Le monde de l’informatique évolue sans cesse. Les environnements mainframe centralisés ont laissé la place à des architectures client-serveur, qui ont plus tard re-centralisé les applications à l’aide des clients légers et de l’informatique mobile. Pendant ce temps, le cloud computing, un système qui n’était qu’un concept très flou il y a dix ans, révolutionne tout. Plus tard, une nouvelle idée prendra le relais.
Peu importe comment les entreprises décident de connecter leurs applications métier aux personnes qui les utilisent, il faudra toujours imprimer. Pourquoi ? Parce que les documents sont souvent les seules preuves tangibles qu’il reste des précieuses données traitées. Vous ne me croyez pas ? Essayez de vous saisir de votre maison, votre voiture ou votre assurance maladie.
Alors, si les documents sont si importants, pourquoi l’impression n’est-elle qu’une préoccupation secondaire ?
Voici ce que nous avons pu entendre de la part des entreprises qui nous expliquent pourquoi elles ne prêtent pas beaucoup attention à la façon dont elles génèrent, formatent et distribuent les documents imprimés :
- « Nous n’imprimons pas beaucoup aujourd’hui, et nous comptons imprimer encore moins à l’avenir. »
Il s’agit peut-être de la vision de certaines personnes de l’entreprise, mais les experts affirment le contraire. Selon l’IDC, les entreprises du monde entier impriment près de 3 mille milliards de pages par an. Ce nombre a peut-être légèrement baissé l’année dernière quand personne n’était dans les bureaux, mais certains prédisent que le volume de pages imprimées va augmenter au cours de l’année qui vient et que l’adoption des périphériques multifonction dans les bureaux va s’accélérer. Ces appareils ajoutent des fonctionnalités telles que la numérisation et l’automatisation des workflows de documents à ce qui consistait autrefois simplement à mettre du toner sur du papier. Même si le volume d’impression commence à diminuer, il sera toujours nécessaire de gérer des documents en toute sécurité.
- « L’impression, c’est pas très compliqué. On clique sur imprimer, on va à l’imprimante et on récupère le document. C’est facile ! »
À la décharge de ceux qui partagent cette opinion, imprimer ne leur pose pas de problème. Cela s’explique souvent par le fait qu’ils sont haut placés dans l’entreprise et qu’ils disposent d’une équipe de techniciens hautement qualifiés qui s’assurent qu’il n’y ait jamais de problème d’impression. Tout le personnel de l’entreprise ne bénéficie pas de ce genre de service. Si vous demandez à ceux chargés de la configuration et de la maintenance des périphériques multifonction, des imprimantes et autre matériel, de l’installation et de la mise à jour des pilotes d’impression sur les différents serveurs, de la résolution de problèmes d’impression signalés par les utilisateurs, vous vous rendrez compte que l’impression, ce n’est pas si simple. Surtout lorsqu’il est question d’imprimer à partir de systèmes backend tels que SAP, Oracle ou des solutions EMR. Une impression inefficace ou incorrecte peut avoir un impact sur les performances de ces applications commerciales essentielles, et cela affecte les profits.
- « Bon, d’accord, imprimer n’est peut-être pas si simple que ça, mais c’est comme la météo. Les problèmes surviennent et on n’y peut rien, il faut faire avec. »
Quelle belle analogie. Pensez à l’endroit où vous souhaiteriez vous abriter pendant un ouragan ou une tornade. Maintenant, imaginez un abri tout aussi robuste, sous la forme d’un système de gestion d’output, doté de qualités telles que la récupération automatique des erreurs et l’envoi chiffré de données d’impression, que les documents transitent sur le réseau ou attendent dans un serveur spool. Un système qui effectue automatiquement les mises à jour de pilote d’impression sur l’ensemble du réseau d’impression et fournit une comptabilité détaillée pour suivre à la fois la sécurité des documents et les coûts d’impression.
La gestion du volume d'impression grâce à l'utilisation d'un nombre incalculable de serveurs d'impression Windows différents peut suffire lorsqu'il fait beau, mais lorsque des nuages se profilent à l'horizon, une solution de gestion d’output entièrement intégrée est une option plus sûre et plus attrayante. Et dans les grandes entreprises, il pleut toujours quelque part.
- « Mon service a d’autres chats à fouetter. L’optimisation des processus d’impression n’est pas une priorité pour nous. »
C’est peut-être vrai. Mais c’est un problème que quelqu’un de votre entreprise, ou votre fournisseur de services d’impression, doit résoudre. Et leur capacité ou incapacité à résoudre des problèmes liés à l’impression de manière efficace et rapide peut avoir un impact direct sur la productivité des membres de votre service. Il est donc dans l’intérêt de chacun de comprendre comment sont gérés l’impression et les problèmes de documents.
- « Nous avons déjà une solution d’impression. Plus d’une, en vérité. Et une solution de numérisation. Et une archive de documents électroniques. Et… »
Alors vous n’êtes pas seuls. Au fur et à mesure que les entreprises se développent, fusionnent avec d’autres, s’étendent à d’autres régions du monde, etc., elles ont tendance à conserver les systèmes dont elles disposent et en ajoutent de nouveaux si besoin. Il est cependant judicieux de prendre du recul, d’examiner l’ensemble de l’environnement et d’éliminer les doublons là où c’est possible. Remplacer une demi-douzaine de systèmes d’impression, de numérisation, et de gestion d’output par une seule solution d’output management peut réduire la complexité et les coûts. En fait, une solution de gestion de documents intégrée peut fournir aux clients un retour sur investissement de plus de 400% et un délai de récupération de six mois.
Comme bien des choses, l’état de vos pneus, les performances de votre chaudière, etc., il est facile d’oublier l’impression avant que tout tombe en panne. LRS peut vous aider à identifier les potentiels problèmes et inefficacités avant qu’ils n’aient un impact sur votre entreprise. Il vous suffit de nous contacter.