La semana pasada, mi compañero Nebil explicó por qué migrar la impresión y el escaneo a la nube no es solo una gran idea, sino un paso imperativo para las organizaciones. Ahora que sabemos que debemos entrar en la nube, solo tenemos que dar el paso, ¿verdad? “No debería ser nada complicado”, estarás pensando. Aunque ciertamente se puede hacer sin complicaciones, antes de entrar de lleno en esta transición, hay varios factores que considerar. En este artículo, revisaremos varios elementos que se deben tener en cuenta de antemano para facilitar las cosas a largo plazo.
Piensa en algunos de los retos menos aparentes, como los documentos importantes que deben circular por tu organización para apoyar tus procesos de trabajo diarios. Antes de poder utilizar tu nueva solución de impresión y escaneo en la nube, se deben migrar miles, o incluso cientos de miles, de estaciones de trabajo de usuarios finales. Debe ser posible imprimir desde aplicaciones críticas en un servidor de tu organización, o te arriesgas a que se produzcan interrupciones y demoras de documentos que ninguna organización se puede permitir. Dispositivos terminales, tales como impresoras y escáneres de numerosas marcas y modelos, complican aún más la situación. A menudo, conectar las estaciones de trabajo de usuarios finales a dichas impresoras/escáneres, requiere la implementación de componentes de infraestructura, tales como servidores de impresión Windows. Dependiendo del tamaño de tu organización, tu entorno podría asemejarse a la imagen siguiente:
Como se muestra, una organización puede tener muchas aplicaciones/estaciones de trabajo/dispositivos móviles generadores de output que deben estar conectados a la infraestructura que los soporta. Para manejar ese volumen de documentos, las organizaciones suelen configurar docenas o cientos de servidores. A continuación, cada impresora de tu entorno debe definirse en dichos servidores. Parece fácil, ¿verdad? De hecho, no lo es tanto si consideras que un servidor de impresión Windows solo puede mantener unos pocos cientos de impresoras. Puesto que tienes más de unos pocos cientos, tu equipo deberá dirigirse a cada uno de estos servidores de impresión Windows y definir las impresoras.
Finalmente, el equipo de TI logran definir todas las impresoras y las cosas se ponen en marcha en producción. En un momento dado, recibirán la llamada de un usuario final pidiendo ayuda para recuperar su documento de una impresora. Tu equipo no recuerda en qué servidor de impresión Windows se definió esa impresora, por lo que debe comprobar los más de 40 servidores hasta localizar el correspondiente a la impresora afectada. Esto ya es bastante problemático cuando es tu propio personal el que se encarga de gestionar la red, pero las cosas empeoran cuando hay involucrado un proveedor de servicios de impresión gestionados. Las tareas más simples, como añadir o mover una impresora, se ven sobrecargadas con prolongadas y costosas solicitudes de control del cambio.
Seguro que estarás de acuerdo en que las arquitecturas tradicionales de impresión ya no están a la altura de las circunstancias. La arquitectura antigua está desapareciendo, y cada día son más las organizaciones que pasan a la nube. No obstante, es importante considerar cómo realizan ese cambio. No debes limitarte a trasladar tu desbarajuste actual a la nube, ya que el entorno resultante continuará siendo tan voluminoso y complicado como lo era on-premise. Por suerte para ti, LRS tiene la solución.
Muchas empresas están uniendo fuerzas con LRS para ofrecer un servicio de impresión y escaneo en la nube que abarque toda la organización. Esto no solo proporciona un pilar digital, sino que también entrega una solución de impresión y escaneo multivendedor, centrada en la seguridad y la fiabilidad; una solución que elimina la necesidad de actualizar y mantener constantemente una infraestructura de TI inflexible y complicada para impresión y escaneo.
Dotar a tus usuarios de las funciones de Enterprise Cloud Print and Scan es más fácil que nunca con la solución LRS, ya que aprovecha la conexión de tu organización al Internet público. LRS se ocupa de todas las complicaciones relacionadas con dicha conectividad, la autenticación segura y la codificación de datos – todo ello esencial en la industria actual. El software LRS ha ayudado a muchos clientes, ya que elimina los puntos comunes de fallo y simplifica el entorno de TI:
- Aumenta la eficiencia de administradores y usuarios finales con interfaces de usuario intuitivas
- Reduce la intervención de TI en las tareas diarias de administración de la impresión y el escaneo
- Establece una capa de servicio de confianza para gestionar la captura de documentos de forma segura y fiable desde cualquier aplicación o plataforma, y entregar a cualquier destino
Este último punto quizás sea el más importante. Como dijo mi compañero Nebil, la habilidad de imprimir cualquier documento/en cualquier momento/en cualquier lugar es fantástica, pero no si se obtiene a expensas de la seguridad.
Una vez que hemos expuesto los retos a los que te enfrentas en la actualidad y los requisitos para las condiciones futuras de la solución de impresión y escaneo en la nube de tu organización, nuestro próximo artículo de blog se ocupará del tema tabú principal: ¿cómo desarrollamos y desplegamos concretamente una solución de impresión y escaneo Enterprise? Mantente atento.