Dans un monde peuplé d’écrans, on aime bien avoir une copie physique de ce que l’on a vu sur internet : une recette que l’on veut essayer, un article à garder, une photo que l’on veut épingler au tableau d’affichage, etc. Comme la plupart des gens, quand je veux imprimer quelque chose depuis mon PC, j’appuie sur Ctrl+P ou clique sur Fichier → Imprimer. Mais il arrive qu’internet et mon imprimante ne s’entendent pas.
Les imprimantes se servent des pilotes et des composants matériels pour interpréter ce que l’ordinateur dit à l’imprimante d’imprimer. Pour s’assurer que le formatage est correct, l’imprimante doit récupérer les bons caractères et images afin que le document ressemble exactement (ou presque) au format souhaité. Si l’imprimante reçoit des instructions de rendu qu’elle ne sait pas traiter, elle sera en état d’erreur et tous les documents censés être imprimés après le document « cassé » seront retardés.
Selon le modèle de votre imprimante et votre firmware, cela arrive notamment lorsque l’on souhaite imprimer à partir d’un site internet. Sur les imprimantes HP, « Error 49.XXX. » s’affiche. Sur Ricoh, il s’agit de « Error SC899. » Sur les appareils Lexmark s’affiche l’erreur générique 900.00 et/ou une page d’erreur. D’autres fabricants gèrent cette situation autrement, mais il s’agit toujours du même problème. Quand vous faites Ctrl+P ou Fichier → Imprimer, vous dites à l’ordinateur : « Je veux imprimer cette page web et tout ce qu’il y a dessus, peu importe ce que c’est. » C’est l’action d’envoyer la totalité du contenu de la page web qui entraîne l’envoi d’instructions invalides à l’imprimante, qui entre en erreur et devient inutilisable.
La plupart du temps, pour se débarrasser de cette erreur, il suffit d’aller dans la file d’attente d’impression Windows, d’effacer/d’annuler le document et de redémarrer l’imprimante. Il arrive parfois qu’il faille aussi redémarrer le serveur d’impression, ce qui entraîne un problème plus grave… alors que l’imprimante est en panne, d’autres utilisateurs continuent d’envoyer des documents, et ils s’attendent à trouver leur document dans le bac sortie lorsqu’ils se rendent devant le périphérique. Quelqu’un qui imprime une recette d’un site internet peut causer des retards avec les documents essentiels de bon nombre d’autres utilisateurs.
Le problème s’aggrave si les utilisateurs impriment directement vers l’imprimante. En fait, ce type d’impression sans serveur rend la résolution du problème plus compliquée encore. Vous n’avez pas de file d’attente pour vérifier l’origine du document, donc dès que l’imprimante n’est plus en état d’erreur, le bureau le renvoie ! Résultat, le personnel de l’assistance a recours à l’utilisation de renifleurs de paquets pour localiser l’origine du document. Certains ont même dû changer l’adresse réseau de l’imprimante et rediriger tous les utilisateurs et les applications qui se servaient de cette imprimante.
Il est possible de réduire le risque d’erreur en utilisant l’icône d’impression ou le bouton « Imprimer » qui se trouve quelque part sur la page web (généralement à côté des icônes pour partager via des réseaux sociaux). Cette méthode permet habituellement l’envoi d’une version imprimable de la page, mais il arrive parfois que cela entraîne une erreur d’impression. Souvent, les entreprises vont se contenter de bloquer l’accès à des sites web afin que ce genre d’erreur ne perturbe pas les activités quotidiennes. Malheureusement, cette approche n’empêche pas toujours ce problème.
Une solution plus intelligente, plus automatisée
Notre produit VPSX peut vous aider à résoudre ce problème. En mettant en place une politique d’impression, vous pouvez définir des conditions qui désactiveront l’impression depuis certains sites internet ou applications, autoriseront l’impression, ou bloqueront purement et simplement le document. C’est aussi un moyen de s’assurer que personne ne puisse imprimer des documents de 100 pages ou en couleur, ce qui permet d’économiser les fournitures d’impression. Voici un exemple d’une politique d’impression qui interdit les documents en couleur qui commencent par « Amazon.com » pour une imprimante spécifique :
Le logiciel VPSX vous permet de visualiser l’état de l’imprimante, de déterminer quel document bloque la file d’attente, et de le rediriger ou de l’annuler afin que les documents suivants puissent être imprimés avec cette imprimante ou ailleurs. Dans la capture d’écran ci-dessous, le statut du document est « en cours d’impression », même si l’imprimante ne peut pas effectuer cette action.
Ce système de contrôle central constitue un avantage pour l’assistance lorsqu’elle essaie de localiser les imprimantes qui sont bloquées ou en état d’erreur. En outre, cette approche fonctionne même si vous utilisez l’impression IP directe (sans serveur), puisque la solution de LRS pour l’impression directe indique toujours qui imprime quoi et vers quel périphérique.
De telles erreurs irrémédiables peuvent se produire avec presque n’importe quelle imprimante, et les fournisseurs de gestion de services d’impression, comme les fabricants, en sont conscients. Il est important d’être à jour avec le firmware de l’imprimante puisque les fabricants d’imprimantes corrigent tout le temps les bugs ou ajoutent des améliorations afin de réduire au maximum de telles erreurs d’impression. Diagnostiquer et résoudre un problème d’impression tel que celui-ci peut prendre des heures sans le logiciel VPSX, mais grâce à notre solution, le problème est réglé en quelques minutes.
Une impression simplifiée avec un minimum d’erreurs ? Voilà une politique qui convient à tout le monde.