y ofrece una interfaz de línea de comandos que permite que usuarios y aplicaciones envíen documentos a los productos de administración de impresión y output de LRS. Los datos del documento se transmiten protegidos con la tecnología Advanced Encryption Standard (AES) para salvaguardar su contenido desde el momento de su envío hasta la entrega final.

Otra tecnología de cifrado de trabajos de impresión es «Internet Printing Protocol over SSL» (IPPS).

LRS admite IPPS para los trabajos de impresión enviados desde ordenadores Windows, Mac y Linux para garantizar la transmisión segura mediante la red hasta el servidor de output empresarial de LRS. El servidor de output empresarial de LRS también puede usar IPPS para enviar un documento cifrado a una impresora de red o dispositivo multifunción.

En resumen, LRS permite cifrar el proceso desde la aplicación hasta el dispositivo, sea cual sea la plataforma en la que se ejecuta la aplicación, desde dispositivos móviles hasta mainframe.

Documentos impresos en la bandeja de salida: la amenaza

Cuando alguien imprime un archivo, lo normal es que el documento esté en la bandeja de salida de un dispositivo de impresión en cuestión de segundos. Por tanto, cuando el usuario que envió el trabajo de impresión llega a la impresora, el documento está a la espera de que el usuario lo recoja. Si hay otro usuario junto al dispositivo de impresión en ese momento, dicho usuario puede mirar el documento o incluso llevárselo. Si se trata del menú de un restaurante del barrio, no pasa nada. Si el documento incluye información confidencial, puede ser un problema.

La solución

Para evitar que esto ocurra, muchas empresas están implementando una solución de impresión pull print que impide que el documento se imprima hasta que el usuario se autentique en el dispositivo. La impresión pull print proporciona muchas ventajas. Protege la información sensible durante el proceso de impresión, reduce el coste de eliminar documentos no recogidos y aumenta la movilidad y productividad de los usuarios, permitiéndoles imprimir dónde y cuándo quieran.

LRS ofrece una solución de impresión pull print que se puede integrar en cualquier aplicación corporativa, incluso en sistemas back-end más allá del entorno de impresión en Windows habitual.

Impresión pull print: la amenaza

Como hemos mencionado anteriormente, la impresión pull print proporciona muchas ventajas a las empresas, pero también genera otro tipo de amenazas, ya que el hecho de que el documento que queda a la espera en el servidor de impresión pull print puede convertirlo en objeto de deseo de los hackers.

La solución

Para proteger estos documentos, la solución de impresión pull print debe permitir el cifrado de los datos en reposo; es decir, que los documentos permanezcan cifrados mientras están a la espera en el servidor de impresión pull print. Esta medida se debe sumar al cifrado en movimiento del documento que describimos en la sección «Tráfico de red» anterior.

Si el documento que está a la espera se encuentra en la estación de trabajo del usuario (como ocurre en los entornos de impresión sin servidor), el documento debe protegerse y no estar disponible para ningún otro usuario que inicie sesión en dicha estación de trabajo.

Las soluciones de impresión pull print de LRS permiten el cifrado de datos en reposo para impedir el acceso a los documentos que hay almacenados en el servidor de impresión pull print. El software de LRS también permite la impresión sin servidor protegida.

Documentos impresos: la amenaza

Cuando se imprime un documento, ya no hay forma de proteger la información que contiene por medios electrónicos. Por tanto, el usuario que imprime el documento pasa a ser el responsable de proteger dicha información. No existe forma de controlar el comportamiento de un usuario, pero sí que tenemos a nuestro alcance ciertas medidas con las que recordar a los usuarios lo necesario que resulta gestionar, proteger y eliminar correctamente los materiales impresos.

La solución

Una forma fácil de que los usuarios de impresión sean conscientes de que están tratando información confidencial es añadir marcas de agua a la página impresa.

El software de LRS puede añadir marcas de agua a los documentos dinámicamente sin que los departamentos informáticos tengan que modificar sus aplicaciones. Esta capacidad facilita a las organizaciones la labor de clasificar los documentos según las directrices de la empresa. Las marcas de agua «Solo para uso interno», «Confidencial» o «Datos de prueba» son una herramienta fantástica para ayudar a los usuarios a comprender la naturaleza de la información que están manipulando.

Otra forma de mejorar la seguridad es controlar «quién» imprime «qué», «cuándo» y «dónde». Aquí es donde entra en juego una función completa de auditoría de impresión. Este tipo de soluciones puede ayudar a las organizaciones a controlar los costes y a mejorar el cumplimiento de las legislaciones y las políticas de cada empresa.

En resumen, el software LRS Enterprise Output Management puede ofrecer impresión segura desde cualquier aplicación en todos los dispositivos y plataformas, desde móviles hasta sistemas mainframe. Nuestras soluciones le ayudan a cubrir todas las amenazas para la seguridad: