Bueno, llegó el momento. Es usted el responsable de un nuevo proyecto de gestión de documentos. Tiene una idea aproximada de cuál debería ser el resultado final... y ha comenzado una lista de cosas que necesitará para llegar hasta ahí... pero descifrar exactamente «cómo» es la parte complicada. Existen varias piezas del rompecabezas que ya están resueltas, otras que sabe cómo encajar pero hay todavía más que tendrá que ir descifrando una a una.
Existen quizás unos cuantos objetivos indispensables del proyecto y otros tres que asume que son simplemente objetivos deseados inalcanzables. ¿Por qué? Porque no puede imaginar un solo proveedor que sea capaz de suministrar los seis objetivos deseados del proyecto.
Eso puede ser cierto o no. Pero quizás esta lista de deseos de la gestión de documentos puede ser una oportunidad para que usted y sus colaboradores del proyecto recurran a un pensamiento creativo.
No importa en qué sector trabaje, es probable que se tope con algún proyecto de gestión de documentos que supere el alcance de un sencillo paquete preconfigurado. Por ejemplo, un proyecto puede incluir documentos procedentes de múltiples fuentes de datos, documentos creados en múltiples formatos, documentos que se dirijan hacia tipos de destinos totalmente diferentes, y demás. Cuando los datos del documento necesitan modificarse varias veces antes de imprimir, puede que una solución estándar de gestión de documentos no sea la mejor respuesta. Pero una pequeña corrección creativa de los documentos por parte de los chicos de desarrollo de aplicaciones junto con la combinación adecuada de productos de diferentes proveedores puede ser suficiente.
Por ejemplo, considere este desafío: un paquete de documentos necesita ser agrupado y enviado utilizando códigos de barras o etiquetas del servicio postal para garantizar una entrega certificada. Los documentos del paquete incluyen diferentes tipos y proceden de distintos orígenes. Su tarea es desarrollar una solución que reúna los contenidos del paquete y determine cuándo se completará el paquete de documentos.
El siguiente paso puede ser ordenar los componentes por tamaño o tipo para aplicar los códigos de barras o etiquetas de correos adecuados. Puede que solo deba imprimir algunas partes del documento pero es posible que tenga que archivar otras para futuras tareas de proyectos. Finalmente, es probable que necesite incorporar funciones de seguimiento y análisis de documentos para respetar las normas corporativas sobre auditoría.
Como mínimo, el ejemplo descrito anteriormente requerirá recopilación, comprobación, clasificación, agrupación, preparación del envío y auditoría de los datos. Estas son actividades más bien comunes dentro de una empresa que lidia con el envío de documentos a destinatarios internos o externos de forma diaria. Pero combinar todo esto en un proceso automatizado pero flexible es la parte complicada sobre «cómo» resolver el desafío mencionado anteriormente.
Levi, Ray & Shoup, Inc. ofrece asistencia especializada en proyectos de gestión de documentos en forma de colaboración, personalización e implementación integrada de software. Las funciones básicas de software que impulsan las «listas de deseos» de muchas implementaciones de gestión de documentos incluyen recepción verificada de datos, y agrupación, división y formateo inteligente de documentos. Nuestro software gestiona estas funciones, así como el envío programático basado en varios metadatos y una pista de auditoría completa que incluye informes con indicadores para todos los puntos de contacto con los documentos involucrados. La capacidad del software para gestionar cada una de las tareas requeridas en un workflow optimizado, combinada con el seguimiento integral de los documentos constituye los cimientos para conseguir buenos resultados.
Al final, un software flexible no es suficiente. Los desafíos más duros relacionados con los documentos requieren la ayuda de un proveedor con décadas de saber hacer y la capacidad para trabajar codo a codo con su equipo para alcanzar los objetivos del proyecto. Una vez que pone todos los objetivos del proyecto en un diagrama de flujos del proyecto colaborativo, lo imposible comienza a parecer posible. Si usted y sus compañeros están involucrados en un proyecto de gestión de documentos que solo parece alcanzable mediante la magia o la brujería, quizás sea el momento de contactar con LRS para una primera conversación de contacto. Cientos de años de experiencia en documentos están a solo una llamada de distancia.