Dans mon article de novembre dernier, j’ai indiqué que chaque année, nous imprimons environ 2,8 trillions de pages. Ce chiffre démontre clairement que l’impression reste d’une importance capitale pour les entreprises mondiales, même si les technologies numériques ont fait évoluer son rôle de manière significative.
Pourquoi l’impression joue-t-elle un rôle aussi important dans le monde de l’entreprise ? Voilà quelques-unes des exigences auxquelles les documents imprimés continuent de répondre :
- Besoins opérationnels : Malgré le passage au numérique, les documents imprimés restent nécessaires aux fonctionnement quotidien de nombreuses entreprises. Il s'agit notamment de documents internes, de manuels, d’étiquettes, d’emballages et de factures.
- Accessibilité et facilité d’utilisation : Les supports imprimés peuvent être plus accessibles pour certaines populations, notamment les personnes âgées ou celles qui n’ont pas d’accès fiables aux appareils numériques. Leur lecture ne nécessite pas de d’appareils électroniques, ce qui peut être avantageux dans certains environnements.
- Professionnalisme et formalité : Les documents imprimés sont souvent perçus comme plus formels et plus professionnels, notamment dans les environnements de travail. C’est particulièrement vrai pour les documents tels que les propositions commerciales, les rapports et les invitations officielles.
- Conformité règlementaire et exigences légales : De nombreux secteurs d’activité sont soumis à des réglementations qui exigent des documents imprimés à des fins de conformité. Les documents juridiques, les contrats et autres dossiers officiels doivent souvent être imprimés et stockés physiquement.
- Marketing et image de marque : Les imprimés tels que les brochures, les dépliants, les cartes de visite et les affiches sont essentiels aux efforts de marketing. Ils constituent un moyen tangible pour les entreprises d'atteindre leur public et de laisser une impression durable.
- Préférences culturelles et régionales : Certaines régions et cultures privilégient encore les documents imprimés plutôt que les formats numériques. Les entreprises opérant dans ces régions doivent tenir compte des préférences et pratiques locales.
- Sécurité et Confidentialité : L'impression peut offrir un niveau de sécurité plus élevé pour les informations sensibles. Les documents physiques sont moins vulnérables aux cybermenaces, et sont donc la solution idéale pour les informations confidentielles.
- Sauvegarde et redondance : Les documents imprimés servent de sauvegarde en cas de défaillances numériques ou de perte de données. Les copies physiques garantissent la préservation des informations critiques même si les systèmes numériques sont compromis.
- Considérations environnementales : Bien que la numérisation soit souvent considérée comme plus respectueuse de l'environnement, des pratiques d'impression responsables utilisant des matériaux durables peuvent également minimiser l'impact environnemental. Certaines entreprises donnent la priorité aux méthodes d'impression durables pour s'aligner sur leurs objectifs environnementaux.
- Innovation et personnalisation : Les progrès de la technologie d'impression ont permis d’atteindre des niveaux élevés de personnalisation et d'innovation. Les entreprises peuvent produire des supports marketing personnalisés, des impressions à la demande et des solutions d'emballage uniques qui renforcent l’engagement des clients.
Dans l’ensemble, même si la transformation numérique modifie le mode de fonctionnement des entreprises, l'impression conserve son rôle crucial pour garantir la conformité réglementaire, l'efficacité opérationnelle, un marketing efficace et le respect des préférences régionales et des normes culturelles.
Ok, l'impression est toujours nécessaire. Mais y a-t-il un moyen d'imprimer moins ?
Les entreprises mondiales peuvent mettre en œuvre plusieurs stratégies pour réduire leur dépendance à l’égard de l'impression tout en maintenant l'efficacité et la conformité. Voici quelques idées à considérer :
- Adopter la documentation et les signatures numériques : Utilisez des systèmes de gestion de documents numériques (DMS) pour stocker, partager et gérer les documents par voie électronique. Vous pouvez aussi mettre en œuvre des solutions de signature électronique pour réduire le besoin d'impression de vos contrats et des accords.
- Instaurer des réunions sans papier : Utilisez des outils de collaboration numériques comme Microsoft Teams, Slack ou Zoom pour les réunions et la collaboration. Encouragez l’usage de tablettes ou d’ordinateurs portables pour la prise de notes lors des réunions.
- Tirer parti du stockage et de la collaboration basés sur le cloud : Utilisez des services de stockage en cloud comme Google Drive, Dropbox ou OneDrive pour partager des documents et collaborer, ainsi que des systèmes de contrôle de version pour suivre les modifications apportées aux documents et réduire la nécessité d'imprimer plusieurs versions.
- Mettre en œuvre une politique d’impression : Définissez des quotas d'impression pour les employés afin de limiter le nombre d’impressions. Vous pouvez également configurer vos imprimantes par défaut sur l'impression en recto-verso afin de réduire la consommation papier et limiter l'impression en couleur aux documents essentiels.
- Encourager la communication numérique : Encouragez l’utilisation de courriers électroniques et de la messagerie instantanée pour communiquer, au lieu des notes de services et des lettres imprimées. Distribuez les newsletters et bulletins d’information de l’entreprise par voie électronique (par exemple, par courrier électronique ou sur le portail de l'entreprise).
- Numériser les dossiers et les archives : Numérisez les dossiers et archives papier afin de réduire les besoins de stockage physique et d'impression. Vous pouvez également mettre en place des systèmes de facturation électroniques pour les départements afin de réduire l’utilisation du papier.
- Formation et sensibilisation : Formez les employés aux avantages de la dématérialisation et l’utilisation efficace des outils numériques. Organisez des campagnes internes de sensibilisation aux bénéfices environnementaux et financiers de la réduction de l'impression.
- Appliquer des pratiques d'impression durables : Par exemple, utilisez du papier recyclé pour les impressions essentielles afin de minimiser l'impact environnemental et mettez en œuvre des pratiques d'impression respectueuses de l'environnement, telles que l'utilisation d'encres à base de soja et d'imprimantes à faible consommation d’énergie.
- Optimiser la mise en page de vos documents : Concevez vos documents de manière à utiliser moins de papier en optimisant les marges, les polices et l'espacement. Encouragez l'utilisation de l'aperçu avant impression pour éviter les impressions inutiles.
- Adopter l'intégration des appareils mobiles : Utilisez les applications mobiles pour accéder aux documents et les signer lors de vos déplacements, ce qui permet d’éviter les copies imprimées. Intégrez les appareils mobiles dans les flux de travail numériques pour les tâches telles que les notes de frais et la gestion de projet.
- Externaliser l'impression non essentielle : Utilisez les services d’impression à la demande pour vos supports marketing et autres documents dont vous n’avez pas besoin immédiatement. Confiez vos tâches d'impression à des services tiers qui peuvent gérer plus efficacement les impressions en masse.
En mettant en œuvre de telles stratégies, les entreprises mondiales peuvent réduire considérablement les impressions, ce qui permet de réaliser des économies, d’améliorer l’efficacité et de réduire l’empreinte environnementale. Il ne s’agit là que de quelques idées de réflexion. Si vous souhaitez discuter de vos propres idées ou obtenir les conseils de notre équipe d'experts en documents d'entreprise, contactez votre bureau local LRS et nous nous ferons un plaisir de vous aider.