Como mi compañero Will explicaba, la transición a una solución de impresión y escaneo enterprise en la nube conlleva varios retos. Considerados a la vez, puede que te parezcan insuperables, pero con un poco de planificación previa, no te resultarán tan abrumadores. Antes de lanzarnos a resolver ningún problema, formulemos primero cinco preguntas que nos ayudarán a simplificar las definiciones y los requisitos.
En primer lugar, ¿qué significa el término “nube” para tu organización? Normalmente, “nube” se refiere a recursos tecnológicos que están disponibles a petición sin necesidad de mantener la infraestructura o hardware in situ. Al hablar de software para la nube, uno a menudo oye expresiones como SaaS (Software como un Servicio) o PaaS (Plataforma como un Servicio). No obstante, estos términos necesitan definirse más concretamente debido a las diversas opiniones sobre su significado. Muchas veces, SaaS se considera una solución multi-tenant exclusivamente, tal como Office 365, cuyo uso típico sigue un modelo de licencia por suscripción. ¿Autorizará tu organización plataformas de nube pública (AWS, Azure, etc.) o debe el software de nube estar disponible privadamente? En general, tu organización tendrá que evaluar estos detalles para decidir cómo avanzar. También se deberán considerar cuestiones de seguridad, como las relacionadas con los entornos multi-tenant (multiusuario).
En segundo lugar, ¿cómo se deberán autenticar los usuarios? La autenticación demuestra que algo es verdadero, genuino y/o válido… en este caso, la identidad del usuario. En muchas organizaciones, los usuarios reciben acceso a recursos de red cuando están vinculados a redes de área local o WAN. El usuario ingresa su nombre de usuario y contraseña en el dominio interno y se le “confían” derechos a recursos, tales como impresoras. En algunas organizaciones, este planteamiento ha puesto en evidencia riesgos de seguridad que conceden acceso a actores potencialmente malignos si, por ejemplo, se compromete una contraseña.
La autenticación multifactor puede ayudar con algunas de estas cuestiones, pero no es perfecta. Si una contraseña es comprometida y el usuario es “engañado” llegando a revelar el código multifactor o aprobación al embaucador, una vez más, se podrá ganar acceso a todos los recursos. En 2022, ciberatacantes patrocinados por el gobierno ruso explotaron la MFA y aprovecharon la vulnerabilidad de la seguridad PrintNightmare para acceder a la red de una organización de gran magnitud. Tu autenticación deberá ser mucho más sofisticada que eso.
Esto podría, y probablemente lo hará, conducir a una organización a adoptar un tipo de entorno de “no confiar en nadie”, que básicamente es el modelo de seguridad de muchas aplicaciones en internet, incluyendo Amazon. Al revisar algunas de las aplicaciones actuales de red pública, numerosas organizaciones emplean OAuth 2.0 utilizando la capa de autenticación de OpenID Connect (OIDC) para garantizar una comunicación segura. Por lo tanto, cuando se trata de la impresión, una solución de seguridad federada que emplea OIDC, ahora puede asegurar todo el tráfico de “conversaciones” entre la aplicación y una impresora. Cada interacción tendrá una señal única que verificará la identidad del usuario autorizado.
En tercer lugar, ¿cuáles son las complejidades de imprimir y escanear dentro de tu organización? La organización necesitará comprender cuál es el origen de los documentos y cuál es su destino. También se detecta una complejidad adicional cuando uno considera todos los tipos de dispositivos empleados — por ejemplo, teléfonos, tabletas, laptops con diversas plataformas de sistemas operativos — que pueden ser o no ser comunes dentro de un entorno de negocios. Asimismo, a través de múltiples geografías, también puede haber involucrados muchos dispositivos de output que utilizan distintos fabricantes y están sujetos a regulaciones regionales en relación con la seguridad de datos. En última instancia, la solución de impresión y escaneo debe ser capaz de trabajar con cualquier tipo de dispositivo, obtener información de cualquier plataforma, y entregarla a cualquier ubicación, para cubrir todas las bases de una organización.
En cuarto lugar, debemos descubrir qué procesos y aplicaciones están creando los documentos. Por supuesto, aplicaciones como Word y Excel crean muchos de los documentos y, probablemente, todos los flujos de trabajo PDF se originan en las estaciones de trabajo (impresión de front-end) de los usuarios finales. No obstante, es valioso descubrir otras rutas de impresión en la organización que podrían aumentar el desafío para las soluciones de impresión de toda la empresa. Aplicaciones como SAP, Oracle, Epic, Cerner, etc., tienen la capacidad de imprimir desde la aplicación misma (impresión de back-end), que dirige la impresión desde un servidor de back-end con destino a un dispositivo.
Por ejemplo, la impresión SAP puede ser muy difícil y complicada por varios motivos. Una organización que utiliza aplicaciones SAP podría disponer de varios dispositivos de impresión de diversos fabricantes, desplegados regional o globalmente. También puede haber involucradas impresoras especializadas, como las impresoras de transferencia térmica Zebra, desplegadas en almacenes o laboratorios. Muchos de esos fabricantes cuentan con sus propias configuraciones para imprimir desde SAP, lo que complica aún más la configuración. Esto también puede hacer que la experiencia del usuario sea más difícil y frustrante debido a las diferencias en la forma de manejar distintas impresoras.
Puesto que las aplicaciones de impresión de back-end suelen ser un sistema de tipo “enviar la impresión y olvidarse de ella”, si se produjera un fallo en algún punto del proceso, típicamente se necesitaría generar de nuevo un informe o lista de selección. Reimprimir puede consumir mucho tiempo si el usuario está trabajando con un informe o proceso complicado que requiere un plazo largo para generar. En tales situaciones, sería práctico poder reenviar una copia guardada de un trabajo desde el sistema de gestión de impresión.
¿Qué sucede si una organización trabaja con otras organizaciones más pequeñas de carácter afiliado que emplean la aplicación de back-end, pero las dos partes no están conectadas a la misma red o WAN? Por ejemplo, imagina que una relación de B2B exige que ambas usen la aplicación, pero la afiliada menor tiene que imprimir en sus propias impresoras que no están conectadas a la organización mayor. ¿Y qué ocurre con el mainframe? Si aún es necesario imprimir con el mainframe legacy, ¿cómo se puede incluir este output en un entorno de impresión integrado?
LRS tiene la capacidad para trabajar con todos estos escenarios, incluyendo uno que no se ha tratado en este artículo: pull printing. LRS puede habilitar el pull printing de output desde Windows, así como desde aplicaciones especializadas como SAP, Epic, dispositivos móviles y más. Esto permite enviar trabajos de impresión seguros a cualquier dispositivo que el usuario esté autorizado a acceder. Realmente, LRS puede apoyar la impresión desde cualquier aplicación, en cualquier plataforma y a cualquier dispositivo.
Última pregunta: una vez que se han investigado y conseguido respuestas a las cuatro preguntas anteriores, ¿qué queda por hacer? Mi compañero Hunter Hill ayudará a responder esa pregunta en el próximo artículo de esta serie.