Tous les quatre ans, la American Society for Civil Engineers publie un « bulletin » sur la condition de plusieurs éléments de l’infrastructure américaine : les routes, les barrages, les ponts, etc. Ce qui m’a le plus choqué dans le rapport de 2017, c'est le rapport sur le réseau d’eau potable du pays.
Selon ce rapport,
« un nouvel investissement important et une plus grande efficacité sont nécessaires car les stations de filtration, les tuyaux et les pompes ont dépassé leur durée de vie théorique.
Chaque jour, près de 23 milliards de litres d’eau potable traitée sont perdus à cause de canalisations qui fuient, ce qui représente 240 000 fuites chaque année.
On estime que les tuyaux vieillissants qui fuient perdent entre 14 et 18% de l’eau traitée par jour... »
Pour paraphraser un homme politique célèbre : « un milliard par-ci, un milliard par-là, et bientôt on obtient une jolie somme. » 23 milliards de litres gaspillés vous intéressent peut-être si vous aimez prendre un bain de temps en temps ou si vous avez l’habitude de boire de l’eau tous les jours. Mais quel est le rapport avec la gestion d’impression ?
Infrastructure cachée
Dans beaucoup des plus grandes entreprises du monde, les documents créés par des systèmes informatiques legacy génèrent des processus opérationnels clefs. Un logiciel d’impression mainframe aide ces entreprises à réduire leurs coûts d’impression et garantit une transmission fiable des documents. Une fois installées, les solutions d’impression mainframe fonctionnent en arrière-plan et s’intègrent à l’infrastructure sous-jacente. Et elles sont rapidement oubliées.
Vite... À quand la remonte la dernière fois où vous avez pensé aux tuyaux qui apportent l’eau chez vous ? Ou à la solution d’impression mainframe qui distribue des données confidentielles aux acteurs économiques de votre entreprise ? C’était il y a longtemps, n’est-ce pas ?
De tels systèmes tendent à devenir « invisibles » jusqu’à ce qu’ils cessent de fonctionner complètement, ce qui arrive rarement, voire jamais. Par conséquent, les efforts pour réduire les coûts d’impression impliquent en général des objectifs à haute visibilité. Des projets tels que le remplacement de vieilles imprimantes par des périphériques multifonction qui proposent des coûts d’impression par page réduits.
C’est un peu comme économiser de l’eau en remplaçant les robinets qui fuient dans la maison. C’est un projet louable, mais seulement si vous êtes sûr que la source d’eau enterrée dans votre jardin ne perd pas 1000 fois plus d’eau juste sous vos pieds.
Réduire les coûts d’impression
Comment et où pouvez-vous dénicher de réelles économies d’impression ? La première étape consiste à évaluer la taille du problème. Votre compteur d’eau est un outil pratique qui vous aide à identifier les pics de consommation d’eau (et d’éventuelles fuites). De même, le logiciel de contrôle et d’audit d’impression pour entreprise peut vous aider à repérer les tendances dans l’utilisation de documents qui conduisent à des coûts d’impression excessifs. Vous pouvez également identifier les « fuites » de sécurité inquiétantes tels que les accès non autorisés à des informations confidentielles. Sans ces outils qui mesurent, contrôlent et surveillent le flux de documents dans votre entreprise, vos véritables frais d’impression sont imprévisibles.
Il est aussi possible de réduire les dépenses en éliminant les systèmes d’impression superflus. Au fil du temps, beaucoup d’entreprises ont mis en place un patchwork de solutions de gestion d’impression, chacune destinée à gérer l’impression à partir d’une plateforme ou d’une application différentes. Par exemple, maintenez-vous plusieurs serveurs d’impression Windows pour votre impression bureau, un serveur Unix à part pour gérer l’impression de vos systèmes ERP et CRM, et une solution d’impression mainframe pour l’output de vos applications legacy ? Si c’est le cas, vous pouvez réduire de manière significative le coût de l’impression en établissant un seul point de contrôle capable de gérer l’output de toutes les applications, mobile comme mainframe.
Des solutions de gestion d’output d’entreprise (EOM) exhaustives ne se contentent pas d’éliminer le superflu coûteux, mais automatisent également des tâches administratives de routine. Par exemple, si un document n’est pas imprimé en raison d’un dysfonctionnement du matériel ou d’une erreur, le logiciel EOM le redirige automatiquement vers un périphérique tout près et/ou fait part des erreurs d’impression aux administrateurs. Cela augmente la productivité des travailleurs IT, ce qui se traduit par un bénéfice de près de 10 000$ pour 100 imprimantes, selon une analyse.
Enfin, une solution logicielle EOM complète peut vous aider à tirer pleinement parti des fonctionnalités économiques de votre parc de périphériques. Vos appareils peuvent peut-être imprimer en recto-verso (duplex), mais si vos applications ne sont pas conçues pour l’impression duplex, vous ne pourrez pas faire ces économies sans changer le codage. De même, vos appareils peuvent sans doute imprimer en couleur, mais il vaut mieux désactiver cette option coûteuse pour des impressions non critiques (telles que des emails d’utilisateurs, des fiches de paie, etc.). Le logiciel EOM vous permet d’exploiter toutes les fonctionnalités économiques de votre parc de périphériques, quelle que soit l’origine des documents.
Le gaspillage est sournois : moins vous le voyez, plus il est susceptible de vous frapper.
La mise en place d’une solution logicielle EOM évolutive et multiplateforme est un excellent moyen de protéger votre entreprise...et vos bénéfices.