Gli strumenti digitali possono risolvere i problemi del mondo analogico? Le nuove e le vecchie tecnologie sul posto di lavoro possono coesistere in armonia? In base alla mia recente esperienza presso un cliente, sono lieto di affermare che la risposta è “Sì”. Mi spiego meglio.
Nella maggior parte degli ambienti dei clienti di LRS, i documenti vengono generati da un utente noto e autenticato e inviati a una stampante specifica o MFP (stampante multifunzione). Tuttavia, alcune aziende, ad esempio nei magazzini, per gli appaltatori e in altri ambienti, hanno bisogno di un supporto per le operazioni documentali “anonime” o di prossimità, come l’ottenimento di fotocopie e l’invio/la ricezione di fax. In genere, i dipendenti impegnati in queste aziende non hanno o non hanno bisogno di privilegi di accesso alla rete. E anche se li avessero, i loro impegni sono così fitti che non avrebbero il tempo di autenticarsi su ogni dispositivo, controllare le caselle di posta elettronica e così via.
I prodotti di LRS possono essere utili in questi casi? Di solito, il nostro principale valore aggiunto è la nostra capacità di autenticare l'utente e garantire che veda solo i workflow necessari per il suo ruolo specifico. Il nostro software mappa i workflow appropriati per quella persona, compresa l'amministrazione centrale dei workflow di scansione, i diritti di utilizzo appropriati delle funzioni MFP e, naturalmente, la consegna sicura dei documenti. Se si toglie l'autenticazione, cosa rimane?
Prendiamo in esame un processo aziendale selezionato all'interno di un'impresa edile.
Che ci crediate o no, il fax è ancora una comunicazione d’importanza critica per molte organizzazioni. Uno dei motivi è che il fax è comunemente accettato come prova legale che i dati sono stati consegnati al destinatario. Quando si invia un documento tramite il fax, si riceve una pagina di conferma, che funge da ricevuta dell’avvenuta consegna del documento. Ecco perché molti processi aziendali utilizzano ancora questo metodo di comunicazione (innegabilmente) antiquato.
Nei cantieri di questa impresa edile, gli appaltatori vanno in giro a ordinare materiale utilizzando le MFP dell'azienda dotate di schede fax. I loro processi aziendali richiedono che i dipendenti conservino il fax originale e la ricevuta di conferma per dimostrare di aver effettuato l'ordine. Non si tratta di utenti IT seduti alla scrivania in un ufficio climatizzato. Non hanno accesso al PC, né badge identificativi e non hanno tempo per accedere e uscire dai sistemi online. Attualmente inviano i documenti tramite fax per mezzo di schede fax installate nelle varie MFP del cantiere, e contano sul fatto di ricevere una pagina di conferma per dimostrare di aver svolto il proprio lavoro.
Domanda: se voleste digitalizzare un ambiente di questo tipo senza modificare i processi di lavoro di base, cosa fareste? Questo cliente aveva già provato a seguire una strategia di digitalizzazione con un altro fornitore, ma quella soluzione non era in grado di fornire la prova di consegna richiesta a questi utenti non IT che non avevano diritti di autenticazione in rete. Si è quindi rivolto a LRP per aiuto.
La soluzione da noi proposta prevedeva due prodotti LRS e uno di un autorevole fornitore di soluzioni fax nel cloud chiamato Retarus (anche se, ovviamente, LRS rimane sempre imparziale rispetto ai fornitori). La prima parte della soluzione era il nostro software MFPsecure/Scan, che offriva un agente coerente sul dispositivo multifunzione. Un'altra parte, meno ovvia, della soluzione combinata era il nostro modulo Mobile Connector, che facilita la comunicazione SMTP per indirizzare la stampante. In combinazione con l'offerta Cloud Fax di Retarus, l'ambiente nuovo e migliorato si presenta così:
Come si può vedere, quando NESSUN UTENTE è collegato, il fax viene inviato via SMTP alla soluzione di Retarus. Il campo TO (A) è riempito con il numero di fax del destinatario. Il campo FROM (DA) riporta l'indirizzo e-mail della stampante in cui l'utente ha avviato l'operazione di invio del fax (ad esempio, stampante1@stampa.azienda.com). Una volta che l'ordine è stato trasmesso con successo, il software di Retarus invierà via e-mail la ricevuta di conferma e il documento fax correttamente spedito all'indirizzo e-mail di origine (“FROM”). Grazie al software Mobile Connector di LRS, l'indirizzo del mittente può essere inserito in una whitelist e inviato direttamente al dispositivo MFP di origine.
Tutte le comunicazioni SMTP in entrata e in uscita sono gestite attraverso lo scambio di posta elettronica aziendale dell'organizzazione del cliente e tutte le comunicazioni sono crittografate durante l'intero processo. Come ulteriore vantaggio, forniamo una traccia di controllo chiara e centralizzata di tutte le trasmissioni fax. La cosa bella è che per fare tutto questo non è stata necessaria alcuna personalizzazione speciale. Si è trattato realmente di una soluzione “pronta per l'uso”.
L'ambiente ha funzionato subito e i risparmi annuali del cliente superano il milione di euro. Da dove deriva la riduzione dei costi? Dall'eliminazione delle schede fax, delle linee telefoniche analogiche e della loro gestione. Le attività di amministrazione ora consistono unicamente nella creazione della destinazione utente SMTP nell'interfaccia web di Retarus quando viene installato un nuovo dispositivo compatibile con il fax. Inoltre, il cliente può ora procedere all'implementazione dell'autenticazione degli utenti IT sulle MFP, ampliando ulteriormente i vantaggi della digitalizzazione in tutta l'azienda.
Una buona costruzione inizia con buoni materiali, architetti competenti e una forza lavoro capace. Questo vale tanto per il mondo dell'IT quanto per il cantiere edile. Ambienti come questi, partendo da fondamenta solide, possono resistere alla prova del tempo.
Ellen, Florian e Stephan, se state leggendo questo: grazie!