Así que, ¿tu organización quiere trasladar sus procesos de gestión de impresión y escaneo a la nube? ¡Fantástico! ¿Cómo diseñas y ejecutas una solución moderna de impresión y escaneo en la nube? Antes de comenzar, debemos formular un par de preguntas, es decir: ¿quién administrará el servicio? ¿Cómo se construirá?
En primer lugar, debemos identificar quién administrará el servicio. En otras palabras, necesitas saber quién adaptará el software para satisfacer tus requisitos específicos de negocios y lo mantendrá en operación.
Necesitas alguien que diseñe e implemente la solución. Nosotros no podemos limitarnos a enviar nuestro paquete de instalación a un cliente de LRS y desearle buena suerte. Esto no le llevaría muy lejos; existen muchas opciones e infinitas posibilidades de flujos de trabajo que varían de un entorno a otro. Es muy difícil que alguien no familiarizado con la visión de la gestión de output pueda arreglárselas por sí solo de principio a fin. Esa es la función de nuestro equipo técnico: ayudar a construir bien las cosas desde el principio y asegurar que la solución, una vez implementada, sea exactamente lo que necesitas.
En segundo lugar, cuando la solución esté en funcionamiento, alguien deberá encargarse de continuar gestionándola. ¿Será el cliente? ¿Será nuestro equipo de servicios gestionados? ¿Quizás lo haga el proveedor de MPS (servicios de impresión gestionados) del cliente? Cualquiera que sea la respuesta, debemos identificar quién gestionará esa infraestructura una vez que esté en operación.
Finalmente, ¿quién mantendrá el servicio de forma continua? La gestión diaria de las colas de impresión, el despliegue de dispositivos nuevos y descubrir por qué Jaime no puede ver su impresora en la pantalla del Personal Print Manager, son elementos de los que se deberá encargar alguien. Sabremos finalmente quién se encargará de gestionar el servicio, una vez que hayamos respondido a estas tres preguntas.
Ahora que hemos identificado las responsabilidades, ¿qué aspecto tendrá todo esto desde una perspectiva de arquitectura? ¿Dónde estarán los servidores? ¿Qué servicios están funcionando en cada opción? La verdad es que, no tengo ni idea… al menos, por el momento. Por eso es importante identificar exactamente lo que intentas conseguir con nuestra solución.
Como ingenieros de soluciones de LRS, nuestra función es guiarte a través de este proceso. Pero, primero, necesitamos hacernos una idea de qué tipo de impresión estás realizando en la actualidad, qué volúmenes y formatos de documentos generan tus aplicaciones, y cuál quieres que sea el estado futuro de tu entorno. Aquí es donde intervienen nuestros Talleres de Descubrimiento Técnico (Technical Discovery Workshops). Estos nos ayudan a formar una idea de todos los procesos de documentos que tienen lugar en tu entorno y aseguran la participación de todos los jugadores clave desde el primer momento.
Para asegurarte de implementar la arquitectura de output correcta que satisfaga tus requisitos, se debe responder una cantidad innumerable de preguntas: ¿cuántos dispositivos de impresión se gestionarán? ¿Cuál es el mecanismo de autenticación preferido (p.ej: Active Directory, Azure AD, u otro proveedor de OIDC)? ¿Qué plataformas y sistemas operativos utilizas? La lista continúa, pero al concluir los talleres, tenemos una mejor idea de las características que debe tener la arquitectura y podemos comenzar a identificar los pasos necesarios para migrar de tu posición actual al lugar donde necesitas estar. Identificar los obstáculos antes de alcanzarlos facilitará la tarea cuando llegue el momento de sortearlos.
Así que tienes un plan fantástico ¿verdad? Muy bien, ahora ha llegado el momento de ejecutarlo. Se deberán aprovisionar los servidores necesarios conforme a nuestros descubrimientos previos, asegurando que se hayan cumplido todos los prerrequisitos, es decir: se han obtenido certificados HTTPS, configurado balanceadores de carga, abierto los puertos necesarios, aprovisionado y autorizado las cuentas de servicio.
Una vez que todo esto esté en listo, será hora de comenzar la instalación del software. Configurar cada pieza para que se ajuste perfectamente dentro de tu propio rompecabezas requiere tiempo y conocimientos. Por suerte, la flexibilidad de la plataforma LRS permite afinar las soluciones a casi todos los escenarios. “Afinar” podría hacer referencia a un flujo de trabajo de escaneo personalizado, a un script que aprovecha nuestras API para interacciones de sistema, o simplemente, a una casilla de comprobación en los ajustes para lograr un comportamiento específico.
Finalmente, una vez que la solución se ha instalado, nos enfrentaremos al tema de la migración, que es una auténtica bestia por mérito propio. Una cosa es cierta: respondiendo a estas preguntas, alcanzarás el éxito al pasar a una solución de nube totalmente personalizada, capaz de manejar los requisitos modernos a los que tu empresa deberá encararse dentro del desafiante mundo de la impresión y el escaneo enterprise.