Blogger invitado - Mark Chillingworth. Escritor y editor sobre liderazgo tecnológico europeo y fundador de la Horizon CIO Network.
El hecho de que el output de documentos sea físico no significa que no pueda beneficiarse de la computación en la nube. Las organizaciones transformativas pueden utilizar la gestión de output en la nube para ofrecer a su personal y a sus socios la libertad que la nube otorga, mientras mejoran los procesos y la seguridad de los negocios.
Las organizaciones no pueden afirmar estar implementando una transformación completamente digital a menos que utilicen gestión de output con base en la nube. La gestión de output con base en la nube completa la foto, asegurando que los documentos se beneficien de las mismas mejoras en los procesos de negocios que otros aspectos del entorno informático. Según los hallazgos de la empresa editorial y de investigación Foundry, un 93% de los líderes en tecnología de negocios está planeando un “planteamiento digital en primer lugar” de las operaciones de negocios con el fin de reducir los costes, y aumentar la resiliencia y la productividad. Jon Weg, Director Técnico (CTO) minorista ubicado en el Reino Unido, dice: “A medida que nuestro futuro se digitaliza, mi función ha sido transformar este negocio para satisfacer los requisitos de nuestros clientes, que también están más conectados y son más competentes en cuestión digital. Esto asegura que su experiencia sea lo más fluida posible”. Mike Gibbons, Director de Informática (CIO) de Aggregate Industries, está de acuerdo: “Directivos más jóvenes y digitalmente competentes están exigiendo una transformación digital inmediata y acelerando enormemente las inversiones”.
La fricción debe ser eliminada y el fallo a la hora de conectar la gestión de output de una organización al modelo y la estrategia de operación en la nube es un factor que crea fricción. La gestión de output en la nube proporciona una conexión entre los canales digitales y la necesidad de producir output. A través de la gestión de output en la nube, los directivos técnicos e informáticos pueden sortear la brecha que separa ciertas aplicaciones clave — tales como, la gestión de relaciones con el cliente (CRM) y la planificación de recursos empresariales (ERP) — de los dispositivos de output y de una plataforma de gestión centralizada.
¿Por qué una transformación digital?
Los líderes de tecnología de negocios buscan la transformación digital como medio para crear organizaciones que dispongan de una integración eficaz entre aplicaciones/líneas de negocios y los procesos de los que son responsables. Si la gestión de output no se incluye en ese proceso, la organización no habrá logrado su ambición de conseguir una mayor integración.
Algunos podrían alegar que la gestión de output no forma parte de la transformación digital, aunque, según los hallazgos de la empresa de investigación Quocirca, un 64% de los negocios opinan que “la impresión continuará siendo crítica o muy importante durante los próximos 12 meses”. Asimismo, hay numerosos programas de transformación digital que se destinan a apoyar a las legiones de trabajadores remotos que surgieron durante la pandemia. Muchos negocios manifiestan que abordar la gestión de output se ha convertido en una tarea más difícil dentro del entorno actual de trabajo híbrido.
“Dentro de la empresa siempre ha existido y existirá el requisito de imprimir”, dice Guy Tucker, arquitecto de soluciones de LRS. Añade que los sectores de logística y sanidad tienen procesos que no se pueden digitalizar para entregar un retorno de la inversión a clientes, empleados y socios. La conectividad creada dentro de las organizaciones por la computación en la nube puede reproducirse dentro de la gestión de output. El escaneo y la impresión se pueden activar por internet, por lo que los empleados y los socios no requieren una red virtual privada (VPN) ni acceso directo a la red corporativa. El registro con base en la nube puede enviar output de documentos directamente a un dispositivo con autenticación. En el caso de las organizaciones que dependen de proveedores terceros, esta conecta, por ejemplo, una ERP a los dispositivos y los procesos de los proveedores.
Este acto de simplificación beneficia al proveedor y a la organización origen y, consecuentemente, al cliente. La productividad y la eficiencia mejoran, ya que la gestión central de output asegura que los sistemas de documentos se mantengan seguros y actualizados. Un rastro de auditoría aporta seguridad adicional a los directores de informática, ya que, con un sistema basado en la nube, pueden extraer una capa de infraestructura de su ámbito de gestión.
Crecimiento de la gestión de output
Las ventas de software para gestión de output alcanzaron $9,9 billones en 2022. A pesar de que el término “oficina sin papel” lleva circulando más de una década, lo cierto es que la gestión del output de aplicaciones continúa siendo vital para el éxito de los negocios. Los hallazgos del estudio Research and Markets.com sobre el mercado de software para gestión de output muestran que la demanda de estas aplicaciones continuará incrementándose, y se prevé que, hacia 2028, su valor habrá ascendido a $11,4 billones. Esto representa un pronóstico de crecimiento del mercado del 2,2 % anual entre 2023 y 2028. Dicha demanda no está siendo impulsada por un aumento de la impresión — aunque la desaparición de esta se exagera enormemente —, sino por una creciente necesidad de gestión de output.
La computación en la nube, además de haber reunido a organizaciones, proveedores y clientes, también ha creado un entorno de negocios más complejo. A medida que las empresas comercian en más mercados, trabajan con más socios, producen más datos y cumplen más exigencias reglamentarias, también se necesita mayor output de documentos. Algunos se imprimen, pero todos deben ser gestionados. Por lo tanto, como este informe indica, la demanda de software para gestión de output está aumentando.
El output también es utilizado por un mayor número de empleados. “Si una história está impresa, solo puede verlo una persona cada vez, por ejemplo… ahora se adopta un planteamiento de equipo en relación con el cuidado de salud, y eso se traduce en una atención de mejor calidad y más segura para el paciente y el profesional”, comenta Shauna McMahon, CIO sanitaria, sobre cómo el output impulsa la colaboración. La sanidad se cita como uno de los mercados verticales que están adoptando con entusiasmo el software de gestión de output. El informe expresa: “Las instalaciones sanitarias emplean soluciones para la gestión de output destinadas a ofrecer acceso conveniente a cantidades masivas de datos al personal médico, y asegurar una entrega perfecta de documentos generados por el sistema a los pacientes. Se espera que otros factores, incluyendo la subcontratación de estas soluciones y un movimiento en las preferencias del consumidor hacia las operaciones sin papel, impulsen aún más el crecimiento del mercado”.
Entorno complejo
El trabajo híbrido ha aumentado el número de dispositivos a los que los datos corporativos pueden estar expuestos, incluyendo los dispositivos de output externos a la gestión del CIO. El estudio de Quocirca descubrió que a un 67 % de los líderes de tecnología empresarial les preocupan los riesgos de seguridad relacionados con la impresión en el domicilio. Durante los últimos 12 meses, un 68 % de las organizaciones ha experimentado la pérdida de datos como resultado de una insuficiencia de seguridad en torno a la impresión. Un 21 % de los líderes de tecnología empresarial consideran que la gestión de output en la nube es más segura, y adoptarán dicha tecnología para proteger a sus organizaciones.
Se acepta ampliamente que la transformación de los negocios utilizando computación en la nube aporta a las organizaciones una mayor flexibilidad en cuanto a estructuras de costes, así como la habilidad de satisfacer las demandas del mercado. La gestión de output en la nube asegura que la adaptabilidad de la organización fluya a través de todas las facetas del negocio.