Blogueur invité - Mark Chillingworth Rédacteur concernant le Leadership Technologique Européen, éditeur et fondateur de Horizon CIO Network.
La création ou la matérialisation d’un document ne signifie pas qu’il ne peut pas bénéficier des avantages du Cloud. Les organisations en quête de transformation peuvent utiliser l’output management en cloud pour offrir à leur personnel et à leurs partenaires la liberté du cloud tout en améliorant les processus métier et la sécurité.
Les organisations ne peuvent prétendre à une transformation digitale complète si elles n'utilisent pas l'output management basé sur le Cloud. L'output management en Cloud complète le tableau, en garantissant que les documents bénéficient des mêmes améliorations des processus métier que les autres aspects de l'environnement IT. La société d'édition et de recherche technologique Foundry a constaté que 93 % des responsables des technologies d'entreprise prévoient une approche "digital-first" des opérations métier afin de réduire les coûts et d'accroître la résilience et la productivité. Jon Weg, CTO du secteur de la distribution au Royaume-Uni, nous donne son avis : « Ma mission a consisté à transformer cette activité pour qu'elle devienne de plus en plus digitale afin de répondre aux besoins de nos clients, qui sont eux-mêmes de plus en plus avertis et connectés sur le plan digital. Cela nous permet de leur garantir une expérience aussi fluide que possible ». Mike Gibbons, CIO chez Aggregate Industries, partage cet avis : « Les directeurs généraux plus jeunes et plus sensibles au monde digital exigent désormais une transformation digitale et accélèrent réellement les investissements ».
Les freins doivent être éliminés et ne pas rattacher l'output management au modèle d'exploitation et à la stratégie Cloud d'une organisation ajoute des freins. L'output management dans le Cloud fournit une connexion entre les canaux numériques et le besoin de produire des documents. Grâce à l'output management dans le Cloud, les DSI et les CTO peuvent combler le fossé entre les applications clés - telles que la gestion de la relation client (CRM) et la planification des ressources d'entreprise (ERP) - et les périphériques de distribution de documents et une plate-forme de gestion centralisée.
Pourquoi la transformation digitale ?
Les responsables de la technologie d’entreprise poursuivent la transformation digitale afin de bâtir des organisations qui disposent d’une intégration efficace entre les applications / secteurs d’activités et les processus dont ils sont responsables. Si l’output management n'est pas inclus dans ce processus, alors l'organisation n'a pas atteint son ambition de plus grande intégration.
Certains pourraient faire valoir que l’output management ne fait pas partie de la transformation digitale, mais le cabinet d’études Quocirca constate que 64% des entreprises pensent que « l'impression restera essentielle ou très importante au cours des 12 prochains mois ». En outre, beaucoup de programmes de transformation digitale visent à soutenir les nombreux travailleurs à distance apparus lors de la pandémie. Un grand nombre d’entreprises rapportent qu’il est devenu plus difficile d’aborder l’output management dans l'environnement de travail hybride d’aujourd’hui.
« Dans toute entreprise, il y a et aura toujours le besoin d’imprimer », souligne Guy Tucker, Architecte Solutions chez LRS. Il ajoute que les secteurs de la logistique et de la santé ont des processus qui ne peuvent pas être numérisés pour offrir un retour sur investissement efficace pour les clients, les employés et les partenaires. La connectivité que le cloud a créée au sein des organisations peut être reproduite dans le cadre de l'output management. La numérisation et l'impression peuvent être activées par Internet, de sorte que les employés et les partenaires n’ont besoin ni de réseau privé virtuel (VPN) ni d’accès direct au réseau d'entreprise. L'enregistrement dans le cloud permet d’envoyer les documents directement à un périphérique avec authentification. Pour les organisations qui dépendent de fournisseurs tiers, cela permet de connecter un ERP (par exemple) aux périphériques et processus des fournisseurs.
Cette rationalisation profite à la fois au fournisseur et l’entreprise commanditaire et, finalement, au client. La productivité et l'efficacité s'améliorent, car l’output management centralisé garantit que les systèmes documentaires sont sécurisés et à jour. Une piste d'audit ajoute une sécurité supplémentaire pour les DSI, qui peuvent supprimer une couche d'infrastructure de leur environnement grâce à un système basé sur le cloud.
Croissance de l’Output Management
Les ventes de logiciels d’Output Management ont atteint 9,9 milliards de dollars en 2022. Bien que le terme de « Bureau sans papier » soit utilisé depuis plus d’une décennie, l’Output Management des applications reste vitale pour la réussite de l'entreprise. L'étude réalisée par Research and Markets.com sur le marché des logiciels d’output management montre que la demande pour ces applications va continuer d'augmenter et devrait atteindre 11,4 milliards de dollars d'ici 2028. Cela signifie que le marché devrait croître de 2,2% par an entre 2023 et 2028. Cette demande n’est pas dû à une augmentation du nombre d’impression - bien que la disparition de l’impression soit largement surestimée - mais à un besoin croissant d’output management.
Tout comme le cloud a rapproché les organisations, les fournisseurs et les clients, il a également créé un paysage commercial plus complexe. Comme les entreprises sont présentes sur un plus grand nombre de marchés, travaillent avec un plus nombre de partenaires, produisent davantage de données et se conforment à un plus grand nombre d’exigences réglementaires, la production de documents augmente. Certains sont imprimés, mais tous doivent être gérés. Par conséquent, comme le constate ce rapport, la demande de logiciels d’output management, est en augmentation.
Ces documents sont également utilisés par un plus grand nombre d'employés. "Par exemple, avec un graphique papier, une seule personne peut le consulter à la fois... Maintenant, nous avons une approche en équipe pour les soins, ce qui améliore la qualité des soins, la sécurité du patient et du professionnel", explique Shauna McMahon, DSI du secteur de la santé, à propos de la façon dont les documents favorisent la collaboration. Le secteur de la santé est cité comme l'un des marchés verticaux qui adopte de plus en plus les logiciels d’output management. Le rapport indique que "les établissements de santé utilisent des solutions d'output management pour fournir aux cliniciens un accès pratique à de vastes quantités de données et assurer la distribution aux patients des documents générés par le système". D'autres facteurs, notamment l'externalisation de ces solutions et la préférence des consommateurs pour les opérations sans papier, devraient continuer à stimuler la croissance du marché."
Un paysage complexe
Le travail hybride a augmenté le nombre de périphériques auxquels les données de l'entreprise peuvent être exposées, y compris les périphériques d’impression qui ne peuvent pas être gérés par le DSI. La recherche réalisée par Quocirca a révélé que 67% des responsables technologiques d'entreprise sont préoccupés par les risques de sécurité de l'impression à domicile. Au cours des 12 derniers mois, 68% des entreprises ont subi une perte de données en raison d'une mauvaise sécurité de l’impression. 21% des responsables technologiques d'entreprise estiment que l’output management en Cloud est plus sécurisée et qu’ils adopteront cette technologie pour protéger leurs entreprises.
Il est largement admis que la transformation des entreprises à l'aide du cloud offre aux organisations une plus grande flexibilité tant au niveau de la structure des coûts et la capacité de répondre aux demandes du marché. L’output management en cloud garantit que la capacité d'adaptation de l'organisation s'étend à toutes les facettes de l'entreprise.