Le nouveau lieu de travail fonctionnera si vous le gérez. Mais ne négligez pas les détails, sinon vos collaborateurs en pâtiront.
Un ROI convaincant
Notre récente série de blogs portait sur les raisons et les modalités de l’impression et de la numérisation dans le Cloud. Ce qui est intéressant, c’est qu’une fois que vous avez mis en place une infrastructure d’Impression et Numérisation dans le Cloud, les étapes suivantes deviennent de plus en plus simples et de plus en plus évidentes.
Quelle est la prochaine étape ? Pourquoi ne pas utiliser la fonctionnalité intégrée à la solution qui utilise la sécurité « Zero Trust » et une communication IoT sécurisée pour la transformer en une solution « Anything/Anywhere » ? Vous pouvez fournir à vos utilisateurs une fonctionnalité d’impression et de numérisation cohérente qui correspondent aux besoins de votre personnel hybride moderne. Dans les articles précédents, nous n’avons pas passé beaucoup de temps à discuter du ROI. Pourquoi le faire ?... les auteurs de ces articles sont tous des ingénieurs.
Je ne vais pas non plus m’attarder sur le sujet ici. À l’exception de ceci : si vous nous le permettez, LRS peut vous aider à trouver une justification économique si convaincante qu’aucune personne raisonnable ne contesterait ni ne voudrait attendre. Les économies sont tellement significatives. Vous vous demandez peut-être : « Pourquoi ces économies potentielles ne sont-elles pas déjà une priorité pour mon entreprise ? » Probablement parce que votre entreprise ne les voit pas encore. En effet, la plupart des dépenses liés aux documents sont réalisées dans des domaines qui, traditionnellement, ne sont pas mesurés ou, du moins, pas analysés. Depuis de nombreuses années, les experts LRS ont affiné leurs compétences en matière d’analyse de rentabilité. Dans la plupart des cas, nous pouvons trouver rapidement des preuves irréfutables d’économies de coûts se chiffrant en millions de dollars ou d’euros.
Il existe cependant une raison encore plus importante que la réduction des coûts. Faites-le pour vos collaborateurs.
Vous devez changer. Mais avez-vous peur de changer ?
Le travail hybride est devenu une norme largement répandue, en particulier à la suite de la récente pandémie. Vous devez mettre en place un lieu de travail productif compatible avec la norme hybride, mais vous allez devoir le justifier. Comment justifierez-vous un changement que la plupart savent devoir opérer mais qu’ils redoutent peut-être ?
Pour approfondir, pourquoi certains s’opposent-ils au travail hybride alors que d’autres y sont favorables ? Certains doivent imaginer un personnel constitué de paresseux récalcitrants et indisciplinés. L’anarchie règne. D’autres pourraient imaginer une utopie mise en œuvre sans effort, où des employés responsabilisés et dynamiques, très satisfaits de leur travail, produisent des résultats remarquables.
On peut peut-être voir les choses d’une manière plus nuancée et plus précise. Lors de la pandémie de Covid, nous avons dû réagir très rapidement. Certains y étaient prêts. Je peux dire que la transition chez LRS, pendant la pandémie, s’est passée quasiment sans problème. Nous avons toutefois constaté que certaines entreprises rencontraient des difficultés. Parfois, c’était parce qu’elles étaient trop en retard sur le plan technologique. D’autres fois, franchement, les employés étaient déjà insatisfaits ou improductifs au bureau. Pourquoi seraient-ils différents en dehors du bureau ?
L’idée n’est pas nouvelle
Depuis des décennies, on essaie d’améliorer le lieu de travail, parfois d’une manière semblable à ce que nous voyons aujourd’hui.
Dans le livre « Office of Good Intentions. Human(s) Work », on trouve un essai sur une agence de publicité en Californie, appelée TBWA\Chiat\Day dont les dirigeants ont imaginé une utopie pour les nomades numériques. Au début des années 90 ! Leur idée était que, si vous aviez un ordinateur portable et un téléphone mobile, pourquoi auriez-vous besoin d’être au bureau ? Pourquoi travailler selon des horaires standards ? Travaillez sur la plage ! (L’agence était basée dans le sud de la Californie.) Travaillez dans votre lit ! Travaillez selon les horaires qui vous conviennent le mieux !
Cela n’a pas fonctionné parfaitement ... notamment quand l’agence a exporté cette philosophie vers son bureau de New York (surprise, surprise !). Là-bas, les concepts, bien que vertueux et visionnaires, se sont heurtés à la réalité de l’exécution du travail et de la collaboration avec les co-équipiers. C’est ce qui m’a frappé dans leur histoire. Ils avaient une idée géniale. Elle devait rendre le travail agréable et inspirer la créativité. Mais la technologie ne semblait pas suffisamment correspondre aux besoins des personnes pour que cela fonctionne. Les employés ont commencé à s’opposer à cette nouvelle initiative et le grand lancement du « travail en tout lieu et à tout moment » a dû être suspendu.
L’un des points abordés dans l’essai portait sur la tentative d’éliminer le papier et certains espaces de collaboration. Les personnes avaient toujours besoin d’un moyen de collaborer et de produire des documents quel que soit le format. Les employés avaient encore besoin de documents papier, et certains ont créé des « classeurs » ad hoc dans le coffre de leur voiture. Ce que j’en retiens, c’est que votre équipe ne peut pas se contenter de cela. Il lui faut les bons outils et les ressources adaptées à son travail et il faut que ses dirigeants lui permettent de surmonter les obstacles se présentant à elle. Pour répondre aux besoins de l’équipe, les détails sont importants.
L’architecture du bureau était certes magnifique, mais l’une des raisons pour lesquelles l’équipe ne parvenait pas à effectuer son travail était … l’impression !?
C’est toujours une bonne idée
Un article intéressant dans le magazine The Economist, intitulé « The Fuzzy Corporation », fait référence à l’économiste Ronald Coase, qui a écrit un article à ce sujet en 1937. Il a abordé les raisons fondamentales pour lesquelles il est plus efficace de créer une entreprise avec ses propres employés plutôt que de tout sous-traiter. Une petite entreprise risque de ne pas profiter des économies d’échelle. Mais nous connaissons tous des entreprises, tant publiques que privées, qui se sont tellement développées que les gains d’efficacité obtenus sont ensuite effacés par le labyrinthe des complexités créées par cette taille. À mesure qu’une entreprise devient plus grande et plus complexe, elle commence à perdre de l’efficacité de diverses manières.
En théorie, cela devrait toujours coûter moins cher de sous-traiter que de recruter. Mais nous savons que ce n’est le cas en raison de toutes les complexités inhérentes aux affaires. Une grande entreprise devrait se rendre compte que certaines tâches sont moins coûteuse si elles sont menées en interne. Dans le passé, les services juridiques, de conformité, de recherche et aux autres tâches et services spécialisés ont résisté à l’externalisation. La situation devient intéressante quand vous réalisez que, dans le monde des entreprises actuel, l’externalisation du travail intellectuel s’intensifie et n’est généralement pas limitée au niveau régional.
Comment maintenir l’efficacité d’échelle dans votre entreprise tout en externalisant vos travaux intellectuels ? Ces travailleurs doivent faire partie de votre entreprise de manière transparente mais, en même temps, leurs interactions au sein de l’entreprise doivent être sécurisées. La manière d’aborder cette question n’est pas un concept nouveau. Les entreprises ont toujours eu recours à une nouvelle technologie plus performante pour maintenir l’efficacité de groupes de plus en plus grands et de plus en plus dispersés. Les entreprises ont adopté, il y a de nombreuses années, les téléphones, le courrier électronique, le transport aérien et bien d’autres technologies aujourd’hui considérées comme des outils de travail standard.
Le bon choix
Le management des collaborateurs ne signifie pas limiter leur capacité à accomplir leur travail. Et ce n’est certainement pas leur fournir des outils de qualité inférieure. Au contraire, cela implique de leur donner un objectif, de leur fournir les outils nécessaires pour atteindre cet objectif et de supprimer les obstacles qui les empêchent de l’atteindre. Prenons notre cas : nous voulons imprimer et numériser, mettre en œuvre la sécurité « Zero Trust » et offrir la capacité de faire tout cela à tout moment et en tout lieu avec tous les appareils et en toute sécurité. Dans le nouveau monde du travail hybride, de la présentation digitale et des services intellectuels externalisés, je dirais qu’il s’agit-là d’un détail à ne pas négliger. Il est vrai que personne n’a besoin d’imprimer ni de numériser – jusqu’à que le cas se présente. Ce besoin devient alors un obstacle à la réalisation d’un objectif professionnel si l’outil adéquat n’est pas disponible.
Devriez-vous essayer de contrôler, ou devriez-vous équiper et autoriser ? Disposez-vous du temps et des ressources nécessaires pour y parvenir ? Une réponse négative n’est pas inattendue, mais elle peut signifier que vous vous engagez sur la voie de la complexité et de l’inefficacité. L’une des phrases les plus courantes que nous entendons : « Nous n’avons ni le temps ni les ressources nécessaires ». Notre récente série d’articles intitulée « Nouvelles perspectives » devrait vous aider à comprendre ce problème, mais permettez-moi de le résumer ici. L’environnement d’impression existant sur votre lieu de travail n’est probablement pas optimal, mais c’est en fait un problème courant que nous pouvons résoudre pour vous.
Le passage au cloud n’est pas seulement de rigueur, cela peut réellement offrir de nouvelles opportunités pour votre entreprise, fournir de nouveaux outils et éliminer d’anciens obstacles. Comme nous l’avons expliqué dans les articles précédents, nous pouvons également vous aider dans ce domaine. Ce qui peut vous sembler être une tâche ardue est notre savoir-faire. Quel que soit votre environnement actuel, il est probable que nous en aurons vu de semblables. Prêt à vous lancer dans le Cloud ? Contactez-nous dès aujourd’hui !