Dans un , mon collègue Tim Kollars a présenté une série d'articles à venir rédigés par les experts techniques LRS. Ces auteurs sont principalement des ingénieurs systèmes, certains possédant plusieurs dizaines d’années d'expérience dans le domaine de l’Enterprise Output Management. Mais avant de laisser cette série d’articles à ces experts avérés, j'ai pensé préférable de définir certains concepts clés que vous rencontrerez dans les semaines à venir.
En bref, les lieux de travail modernes exigent aujourd’hui que les informations soient transmises rapidement et en toute sécurité à tous les employés qui en ont besoin pour effectuer leur travail. La plupart de ces informations se présente sous forme de documents, dont certains sont partagés avec des clients, des fournisseurs et d’autres parties prenantes externes. La capacité à capturer des documents provenant de n'importe quelle source, à les convertir dans le format approprié au périphérique de destination, puis à les distribuer de manière sécurisée, est essentielle pour les activités de l’entreprise.
LRS a inventé le terme « Enterprise Print Management » en 1994 pour distinguer sa solution VPS® originelle et ses extensions des autres produits d'impression du marché. Mais à mesure que les fichiers PDF, l’envoi de documents par courrier électronique et les solutions de visualisation des documents basés sur le Web gagnaient en popularité, nous avons réalisé que le terme « Print Management » était trop restrictif. Les documents électroniques et papier ont tous deux de la valeur. C’est ainsi que le terme « Enterprise Output Management » est né.
Pourquoi « Enterprise » ?
Le terme « Enterprise » a de nombreuses significations, mais si l’on met de côté les références à la saga Star Trek, il désigne généralement une entreprise de grande taille, complexes, ou les deux à la fois. Toutes les grandes entreprises n’ont pas nécessairement des besoins complexes en matière de documents, mais certaines petites ou moyennes entreprises ont des besoins extrêmement complexes en matière d’Output Management.
Dans le contexte de la prochaine série de blogs, nous pouvons considérer une entreprise comme une organisation qui comporte :
- Des processus métier critiques qui dépendent de la distribution des documents dans les délais requis
- De nombreuses applications métier différentes, provenant de diverses plates-formes matérielles, de systèmes d'exploitation, de réseaux et/ou d'environnements en Cloud
- De nombreux d’employés effectuant leur travail depuis une multitude de lieux et accédant aux données de différentes manières, que ce soit au moyen de PC, de clients légers, de téléphones, de tablettes sans fil, etc.
- Un besoin exprimé de protéger les données confidentielles, soit pour la conformité réglementaire, soit simplement pour conserver un avantage concurrentiel
Les services informatiques de ces entreprises doivent s'assurer que les parties prenantes puissent obtenir les informations dont elles ont besoin de la manière la plus rapide et la plus sûre possible. Un système d'Enterprise Output Management (EOM) fournit un point de contrôle central qui aide les ressources informatiques à définir les imprimantes et autres destinations pour les documents sortants, à gérer facilement la sécurité des utilisateurs et du réseau, et à identifier de manière proactive les problèmes potentiels de distribution des documents sortants avant qu'ils n'affectent les processus métier.
Un logiciel EOM doit être simple, évolutif et flexible. Malheureusement, ces qualités sont souvent en contradiction les unes avec les autres. Imprimer à partir d'un PC vers une imprimante de bureau est simple : il suffit de connecter l'ordinateur et l'imprimante avec un câble USB et d’appuyer sur « Imprimer ». Permettre à plusieurs utilisateurs de PC de partager une imprimante sur un réseau est plus compliqué et nécessite généralement l'installation d'un serveur d'impression.
Dans une entreprise comptant des dizaines ou des centaines de sites et des milliers d’imprimantes, la situation se complique encore plus. Lorsqu'un travail d'impression échoue, le personnel informatique ne sait pas par où commencer pour résoudre le problème. Si l’on ajoute à cela un mix d’applications fonctionnant sous Windows, UNIX, Linux, les mainframes IBM Z et même le Cloud, la complexité augmente de façon exponentielle.
Maintenir la sécurité des documents dans un tel environnement est une tâche ardue. La multiplicité des plates-formes et des applications implique de nombreux paramètres de sécurité différents. Les solutions modernes de gestion d’identité peuvent faciliter cette gestion. Ce qui est encore plus facile, c'est de disposer d’un point de contrôle unique pour gérer toutes les éditions, quelle que soit leur origine ou leur destination… un point de contrôle qui s’intègre aux solutions de sécurité OIDC modernes, prêtes pour le Cloud, et qui prend en charge le cryptage de bout en bout, depuis la création du document jusqu’à sa distribution réussie à l’imprimante ou à une autre destination.
Garantir l’avenir de l’entreprise
En matière de technologie, les experts informatiques ignorent souvent ce qu’ils ne savent pas. Quels nouveaux périphériques seront disponibles dans 5 ou 10 ans ? Votre entreprise achètera-t-elle un concurrent ou sera-t-elle rachetée par quelqu’un à l’avenir ? Si tel est le cas, vos applications, vos parcs d’imprimantes et vos solutions d'output management seront-ils suffisamment flexibles et évolutifs pour gérer ce nouvel environnement informatique plus vaste et plus hétérogène ?
Par définition, nos décisions sont toutes prises à un moment précis. Ce qui semble être une bonne solution pour les besoins actuels peut, un jour, s'avérer être une erreur coûteuse. Les solutions ponctuelles – simples et peu coûteuses pour résoudre les problèmes immédiats – se révèlent souvent peu flexibles et incapables de s’adapter à l’évolution future des besoins de gestion d’Output Management d’une entreprise. Lorsque ce jour arrive, le coût de remplacement de cette solution « simple et bon marché » par une nouvelle solution peut s’avérer très élevé. Je pourrais citer ici deux constructeurs automobiles, une organisation de soins de santé réputée, un grand détaillant en ligne et une grande agence gouvernementale qui ont appris cette leçon à leurs dépens. Je pourrais les nommer. Mais je ne le ferai pas, car tous ont fini par tester et/ou acheter le logiciel LRS d’Enterprise Output Management après avoir constaté les lacunes de la solution d’un concurrent.
Comme vous le découvrirez dans les semaines à venir, LRS propose une approche différente de celle de la plupart des autres fournisseurs de solutions sur ce marché. Nos solutions logicielles s'appuient sur des normes industrielles largement acceptées et intègre les dernières normes au moment où nos clients exigeants les adoptent. Nous collaborons avec les principaux fournisseurs de logiciels et de matériel pour certifier la compatibilité avec leurs offres, réduisant ainsi les risques pour nos clients mutuels. Nous continuons à proposer des solutions d’Output Management compatibles avec toutes les plateformes et tous les matériels, à la fois pour étendre notre portée sur le marché et pour protéger les investissements de nos clients dans les logiciels LRS sur le long terme.
Nous espérons que vous apprécierez notre prochaine série de blogs : Enterprise Output Management - la solution Modern Print et Scan. Comme toujours, si vous avez des questions ou des commentaires sur nos blogs, n'hésitez pas à nous contacter et nous nous ferons un plaisir de répondre à vos questions.