En el mundo actual de los negocios, hay dos cosas claras: las compañías quieren ahorrar todo el dinero posible y los trabajadores piden más libertad sobre la forma de hacer sus trabajos. Así que no es una sorpresa que las organizaciones de TI estén apresurándose para invertir en funciones de «autoservicio» que permitan a los usuarios controlar aspectos de la tecnología que hasta ahora se consideraban demasiado complejos o arriesgados como para confiárselos al empleado medio.
Las legiones de empleados expertos en tecnología educados como «nativos digitales» (así como la insistencia constante de las empresas en aumentar la eficiencia y aumentar los márgenes de beneficios) exigen un cambio. Los días en que los departamentos de TI podían controlar estrechamente los recursos de TI, como ordenadores, impresoras, aplicaciones y demás, se fueron para no volver. En su lugar, los usuarios desean gozar de mayor acceso y control sobre varios recursos de TI. No están dispuestos a esperar horas, días o meses a que una persona de TI resuelva sus problemas. Si TI no puede resolverlos en un par de minutos, lo harán por su cuenta. Así que TI necesita cambiar cuanto antes la forma de proporcionar servicios a sus clientes internos, desde nuevos empleados hasta altos ejecutivos.
Un estudio reciente de Gartner («Your IT Self-Service Strategy Must Be Driven by Your Business Culture», junio de 2015) mostraba que mientras el autoservicio de TI puede reducir el número de consultas con el servicio de asistencia de TI a casi la mitad, solo un 34 % de las organizaciones de TI ofrecen un autoservicio de este tipo a día de hoy. Gartner también afirma que el 25 % de las organizaciones de TI señalan la falta de herramientas adecuadas como el obstáculo principal para utilizar con éxito las funciones de autoservicio de TI. Otros analistas y comentaristas indican que la mala planificación, diseño e implementación contribuyen a un índice bajo de aceptación entre los usuarios de proyectos de autoservicio de TI.
Afrontémoslo: los usuarios de hoy en día saben de primera mano lo fácil que puede ser la tecnología. Comprenden lo que es posible y lo que no gracias a sus propias experiencias diarias con ordenadores, smartphones e Internet, así que su nivel de expectativas es bastante elevado. El resultado es que, si los usuarios no pueden comprender de forma intuitiva cómo usar una nueva función de autoservicio de TI, dejarán de usarla y el proyecto fracasará. Junto con el prometido ahorro de costes.
No podemos resolver todos sus problemas de autoservicio de TI pero LRS puede ayudar con una de las mayores fuentes de frustración del usuario; en concreto, la capacidad para localizar y conectarse rápidamente con cualquier impresora de la empresa. Los cambios tecnológicos y de negocio han creado un lugar de trabajo donde los empleados pueden sentarse en diferentes escritorios cada día de la semana. A causa del «hoteling», el «hot desking» y otras prácticas alternativas para maximizar el uso del lugar de trabajo, los usuarios necesitan una forma sencilla de localizar y usar un dispositivo cercano, sin tener que llamar constantemente al personal de soporte. Por tanto, las organizaciones de TI necesitan una solución que puedan implementar y administrar fácilmente de forma que la información y los recursos promocionados estén actualizados. Ambos grupos deben alcanzar sus objetivos para que la empresa coseche los ahorros de costes y el aumento de productividad prometidos.
La solución «Self-Service Printer Portal» de LRS ofrece a los usuarios una forma sencilla e intuitiva de localizar dispositivos de impresión cercanos y seleccionar aquellos que desean añadir a sus escritorios. Los usuarios pueden navegar fácilmente usando planos de planta o buscar a través de metadatos (p. ej. localización de la oficina) para encontrar la impresora que mejor se adapte a sus necesidades. Con un simple clic sobre un icono de impresora, se descargará, instalará y configurará el controlador apropiado en el escritorio del usuario sin necesidad de que haga nada.
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La aplicación web del portal de impresión se integra con su portal corporativo existente, y el personal de TI puede actualizarlo fácilmente con nuevos planos de planta y eliminar o añadir las impresoras necesarias. Las pantallas personalizables permiten seleccionar el idioma para mejorar la usabilidad en entornos multinacionales o donde se usan varios idiomas. Todas las definiciones de impresora y los metadatos relevantes se suministran sobre la marcha desde LRS Enterprise Output Server, eliminando la necesidad de definir y mantener información en varios lugares. Simplemente arrastre y coloque los iconos de impresora sobre los planos de planta apropiados y listo. Finalmente, puesto que no se requieren grandes conocimientos de TI, personal técnico sin privilegios de administrador puede asumir las tareas de mantenimiento.
¿Realmente es tan sencillo? ¡Desde luego! Así que haga algo bueno por la comunidad de sus usuarios y proporcióneles una función de impresión en autoservicio. Estarán felices y serán más productivos, igual que usted. Una jugada ganadora que todos podrán celebrar.