Vayamos al grano: muchas personas creen que el software LRS es una solución robusta y global para problemas de impresión en entornos grandes y complejos. «Nuestros problemas no son tan grandes», se dice. «Por eso estoy considerando una solución de impresión independiente para la impresión de escritorio de mi organización. El software VPSX sería demasiado para nuestras necesidades».
Lo que quizás no sepa es que, en comparación con la solución aislada que está considerando, la solución LRS equivalente probablemente se ajusta mejor a cada uno de los criterios que está valorando. Consideremos dos para empezar.
Criterio 1: Coste
Sí, un tema obvio pero a veces ignorado. Es cierto que el software VPSX se usa para gestionar la impresión en algunas de las empresas más grandes del mundo. Organizaciones con decenas de miles de impresoras y aplicaciones que se ejecutan en plataformas que van desde el mainframe hasta los dispositivos móviles. Las compañías gastan mucho dinero en redes de impresión, aunque la parte dedicada al software LRS es escasa en relación con el coste de las impresoras y los dispositivos multifunción en el entorno... y todavía más escasa en relación con el coste de los fallos de los procesos de negocio. Es momento de dar paso a este tutorial sobre el ROI.
Pero tiene razón; si su necesidad inmediata es solo eliminar los servidores de impresión de Windows en su entorno de escritorio, puede prescindir de los adornos. Y de la mayor parte del coste.
¿Sabía que existen varias soluciones LRS preconfiguradas que han sido diseñadas específicamente para satisfacer estas necesidades inmediatas? Vienen solo con las funciones que necesita para, digamos, gestionar la impresión de escritorio (VPSX/Workplace), la gestión de impresión por IP directa (VPSX/DirectPrint) o la impresión Pull segura (MFPsecure). Además, su precio les permite competir en el mercado con las soluciones aisladas, pero con una gran diferencia.
Con independencia de cuál de estas soluciones específicas de gestión de la impresión escoja, no querrá meterse en un callejón sin salida por culpa de una tecnología que no puede satisfacer sus necesidades cambiantes. Por ejemplo, si ahora solo necesita gestionar la impresión desde estaciones de trabajo físicas y virtuales, puede comenzar solo con esa función. Pero en el futuro puede que necesite imprimir desde SAP u otras aplicaciones de negocio, almacenar electrónicamente copias de informes para su visualización en la web o implementar la encriptación de documentos de principio a fin. En ese caso, puede simplemente añadir esa nueva funcionalidad a su sistema existente sin tener que empezar de nuevo.
Criterio 2: Simplicidad
Cuanto más sencilla sea la necesidad (impresión Pull o impresión básica de escritorio, por ejemplo), más fácil y rápido será implementar la solución LRS. LRS ha aprendido la lección a través de muchas grandes instalaciones. Sabemos lo que hay que hacer y cómo hacerlo con las mínimas molestias.
Por un momento, pensemos en cómo funcionan realmente las cosas en su organización y el estado real de su infraestructura de impresión. Digamos que le adjudican la tarea de añadir una nueva función, como un portal interactivo de impresión en autoservicio o una solución de impresión Pull que permita a los usuarios recuperar sus trabajos de impresión pasando una credencial de identificación en una impresora cercana. Si compra una solución independiente para resolver cada una de estas necesidades, probablemente tendrá que repetir muchos pasos de configuración varias veces.
También está esa realidad pérfida a la que nos tenemos que enfrentar todos los que trabajamos en TI (especialmente cuando tratamos con soluciones para usuarios finales) llamada «el síndrome del lavadero». Un día, su solución trabaja con los modelos de impresoras con los que la probó originalmente, pero al día siguiente se añaden varios tipos nuevos de impresoras y resulta que ya no imprimen bien. Además, la jefa ha descubierto que ya no puede imprimir sus trabajos por lotes si se crearon en un sitio diferente a su escritorio. Y ella necesita esa función. Hoy.
Y ahora se encuentra en un punto muerto. El coste de múltiples soluciones independientes comienza a ascender por encima de lo que le habría costado una buena solución desde el principio. Ahora, la implementación y el mantenimiento necesitan que utilice varias soluciones para cada cambio y sus soluciones no interactúan bien entre sí, así que sus usuarios no las utilizan. Y usted que quería ahorrar tiempo y dinero.
Obras públicas
Para acabar, le ofrezco la siguiente analogía: imagine que usted es responsable de la infraestructura de una gran ciudad con siglos de antigüedad. Le han encomendado que supervise la expansión de la infraestructura de la ciudad, pero debe integrarse con los componentes existentes, algunos de los cuales son muy viejos y están mal documentados. Toda la infraestructura, la vieja y la nueva, debe seguir funcionando durante la fase de construcción.
¿A qué tipo de empresa de ingeniería recurriría para que le ayudaran? ¿Qué tecnología usaría? ¿Acudiría a Internet para buscar varias empresas pequeñas que tuvieran experiencia en una parte específica del trabajo, pero no la capacidad para gestionar todo el proyecto? ¿Compraría tecnología y materiales que fueron diseñados para soportar pesos livianos o usarlos solo temporalmente? No es probable.
Hoy se encuentra en una situación similar. No importa cuáles sean sus necesidades actuales, más adelante se encontrará con necesidades inesperadas, e incluso alguna que le obligue directamente a detener su actividad. Como Sísifo, es probable que nunca acabe un proyecto sin que aparezca una nueva necesidad. Elija sus soluciones y socios con inteligencia. Con LRS, siempre dispondrá del software correcto para la situación y el equipo más experimentado a su lado.