De nos jours, il existe des solutions très diverses pour consolider les serveurs d’impression. C’est plutôt intéressant, car il y a 20 ans, nous utilisions des serveurs d’impression sans même nous poser de questions.
Qu’est-ce qui a changé ? Nous pouvons désormais choisir comment structurer notre environnement d’impression, et supprimer des serveurs d’impression est très tentant. Tout d’abord, ces serveurs sont coûteux et il faut du temps pour les maintenir. Sans parler de l’impact sur l’environnement à cause de la consommation d’électricité et du stockage. Il est logique de réfléchir à une alternative.
Alors qu’il existe de plus en plus de solutions de consolidation de serveur d’impression, comment choisir la meilleure ? Voici les dix questions à poser lorsque vous devez choisir un logiciel de consolidation de serveur d’impression.:
1. Quelle proportion de vos impressions se fait avec Windows ?
À quoi ressemble votre organisation ? Avez-vous un environnement qui fonctionne exclusivement avec Windows, ou avez-vous besoin de plus que de l’impression de bureau ? Pensez à Mac, VDI/Citrix, Epic, et à d’autres output d’applications. Vous vous rendrez compte que beaucoup de solutions sont adaptées à une impression avec Windows, donc si vous avez besoin d’imprimer à partir de plusieurs plateformes, votre liste d’options est raccourcie.
2. Quelles fonctions supporte cette solution ?
Vous voulez une solution qui non seulement consolide les serveurs d’impression, mais qui gère également l’impression, assurez-vous donc de demander si la solution propose toutes les fonctionnalités que vous voulez. Pensez au pull printing, à l’impression basée sur des règles, à l’impression sécurisée, aux quotas d’impression, à la répartition des coûts, au suivi des appareils, au rapport et plus encore. Mieux encore, téléchargez notre check-list afin de vous assurer de ne pas oublier de fonctionnalités importantes.
3. Comment vérifier les offres des fournisseurs ?
Cette étape a tendance à être négligée, puisque nous aimons croire tout ce que nous voyons et entendons. Mais les fournisseurs enjolivent souvent les choses, vous êtes donc en droit de demander des preuves. Par exemple, au lieu de demander combien d’imprimantes peuvent être prises en charge, demandez plutôt : « Quel est le nombre d’imprimantes pris en charge chez un client actuellement ? » La question n’est pas tout à fait formulée de la même manière, mais cela vous permet d’obtenir une vraie réponse et pas une réponse marketing.
4. Pouvez-vous fournir de vraies références ?
C’est lié à la question précédente. Demander à voir les noms de vrais clients et à lire des avis authentiques. La fiabilité, c’est essentiel, mais que se passe-t-il si une solution n’est intéressante que sur papier ? C’est dû à un bon marketing. Certains sites internet de fournisseurs montrent des centaines de logos de clients, mais ces clients existent-ils vraiment ? Si vous trouvez un récapitulatif de logos d’entreprise, choisissez ceux qui ressemblent le plus à la vôtre et demandez des détails au fournisseur. Demandez ensuite à parler à quelqu’un chez un ou plusieurs de ces clients pour vérifier la référence. C’est une pratique répandue au moment du recrutement d’un nouvel employé, alors pourquoi ne pas faire preuve de la même diligence lors du choix d’un logiciel ?
5. Le logiciel communique-t-il bien avec notre matériel ?
Les périphériques d’impression sont intelligents de nos jours, vous cherchez donc une solution qui peut « communiquer » avec vos appareils. Et pas seulement pour leur « dire » quoi faire, mais également pour « débattre » des options. Aussi étrange que cela puisse paraître, c’est exactement ce qui se passe avec une communication bidirectionnelle. La solution de gestion d’impression et l’imprimante communiquent et s’assurent que les travaux d’impression sont exécutés correctement. Assurez-vous de rentabiliser votre investissement dans du matériel, et faites en sorte que cette case est cochée lorsque vous choisissez votre consolidation de serveur / logiciel de gestion d’impression.
6. Est-ce que c’est une « taille unique », ou une solution faite sur mesure ?
En plus d’une communication d'impression bidirectionnelle, vous devriez chercher des interfaces avec vos applications métier. Votre entreprise a probablement besoin d’une solution plus que conventionnelle qui fonctionne de la même manière dans chaque entreprise. Pensez à vos applications métier critiques qui fonctionnent sur une variété de plateformes informatiques, de mobiles à mainframe. Il existe des solutions qui s’étendent au-delà de l’impression Microsoft Office, et qui proposent même des alternatives électroniques à l’impression. Explorez les possibilités en faisant la liste des plateformes et des applications et demandez au fournisseur de créer une solution faite spécialement pour votre environnement.
7. Est-ce que le support pull printing est limité aux documents Windows ?
Vos employés se servent souvent de la suite Microsoft : Word, Excel, PowerPoint ou Adobe PDF. Ils soumettent un document à l’impression et ils veulent le récupérer sur n’importe quelle imprimante de votre réseau. Il existe au moins 20 solutions qui peuvent faire ça. Mais si votre entreprise a aussi besoin de gérer l’output de SAP et d’autres applications métier, la liste de solutions se raccourcit. Assurez-vous de vous renseigner auprès du fournisseur sur toutes ses méthodes de pull printing.
8. Quel est le type de support haute disponibilité proposé ?
Il faut explorer deux domaines clés : les scénarios de basculement et le cluster. La solution prend-elle en charge le cluster de basculement Microsoft ? Est-ce qu’elle utilise un basculement DNS ? Est-ce que c’est accompli via une base de données miroir ? Peut-elle gérer les clusters ? C’est une conversation très technique, mais il est nécessaire d’évoquer ces détails au début de votre recherche de solutions. Il existe un certain nombre d’options et de moyens pour garantir une haute disponibilité, mais c’est une chose qu’il faut avoir dès le début.
9. De quel type de suivi cette solution dispose-t-elle ?
Vous devez investir dans une solution durable qui vous laissera vous adapter aux mutations du marché. Une façon simple de s’assurer d’un développement continu est d’aller sur le site internet. La plupart des éditeurs de logiciel publient leurs informations en ligne. Comment la solution a-t-elle changée ? Qu'est-ce qui a été ajouté ? Ont-ils pris en compte les mutations du marché et comment l’ont-ils fait ? Ou ont-ils simplement opéré de petites mises à jour à leur solution ? Si ce n’est pas clair, interrogez-les sur les changements importants et les nouvelles fonctionnalités. Vous devez voir cela à l’avance afin de ne pas être surpris plus tard lorsque le marché évolue et que votre logiciel devient obsolète.
10. La solution peut-elle s’adapter aux changements de mon entreprise ?
La dernière chose à prendre en compte est le changement. Le marché peut et va changer, votre entreprise aussi. Il vous faudra être conscient des limites de chaque alternative afin que lorsque vous évoluez, la solution évolue avec vous. Par exemple : si vous changez les applications et les systèmes d’exploitation ? Disons que pour le moment vous utilisez seulement Windows, mais que plus tard vous aurez besoin d’utiliser Mac. La solution est-elle faite pour gérer ce changement ? Dans le futur, serez-vous celui qui devra contacter le fournisseur pour discuter de comment améliorer davantage vos processus opérationnels ? Raison de plus pour réfléchir à la flexibilité à l’avance.
Chez LRS, nous vous aiderons à identifier une solution ou une combinaison de solutions qui propose le meilleur retour sur votre investissement actuel et futur. Au fur et à mesure que votre environnement de travail évolue, nous serons capables de réévaluer vos besoins et de vous aider à adapter vos systèmes sans avoir à changer de fournisseur.
C’est seulement après avoir abordé les questions comme celles-ci et après avoir interrogé les fournisseurs potentiels que vous serez capable de comprendre ce que l’on vous offre. Il existe des considérations supplémentaires, mais tout dépend de vos préférences. Pensez au réseau de soutien. Est-ce que c’est important qu’un fournisseur aie son siège ou ses bureaux près de vous, ou souhaitez-vous acheter via un revendeur qui peut également vous fournir du matériel et des services ? La longueur des antécédents du fournisseur est-elle importante ? Toutes ces considérations vous aideront à faire le bon choix pour votre entreprise.
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