Ça y est. Vous êtes responsable d’un nouveau projet de gestion de documents. Vous avez une idée du résultat... Vous avez commencé à établir une liste pour y parvenir, mais n’êtes pas encore sûr de la façon dont vous allez procéder. Vous avez assemblé quelques pièces du puzzle, d’autres ne s’emboîtent pas, et il faudra examiner la majeure partie des pièces une à une.
Vous avez peut-être quelques objectifs de projets « indispensables », et trois autres que vous considérez comme inaccessibles. Pourquoi ? Parce que vous pensez qu’aucun fournisseur ne pourra satisfaire les six objectifs de projet désirés.
Ce n’est pas forcément vrai. Mais ces objectifs rêvés de gestion de documents susciteront chez vous et vos partenaires de projet des pensées créatrices.
Quel que soit le secteur de votre industrie, vous serez probablement confronté à un projet de gestion de documents qui dépasse la portée d’un simple package standard. Par exemple, il se peut qu’un projet comprenne des documents de différentes sources de données, des documents aux formats divers, et d’autres encore qui auront des destinations différentes, et ainsi de suite. Lorsque des données de documents doivent être modifiées plusieurs fois avant l’impression, une solution de gestion de document standard n'est pas forcément adéquate. Mais un peu de créativité dans le formatage de documents de la part de notre équipe de développement d’applications, associé à des produits de fournisseurs, peuvent faire l’affaire.
Examinez le défi suivant : un ensemble de documents doit être assemblé et transmis à l’aide de code-barres et/ou de marquages postaux afin de contrôler la livraison. Les documents sont de types et d’origines divers. Votre tâche consiste à développer une solution qui rassemblera tout le contenu et déterminera quand il sera complet.
La deuxième étape consistera peut-être à trier les éléments par taille ou type afin d’appliquer les bons codes-barres et/ou marquages postaux. Certaines parties d’un document devront être seulement imprimées, alors qu’il faudra peut-être en archiver d’autres pour des futures tâches. Enfin, il vous faudra probablement incorporer le suivi et le reporting de documents afin d’être conforme aux exigences de l’entreprise en matière d’audit.
Dans l’exemple cité plus haut, il faudra au minimum collecter, vérifier, trier, assembler des données, préparer et suivre la livraison. Ce sont les activités courantes que l’on retrouve dans une entreprise qui gère la livraison de documents auprès de destinataires internes et/ou externes chaque jour. Mais arriver à combiner tout cela et à créer un processus automatisé et flexible est la partie délicate du défi mentionné plus haut.
Levi, Ray & Shoup, Inc. offre une assistance de projet de gestion de document spécialisée sous la forme de collaboration, de personnalisation et d’implémentations de logiciel intégré. Les fonctions de base du logiciel qui pilotent la plupart des implémentations de gestion de documents comprennent la réception de données vérifiée, le regroupement de documents intelligent, le découpage et le formatage. Notre logiciel gère ces fonctions ainsi que la livraison programmatique basée sur les métadonnées et un suivi complet qui inclut des rapports contenant des indicateurs pour tous les points de contact avec les documents concernés. La capacité du logiciel à gérer chacune de ces tâches dans un workflow rationalisé, associée au suivi complet des documents, garantit d’excellents résultats.
En fin de compte, un logiciel flexible ne suffit pas. Les défis les plus ardus nécessitent l’aide d’un fournisseur doté de dizaines d’années d’expérience qui a la volonté de travailler main dans la main avec votre équipe afin de répondre à vos objectifs de projet. Une fois que tous vos objectifs de projet sont réunis dans un organigramme de projet collaboratif, l’impossible semble devenir réalité. Si vous et vos collègues vous occupez d’un projet de gestion de documents qui vous paraît irréalisable sans avoir recours à la magie ou la sorcellerie, il est peut-être temps de contacter LRS pour une discussion de découverte. Des centaines d’années d’expérience cumulées sont à votre portée. Il vous suffit de nous appeler.