Vi ricordate l’anno 1999? Cominciò con l’introduzione dell’euro e finì con la festa del più grande capodanno dei nostri tempi. Ma per i responsabili IT un solo acronimo campeggiava: Y2K.
É stato scritto parecchio in merito al “Millennium Bug,” che non ha senso ripeterlo qui. Basti dire che la civiltà moderna non si è arrestata e che i sistemi informatici a cui tutti ci affidiamo sono sopravvissuti al passaggio nell’anno 2000. In effetti, gran parte dell'infrastruttura IT del mondo funzionava meglio che mai.
Perchè? Perché le aziende hanno trascorso la maggior parte degli anni '90 a modernizzare le loro applicazioni, reti e sistemi hardware per garantire che fossero pronti per il 21° secolo. La spesa IT era praticamente a livelli record, non perché le aziende fossero improvvisamente diventate generose, ma perché credevano di non avere altra scelta che aggiornare le loro infrastrutture entro il 1° gennaio 2000.
Cosa c’entra tutto questo con oggi?
La maggior parte dei responsabili IT che incontro in questi giorni chiedono alcune variazioni delle seguenti tre domande:
Come posso ridurre il numero di server nel nostro ambiente?
Come possiamo ridurre il numero di chiamate in arrivo al nostro help desk?
In che modo il mio team può migliorare l'esperienza dell'utente finale per le nostre persone del business?
Queste domande riguardano molti aspetti delle operazioni IT, incluso quello proprio di LRS – la gestione dell'output. Tutti questi obiettivi possono essere raggiunti adottando un approccio olistico e strategico alla gestione dei risultati aziendali e semplificando i sistemi che forniscono documenti stampati ed elettronici (come spiegato in un recente white paper sull’argomento). Quando i dipendenti possono stampare qualsiasi documento da qualsiasi piattaforma su qualsiasi dispositivo, in qualsiasi punto della rete si ottiene una migliore esperienza per l'utente finale. Eliminando i server di stampa ridondanti, ci sono meno punti di errore e meno risorse hardware costose da mantenere.
Il consolidamento dei server di stampa semplifica la gestione centralizzata dei server, che aiuta le organizzazioni a ridurre le chiamate all'helpdesk. (Poiché i documenti vengono consegnati al dispositivo di destinazione nel formato corretto al primo tentativo, gli utenti non devono mai chiamare per segnalare un problema.) Problema risolto: l'eliminazione dei server di stampa ridondanti comporta meno complessità e maggiore affidabilità, il che porta a una migliore esperienza dell'utente finale.
La sfida per questi responsabili IT è che la maggior parte delle aziende non è disposta a spendere soldi solo per rendere felici gli utenti finali. I guadagni di produttività rappresentano risparmi "soft money" e spesso ci sono requisiti aziendali più pressanti. Ad esempio, è più probabile che il denaro venga destinato ad aiutare un'organizzazione a rispettare un numero sempre crescente di norme di sicurezza. I progetti legati alla sicurezza rappresentano voci di bilancio per un "bisogno" piuttosto che per un "desiderio". Proprio come erano i progetti Y2K due decenni fa. Il tema della sicurezza dei documenti è stato ampiamente trattato in un articolo e in un altro in questi Blog e altrove. Il pull printing, la crittografia dei documenti e le funzionalità di compressione dei dati forniti dal software di gestione dell'output di LRS aiutano le aziende a rispettare i requisiti di sicurezza e a difendere i loro documenti critici dalle minacce esterne e interne. Il che mantiene i dati al sicuro e rende felice chi deve far rispettare le regole.
Allo stesso tempo, una soluzione completa per la gestione dell'output ottiene i "vantaggi soft" menzionati sopra, come una migliore esperienza dell'utente finale e chiamate dell'help desk ridotte. Il che rende felici sia i team di esperti IT che le persone del business. Il raro caso in cui fare qualcosa che devi fare ti fornisce le risorse per fare qualcosa che vuoi fare è di suo già una ragione per festeggiare! Quindi, avanti festeggiamo come fosse il 1999!