Felicidades... ha decidido eliminar el papel y crear un archivo digital para almacenar documentos financieros, médicos, farmacéuticos, legales, de recursos humanos y otros tipos de documentos desestructurados cruciales para su empresa. ¡Esta es una decisión correcta que también le permitirá deshacerse de los archivadores! Excelente.
Las soluciones de archivo digital, también conocidas como sistemas de gestión de contenidos electrónicos (ECM, por sus siglas en inglés) no son precisamente una novedad. Hace ya un tiempo que están en el mercado; algunas incluso están llegando al final de su vida útil*. Los archivos digitales que usan la tecnología actual pueden almacenar datos y le permiten recuperar los documentos buscando en el contenido de los mismos o incluso mediante etiquetas de metadatos. Las buenas incluso tienen «hooks» (por ejemplo, interfaces de programación de aplicaciones) que permiten al archivo presentar datos mediante portales y sitios web de forma transparente para el usuario.
En algún momento, todos los usuarios necesitan compartir documentos de un archivo con alguien que no tiene acceso a ese archivo. Pero estos sistemas, que fueron diseñados para eliminar los documentos en papel, no suelen ser útiles para imprimir (como es lógico). Es aquí donde entra LRS.
Plug-in para impresión «bundling» con IBM Content Navigator: ¿Qué es?
Muchas organizaciones usan la solución Content Navigator, que es el front end universal de IBM para sus productos de archivo electrónico. La integración del Output Management de LRS para IBM Content Navigator proporciona Output Management avanzado para aquellos documentos a los que se accede a través de este versátil componente de IBM. Los documentos devueltos por los resultados de búsqueda en Content Navigator pueden enviarse a una cola donde agruparse, y convertirse en formatos listos para imprimir o leer electrónicamente. Todo esto sucede usando impresión, conversión e instrucciones de procesamiento intuitivas. Esto optimiza drásticamente la experiencia del usuario, además de la productividad.
Por qué debería usarlo
Como administrador, solo existe un requisito con el que se topará con toda seguridad. Es la necesidad de que los usuarios envíen uno o más documentos archivados sin una experiencia negativa. ¿Qué quiero decir?
Echemos un vistazo a un ejemplo real de una compañía farmacéutica involucrada en el estudio de un medicamento. Un organismo regulador llama y solicita que la compañía le envíe 15 copias de todos los documentos relativos a los ensayos clínicos. Digamos que un usuario de la compañía realiza una búsqueda de archivos que identifica diecisiete (17) documentos relacionados. Cada uno de ellos tiene que ser impreso o enviado por correo electrónico, o enviado de cualquier otro modo como un único entregable. En un entorno de sistema de archivo normal, necesitarían gestionar cada documento por separado. Esto no es realmente un problema si se trata de uno o dos documentos, pero ¿diecisiete? Es un engorro, especialmente si los documentos tienen que enviarse como un único paquete. ¡Necesitarán imprimir quince copias de cada uno de los diecisiete documentos!
Piense en lo que esto significa en términos de acciones del usuario: encontrar el documento, seleccionarlo, seleccionar impresión, seleccionar el número de copias, seleccionar dúplex o símplex, seleccionar color o mono, añadir una marca de agua o un código de barras (en caso de que sea posible). Puede que incluso tengan que agrupar los documentos físicamente. Está ahora en una nueva situación con sus usuarios. Usted ya no les cae bien porque les hace la vida difícil.
Ahora consideremos cómo solucionamos esto. Más de uno de sus clientes le ha pedido a LRS una solución para esta necesidad concreta. En un caso, la necesidad del cliente involucraba IBM Content Navigator, que usa un estándar abierto llamado CMIS. El estándar CMIS define una capa de abstracción para controlar diversos sistemas de gestión de documentos y repositorios usando protocolos web. El resultado es que Content Navigator puede usarse como la interfaz cliente para otros sistemas de gestión de contenidos que no pertenecen a IBM (y hay muchos de ellos). Mi compañero Sebastien Provost, de la oficina de LRS en París, tiene mucha experiencia con integraciones CMIS. Le pregunté sobre CMIS y esto es lo que me dijo.
CMIS, un «traductor instantáneo» para ECM
Todos los sistemas de gestión de contenidos electrónicos (ECM, por sus siglas en inglés) lidian con las mismas funciones básicas: almacenar documentos, indexarlos, gestionar la seguridad, permitir el trabajo colaborativo, proporcionar workflows, proporcionar versiones, etc.
Pero todos tienen diferentes implementaciones de estas funciones y obviamente tienen interfaces de programación de aplicaciones y kits de desarrollo de software totalmente incompatibles para comunicarse con el mundo exterior, lo cual provoca que la integración con otros productos sea incompatible entre un sistema ECM a otro.
CMIS significa Content Management Interoperability Services (Servicios de Interoperabilidad de Gestión de Contenidos), un estándar abierto que apareció hace algo más de una década para simplificar estos problemas de comunicación.
Consiste en un conjunto de acciones y protocolos suministrados a través de servicios web que permiten una interfaz con cualquier sistema ECM y la ejecución de todas las acciones de procesamiento básico de documentos, sin importar el producto ECM al que se acceda.
El estándar CMIS es compatible actualmente con muchos productos ECM del mercado (Documentum, OpenText, IBM FileNet, Alfresco, SAP HANA Cloud Platform Documentation y más). También se implementa con muchas herramientas de negocio (Adobe Drive, LibreOffice, WordPress, etc.).
El cliente antes mencionado ya disponía de la solución de Output Management de LRS y nos pidió si podíamos ayudarle a integrarla con su ECM. Como en la mayoría de los casos, la respuesta fue sí.
Cómo lo hicimos
Content Navigator es especialmente útil por su habilidad para integrarse con otras soluciones y proporcionar hooks para interfaces de programación de aplicaciones. Del mismo modo, las soluciones LRS y las personas disponen de la capacidad para resolver problemas. Fuimos capaces de utilizar el saber hacer específico de las operaciones de LRS en Europa y Estados Unidos para desarrollar una solución de primer nivel. Este es el resultado:
Añadir documentos a la cola de impresión
Si observa la interfaz de Content Navigator que aparece encima, verá que el plug-in de LRS es un añadido transparente a la interfaz (¿ve el icono azul en la barra de tareas gris de la izquierda?). Un usuario puede añadir los resultados de búsquedas anteriores a la cola de impresión de LRS, creando una especie de «carrito de la compra» de documentos que desea agrupar y enviar.
Cuando todos los documentos necesarios se han añadido al «carrito», el usuario puede centrarse en los resultados y seleccionar su Output y funciones preferidas. En segundo plano, la solución LRS los agrupará eficientemente en un único paquete de documentos.
La cola de impresión integrada de LRS con documentos recopilados
Un requisito técnico adicional que cualquier plug-in de ECM debe resolver es gestionar los numerosos formatos de archivo almacenados en el ECM. ¿Cómo imprime múltiples documentos en diferentes formatos al mismo tiempo? Una forma de hacerlo es tomar atajos como imprimir todos los documentos a través del subsistema de impresión del sistema operativo del cliente. En otras palabras, hacer que el usuario abra cada documento y lo imprima mediante una impresora en su escritorio.
Esto «podría funcionar» para formatos de visualización como los creados por Microsoft Office, Open Office, PDF, XPS, JPEG, GIF, BMP, PNG, TIFF, RTF, XPS, HTML, XML y demás... Puede parecer una solución sencilla pero las consecuencias diarias de este enfoque distan de ser óptimas. El usuario debería imprimir cada documento por separado, lo cual resulta especialmente problemático si los documentos son muy grandes.
Por desgracia, no puede usar fácilmente este método si necesita evitar el escritorio y enviar grandes archivos directamente desde el ECM hasta el servidor de procesamiento de LRS. Además, existen otros documentos que no se podrán procesar usando este método porque ya han sido formateados en flujos de datos listos para imprimir. En otras palabras, si no se pueden ver en el escritorio, el usuario no puede imprimirlos. Por ejemplo, existen muchos documentos que siguen almacenados en formatos antiguos como AFP o LCDS, o tipos más modernos como PostScript, PCL, Prescribe o el Output nativo de SAP (OTF/GOF). Es posible incluso que los documentos archivados estén almacenados en un archivo comprimido (zip).
¿Cómo funciona el plug-in?
¿Qué es esta cola de impresión integrada de LRS y cómo funciona? Comienza con un plug-in externo creado por LRS que se integra en la interfaz de usuario de Content Navigator. Los aspectos técnicos de la solución son transparentes para el usuario. Sin saberlo, están aprovechando la potencia y escalabilidad del Output Management de LRS dentro de la pantalla potente y versátil de IBM Content Navigator. Esto significa que los usuarios pueden imprimir múltiples documentos desde el repositorio al mismo tiempo. También pueden crear conversiones personalizadas; piense en esta solución LRS como un motor de transformación muy potente donde puede meter muchos tipos de documentos diferentes y sacar cualquier flujo de datos que desee. No importa cuántos, cuál sea su tamaño o de qué tipo sean, todas las piezas pueden agruparse juntas en un gran documento.
Cómo se integra LRS en el entorno IBM Content Navigator
Puede que tenga dudas
«¿Qué tipos diferentes de documentos pueden gestionarse? ¿Pueden existir diferentes tamaños y diferentes orientaciones en el mismo paquete de documentos? ¿Qué sucede si los documentos son gigantes?» Sin problema. Podemos hacernos cargo.
¿Desea añadir funciones de seguridad al documento? ¿Desea renumerarlo? ¿Añadir códigos de barras para identificarlo? Ya no tiene de qué preocuparse, nosotros nos ocupamos.
Una de las ventajas de esta solución es que, si ya es cliente de LRS, probablemente ya sea propietario de los componentes básicos. Esta solución simplemente se desarrollará sobre su solución existente y aprovechará todo el trabajo que ya ha hecho.
¿No es cliente de LRS? Bueno, esta es una solución que no lamentará haber adoptado. Descubrirá que podrá resolver muchas, si no todas, sus complejas necesidades de Output con las herramientas de las que ya dispone. Póngase en contacto con LRS y le ayudaremos a descubrir cómo.
*Migrar archivos electrónicos existentes a los archivos electrónicos de LRS es algo en lo que LRS es especialmente bueno. Disponemos de un equipo global que se dedica específicamente a la migración de archivos electrónicos desde soluciones heredadas o desaparecidas hacia una nueva solución LRS. Este equipo ya ha visto de todo, ha hecho de todo y siempre lo ha hecho con éxito.