Quando si stampano informazioni riservate, è fondamentale salvaguardare questi dati durante tutto il processo di stampa. Mentre molte organizzazioni hanno una soluzione di stampa pull sicura in atto, non hanno adottato alcuna misura per proteggere i dati mentre sono 'in movimento’. Con questo intendo il periodo da quando il lavoro di stampa viene inviato e quando effettivamente è stampato. Durante questo tempo, ci sono vari rischi potenziali compreso gli hack.
Quando si tratta di informazioni riservate, è importante proteggere questi dati. Al momento abbiamo sentito parlare molto di conformità al Regolamento Generale della Protezione dei Dati (GDPR). Sanzioni elevate potrebbero derivare da una violazione della sicurezza nei processi di stampa. Esporre i dati personali può portare a multe di grandi dimensioni in conseguenza delle nuove regole del GDPR. Ma è anche necessario pensare alle informazioni originarie che vengono violate. Immaginate il costo se un segreto commerciale fosse esposto a causa di qualcosa di semplice come schiacciare il pulsante di stampa senza avere una protezione adeguata sul posto. Oppure pensate alle informazioni di clienti nelle istituzioni finanziarie, o ai dati dei pazienti nelle strutture sanitarie! Ci sono molte ragioni per voler proteggere i dati durante la stampa.
Guardando il processo di stampa, sappiamo che di solito – a seconda del setup – un file di stampa viene inviato a un server e successivamente alla stampante. In alternativa, se la stampa IP diretta è abilitata, il file di stampa verrà inviato direttamente a una stampante. In entrambi i casi, il file di stampa viaggia sulla rete. Durante questo transito, i dati sono a rischio. Un modo per evitare che le informazioni identificabili vengano esposte è crittografare i dati. Cioè, è necessario trasformarle in testo cifrato utilizzando un algoritmo di crittografia e una chiave di crittografia.
Nel caso del software LRS, i nostri prodotti di stampa sicuri utilizzano il sistema di crittografia avanzata (AES) basato sull'algoritmo Rijndael. All'interno della Soluzione Enterprise VPSX, si trova qualcosa chiamato LRSQueue. Tutti i dati vengono acquisiti qui e vengono elaborati in modo intelligente per poter essere trasferiti al server di VPSX Output Enterprise e quindi a destinazione. Ciò significa che il momento in cui un utente invia un lavoro per la stampa, va in LRSQueue per ulteriore elaborazione e crittografia. Questo elimina il rischio che i dati vengano recuperati da utenti non autorizzati.
Nel caso in cui LRSQueue non possa essere utilizzato, vi è la possibilità di utilizzare anche IPPS. Questo protocollo crittografa anche lui i dati quando vengono inviati in stampa e garantisce una trasmissione sicura tra il desktop, il server e la stampante. Tutto ciò è analogo a navigare in Internet quando si visita una pagina che richiede una connessione protetta. L'http all'inizio dell'URL del sito verrà convertito in HTTPS. È attivato un protocollo sicuro e così si sa che si possono tranquillamente inviare i propri dati confidenziali (ad esempio, quando ordini o controlli il tuo estratto conto). Utilizzando IPPS versus standard IPP, si può essere certi che i dati digitali siano consegnati in modo sicuro alla loro destinazione. Non sarebbe una buona idea per tutti i vostri dati preziosi?
Oggi, la protezione dei dati rappresenta una forte preoccupazione di molte, se non tutte, le organizzazioni. Ciò può derivare dalla necessità di tutelare la proprietà intellettuale o essere dovuto ad un mandato giuridico come il nuovo GDPR. In ogni caso, LRS può aiutare ad affrontare la necessità e stabilire un processo di stampa sicuro in cui i dati vengano acquisiti, elaborati e prodotti nel modo più sicuro.
Possiamo contribuire ad eliminare il rischio procurato dalla trasformazione dei dati digitali in documenti stampati. Allora perché rischiare di esporre dati confidenziali che potrebbe comportare costi elevati se è possibile impedire tutto ciò implementando uno smart set di strumenti? Non devi correre questo rischio!
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