El nuevo entorno laboral funcionará si lo gestionas. Pero no ignores los detalles o tu personal sufrirá.
El rendimiento de la inversión es convincente
Nuestra reciente serie de Blogs se ocupó del porqué y del cómo relacionados con la impresión y el escaneo en la nube. Curiosamente, una vez que dispones de una infraestructura de impresión/escaneo en la nube, los siguientes pasos tienden a comenzar a ser más simples y obvios.
¿Cuál es tu siguiente paso? ¿Qué opinas de utilizar funcionalidades integradas en la solución que emplea seguridad Zero-Trust y comunicación IoT segura para convertirse en una solución de “cualquier cosa/en cualquier lugar”? Puedes dotar a tus usuarios de funcionalidad de impresión y escaneo que se adapta a tu moderna fuerza de trabajo híbrida. Los artículos anteriores no dedicaron mucho tiempo a tratar el retorno de la inversión. ¿Por qué iban a molestarse?... Los autores son todos técnicos.
Tampoco voy a dedicarle demasiado tiempo aquí. Con la siguiente excepción: si nos permites, LRS puede ayudarte a encontrar una justificación financiera tan convincente que ninguna persona razonable la desafiaría o estaría dispuesta a esperar. Los ahorros son realmente así de grandes. Puede que te preguntes: “¿Por qué no son ya estos ahorros en potencia una prioridad para mi organización?”. Probablemente, porque tu organización aún no se ha dado cuenta. Eso se debe a que la mayoría de los gastos existentes relacionados con documentes se absorben en áreas que tradicionalmente no se miden, o por lo menos, que no se analizan en relación con dichos costes. Durante muchos años, expertos de LRS han reunido sus conocimientos para demostrar el caso de negocios. En la mayoría de los casos, podemos encontrar rápidamente evidencia irrefutable de grandes ahorros de costes que ascienden a millones de dólares o euros.
No obstante, hay una razón aún más importante que reducir los costes. Hazlo por tus empleados.
Necesitas cambiar. ¿Pero te da miedo el cambio?
El trabajo híbrido se ha convertido en algo normal, especialmente como resultado de la reciente pandemia. Por tu parte, debes satisfacer los requisitos de un entorno laboral productivo apoyando la norma híbrida, pero vas a tener que justificarlo. ¿Cómo justificas un cambio que la mayoría sabe que debe realizar, pero que también teme?
A un nivel más profundo, ¿por qué unos se oponen al trabajo híbrido mientras otros están a favor? Algunos seguro que se imaginan un grupo de empleados holgazanes recalcitrantes y desaliñados, es decir, ¡el reino de la anarquía¡; mientras que otros quizás vean una utopía implementada sin esfuerzo donde empleados empoderados y dinámicos, con una satisfacción laboral estelar, son brillantemente productivos.
Puede que exista una forma más matizada de considerar esta cuestión. Durante la pandemia de Covid, tuvimos que reaccionar muy rápidamente en el entorno laboral. Algunos ya estaban preparados. Tengo que decir que la transición de LRS durante Covid fue casi perfecta. Sin embargo, observamos las dificultades de algunas organizaciones. Unas veces se debió a que estaban demasiado atrasadas en cuanto a tecnología. Otras veces, sinceramente, se debió a empleados que ya estaban desanimados o no eran productivos en la oficina. ¿Por qué iban a actuar de manera diferente fuera de la oficina?
Esto no es una idea nueva
La gente lleva décadas intentando mejorar el entorno laboral; a veces, de maneras que se asemejan extraordinariamente a lo que observamos en la actualidad.
En el libro titulado, “The Office of Good Intentions. Human(s) Work”, hay un ensayo sobre una agencia publicitaria de California llamada TBWA\Chiat\Day cuyos líderes imaginaban una utopía para nómadas digitales - ¡a principios de la década de los 90! Su idea era que, si tenías un ordenador portátil y un teléfono móvil, ¿por qué ibas a necesitar ir a la oficina? ¿por qué necesitabas atenerte a un horario laboral estándar? ¡Trabaja en la playa! (la empresa estaba ubicada en el sur de California); trabaja en la cama. Trabaja siguiendo el horario más conveniente para ti.
No funcionó a la perfección... particularmente cuando exportaron esta filosofía a su oficina neoyorquina (¡qué sorpresa!). Allí, los conceptos, aunque virtuosos y visionarios, tropezaron con la realidad de hacer el trabajo y colaborar con los compañeros de equipo. Eso es lo que más me llamó la atención de su historia. Su idea era fantástica. Su objetivo era hacer que el entorno laboral fuera agradable e inspirar la creatividad. Pero parece que, para que funcionase, no lograron emparejar exactamente la tecnología con los requisitos de los individuos. Los empleados comenzaron a resistirse a esta nueva iniciativa y hubo que poner a un lado el gran lanzamiento del “trabajo en cualquier lugar, en cualquier momento”.
Una cuestión tratada en el ensayo fue el intento de eliminar el papel y ciertos espacios de colaboración. El personal aún necesitaba alguna forma de colaborar, así como output de algún tipo. Los empleados seguían requiriendo ciertos documentos en papel, y algunos comenzaron a establecer “archivadores” ad hoc en los maleteros de sus coches. Para mí, la conclusión es la siguiente: tu equipo necesita más. Necesita disponer de las herramientas y los recursos adecuados para hacer su trabajo, y necesita que sus líderes le ayuden a superar los obstáculos que encuentre por el camino. Al tratar las necesidades, los detalles son importantes.
La arquitectura de la oficina era fabulosa, pero una de las razones por las que no podían hacer su trabajo era… ¿¡la impresión!?
Sigue siendo una buena idea
Un artículo relevante en la revista The Economist titulado “The Fuzzy Corporation” (La corporación difusa) cita al economista Ronald Coase, que escribió un ensayo sobre este tema en 1937. Trató las razones fundamentales por las que es más eficiente crear una empresa con sus propios empleados que subcontratarlo todo. Una organización pequeña puede perderse los beneficios de las eficiencias de escala. No obstante, todos conocemos organizaciones, tanto públicas como privadas, cuyo crecimiento ha sido tal que toda eficiencia obtenida gracias a su tamaño ha sido anulada subsiguientemente por el laberinto de complejidades creadas como consecuencia. A medida que una organización crece y aumenta su complejidad, comienza a perder eficiencia de otras maneras.
Teóricamente, siempre debería ser más económico subcontratar que contratar. Aunque sabemos que ese no es el caso, debido a todas las complejidades que acompañan a los negocios. Una organización más grande debería percatarse de que ciertas cosas son más económicas si se hacen internamente. En el pasado, las tareas y servicios legales, cumplimiento, investigación, así como otras cuestiones orientadas hacia el conocimiento, se han resistido a la subcontratación. Esto comienza a ser interesante cuando te das cuenta de que, en el ambiente de negocios actual, la subcontratación del trabajo relacionado con el conocimiento está escalando y, por lo general, no se centra regionalmente.
¿Cómo mantienes la eficiencia de escala en tu organización mientras simultáneamente subcontratas el trabajo de conocimiento? Estos trabajadores necesitarán formar parte de tu organización de modo transparente, pero, al mismo tiempo, sus interacciones dentro de ella deberán ser seguras. La manera de tratar esta cuestión no es un concepto nuevo. Históricamente, las organizaciones han utilizado tecnología nueva y más avanzada para poder mantener la eficiencia de grupos cada vez más grandes y dispersos. Hace muchos años, las organizaciones adoptaron los teléfonos, el email, los viajes aéreos y muchas otras tecnologías que ahora se consideran herramientas estándar en los negocios.
Haz lo correcto
Gestionar el personal no significa restringir su habilidad para realizar su trabajo. Y, ciertamente, no significa equiparlo con herramientas inferiores. Por el contrario, gestionar a los empleados significa ofrecerles un objetivo, dotarles de las herramientas para alcanzar dicho objetivo y eliminar los obstáculos que se interpongan en su camino para lograrlo. Considera nuestro caso: queremos imprimir y escanear, implementar seguridad Zero Trust y proporcionar la habilidad de hacer todas esas cosas de forma segura, en todo momento y lugar, con todos los dispositivos. En el nuevo mundo de trabajo híbrido, presentación digital y trabajadores del conocimiento subcontratados, yo propondría que este es un detalle que no deberías pasar por alto. Lo que está claro es que nadie necesita imprimir o escanear hasta que lo necesita. Entonces, si no se dispone de la herramienta correcta para el trabajo, esa necesidad se convierte en un obstáculo para un objetivo de negocios.
¿Deberías intentar controlar o deberías equipar y habilitar? ¿Tienes el tiempo y los recursos para hacerlo? La respuesta “No” no es sorprendente, pero podría significar que entras de cabeza en la ruta ineficiente y difícil de manejar. “No disponemos del tiempo ni del personal” es una de las frases que oímos con más frecuencia. Nuestra reciente serie de artículos “Nuevas perspectivas” podría ayudarte a comprender este concepto, pero permíteme que lo condense aquí. Tu entorno de impresión existente en el lugar de trabajo probablemente sea subóptimo, pero ese es un problema común y sabemos cómo resolverlo por ti.
Pasar a la nube no es solo algo de rigor, sino que es realmente capaz de abrir nuevas oportunidades para tu negocio, proporcionarte nuevas herramientas y eliminar viejos obstáculos. Como los artículos anteriores articulaban, también podemos ayudarte con eso. Lo que a ti puede parecerte una tarea colosal, para nosotros es el pan y vino de cada día. Cualquiera que sea la estructura de tu entorno actual, probablemente ya hayamos visto otras semejantes. ¿Estás listo para dar el paso hacia la nube? ¡Ponte en contacto con nosotros hoy mismo!