Les outils numériques peuvent-ils résoudre les problèmes dans le monde analogique ? Les anciennes et nouvelles technologies peuvent-elles exister en harmonie sur le lieu de travail ? Sur la base de mes expériences acquises sur le site d’un nouveau client, j’ai le plaisir de dire que la réponse est « oui ». Je m'explique.
Dans la plupart des environnements des clients LRS, les documents sont générés par un utilisateur connu et authentifié, puis envoyés vers une imprimante ou vers une MFP (imprimante multifonction). Toutefois, certaines entreprises – par exemple, dans les entrepôts, prestataires de services et autres – ont besoin de support pour des opérations de documents « anonymes » ou de type « walk-up », comme la copie ou la télécopie. Dans ces entreprises, les employés très occupés n’ont généralement pas, ou n’ont pas besoin, de droits d’accès au réseau. Et même s’ils en avaient, leur emploi du temps est si chargé qu’ils n’auraient pas le temps de s’authentifier sur chaque imprimante MFP, de vérifier les messageries, etc.
Dans ces cas-là, les produits LRS peuvent-ils être utiles ? Normalement, notre principale valeur ajoutée est notre capacité à authentifier l’utilisateur et à garantir qu’il ne voit que les flux de travail nécessaires à sa fonction. Nos logiciels détermine les flux de travail appropriés pour cette personne, y compris l’administration centralisée des flux de numérisation, les droits d’usage appropriés des fonctions du périphérique multifonction et, bien entendu, la distribution sécurisée des documents. Si l’on enlève l’authentification, que reste-t-il ?
Examinons un processus métier sélectionné au sein d’une entreprise de construction.
Croyez-le ou non, la télécopie reste un mode de communication essentiel pour de nombreuses entreprises. L’une des raisons à cela est qu’une télécopie est communément acceptée comme preuve légale que les documents ont été transmis au destinataire. Lorsque vous envoyez un document par télécopie, vous recevez une page de confirmation, qui agit comme une sorte de justificatif confirmant la distribution du document. C’est pourquoi de nombreux processus métier utilisent encore cette méthode de communication (certes) démodée.
Sur les chantiers de cette entreprise de construction, des prestataires se déplacent pour passer des commandes à l’aide des multifonctions de l’entreprise équipés de cartes Fax. Leurs processus métier exigent que les employés conservent la télécopie d’origine et le reçu de confirmation pour prouver qu’ils ont bien passé la commande. Ces personnes ne sont pas des utilisateurs de services informatiques assis à leur bureau dans un environnement de bureau climatisé. Ils n’ont pas d’accès à un ordinateur ni à des badges d’identification, et ils n’ont pas le temps de se connecter et se déconnecter des systèmes en ligne. Ils envoient actuellement des documents par fax à l’aide de cartes fax installés dans les diverses MFP sur le chantier et ils doivent attendre la réception d’une page de confirmation pour prouver qu’ils ont effectué leur travail.
Question : si vous vouliez digitaliser un tel environnement sans changer les processus de travail de base, comment vous y prendriez-vous ? Ce client avait déjà essayé de mettre en œuvre une stratégie de digitalisation avec un autre fournisseur, mais cette solution ne pouvait fournir la preuve de distribution exigée pour ces utilisateurs qui n'étaient pas des informaticiens et qui ne disposaient pas de droits d’authentification au réseau. Ce client s’est alors tourné vers LRS pour obtenir de l’aide.
La solution que nous avons proposée impliquait deux produits LRS et un produit proposé par un fournisseur très respecté de solutions de Cloud Fax, appelé Retarus (bien que, naturellement, LRS reste toujours vendeur indépendant vis-à-vis des fournisseurs). La première partie de la solution était notre logiciel MFPsecure/Scan qui fournissait un agent cohérent sur l’appareil multifonction. Une autre partie, moins évidente, de la solution combinée était notre module Mobile Connector qui facilite la communication SMTP pour s’adresser à l’imprimante. Conjugué à l’offre du Cloud Fax de Retarus, le nouvel environnement amélioré se présente ainsi :
Comme vous pouvez le voir, lorsqu’AUCUN UTILISATEUR n’est connecté, la télécopie est envoyée par protocole SMTP vers la solution Retarus. Le champ « TO » est renseigné avec le numéro de télécopieur du destinataire visé. Le champ « FROM » indique l’adresse de messagerie électronique de l’imprimante MFP sur lequel l’utilisateur a lancé l’opération de télécopie (par exemple : printer1@print.company.com). Une fois la commande transmise avec succès, le logiciel de Retarus enverra par courrier électronique le reçu de confirmation et le document télécopié avec succès à l’adresse de messagerie électronique d’origine (« FROM »). Grâce au logiciel Mobile Connector LRS, l’adresse de l’expéditeur peut être portée sur une liste blanche et envoyée directement au périphérique MFP d’origine.
Toutes les communications SMTP entrantes et sortantes passent par le système d’échange de courrier de l’entreprise du client et toutes les communications sont chiffrées tout au long du processus. Autre avantage, nous fournissons une piste d’audit claire et centralisée de toutes ces transmissions par télécopie. Mieux encore, aucune personnalisation particulière n’a été nécessaire. Il s’agissait vraiment d’une solution « prête à l'emploi ».
L’environnement a fonctionné immédiatement et les économies annuelles réalisées par le client dépassent le million d'euros. D’où viennent les réductions de coûts ? De l’élimination des cartes fax, des lignes téléphoniques analogiques et de l’administration de ces lignes. Les tâches d’administration actuelles consistent désormais uniquement à créer la destination utilisateur SMTP dans l’interface Web de Retarus lorsqu'un nouveau dispositif de fax est déployé. De plus, le client peut maintenant procéder à la mise en œuvre de l’authentification des utilisateurs informatiques sur les MFP, ce qui permet d'étendre les avantages de la numérisation à l'ensemble de l’entreprise.
Une bonne construction commence avec de bons matériaux, des architectes qualifiés et une main-d’œuvre compétente. C’est tout aussi vrai dans le monde de l’informatique que sur un chantier de construction. De tels environnements, qui reposent sur des fondations solides, peuvent résister à l’épreuve du temps.
Ellen, Florian et Stephan, si vous lisez ceci, merci !