In un recente blog, il mio collega Tim Kollars ha presentato in anteprima una serie di articoli di prossima uscita firmati da esperti tecnici di LRS. Questi autori sono principalmente ingegneri di sistema, alcuni con decenni di esperienza nel campo della gestione dell'output aziendale. Ma prima di affidare questa serie ai veri esperti, ho pensato che sarebbe stato meglio definire alcuni concetti chiave che probabilmente sentirete nelle prossime settimane.
In breve, i luoghi di lavoro moderni richiedono che le informazioni vengano fornite in modo rapido e sicuro a tutti i dipendenti che ne hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro. Gran parte di queste informazioni è sotto forma di documenti e alcuni di questi sono condivisi con clienti, fornitori e altri stakeholder esterni. La capacità di acquisire l'output da qualsiasi origine, convertirlo nel formato corretto per il dispositivo di destinazione e quindi consegnarlo in modo sicuro è di fondamentale importanza per le operazioni aziendali.
LRS ha coniato il termine “Enterprise Print Management” (Gestione della stampa aziendale) nel 1994 per distinguere la nostra soluzione VPS® originale e le sue estensioni dagli altri prodotti di stampa presenti sul mercato. Ma con l'aumento della popolarità dei file PDF, dell'invio di documenti tramite e-mail e delle soluzioni di visualizzazione dei documenti basate sul Web, ci siamo resi conto che il concetto di “gestione della stampa” era troppo restrittivo. Sia i documenti elettronici che quelli cartacei sono preziosi. Nacque quindi lo slogan “Enterprise Output Management”, ovvero Gestione dell’output aziendale.
Perché l’uso della parola “Enterprise”?
La parola Enterprise ha molti significati, ma mettendo da parte i riferimenti a Star Trek, di solito denota un'azienda grande, complessa o entrambe le cose. Non tutte le grandi aziende hanno requisiti documentali complessi e alcune organizzazioni di piccole e medie dimensioni hanno esigenze di gestione dell'output estremamente complesse.
Ai fini della prossima serie di blog, possiamo pensare a un'impresa come a un'organizzazione che ha:
- processi aziendali critici che si basano sulla consegna tempestiva dei documenti
- molte applicazioni aziendali diverse, originate su una varietà di piattaforme hardware, sistemi operativi, reti e/o ambienti cloud
- numerosi dipendenti che svolgono il proprio lavoro da innumerevoli posizioni e accedono ai dati in molti modi, tra cui PC, thin client, telefoni, tablet wireless e altro ancora
- l'espressa necessità di proteggere i dati riservati, sia per la conformità normativa che semplicemente per mantenere un vantaggio competitivo
Le organizzazioni IT di aziende come queste devono garantire che gli stakeholder ottengano le informazioni di cui hanno bisogno nel modo più rapido e sicuro possibile. Un sistema di Enterprise Output Management (EOM) fornisce un punto di controllo centrale che aiuta le risorse IT a definire le stampanti e altre destinazioni di output, a gestire facilmente la sicurezza degli utenti e della rete e a identificare in modo proattivo potenziali problemi di consegna dell'output prima che influiscano sui processi aziendali.
Il software EOM dovrebbe essere semplice, scalabile e flessibile. Purtroppo, queste qualità sono spesso in contrasto tra loro. Stampare da un PC a una stampante desktop è semplice: occorre soltanto collegare il computer e la stampante tramite un cavo USB e premere il pulsante "stampa". Consentire a più utenti di PC di condividere una stampante in rete è più complicato e richiede in genere l'installazione di un server di stampa.
In un'azienda con decine o centinaia di sedi e migliaia di stampanti, questo diventa rapidamente complicato. Quando un processo di stampa non riesce, il personale IT non sa da dove iniziare per risolvere il problema. A ciò si aggiunge un mix di applicazioni in esecuzione su Windows, UNIX, Linux, mainframe IBM Z e persino sul cloud, e la complessità aumenta in modo esponenziale.
Mantenere la sicurezza dei documenti in un ambiente di questo tipo è un compito arduo. Più piattaforme e applicazioni significano molte impostazioni di sicurezza diverse. Le moderne soluzioni di gestione delle identità possono semplificare la gestione di questa situazione. Ciò che lo rende ancora più semplice è un unico punto di controllo per la gestione di tutto l’output, indipendentemente dall'origine o dalla destinazione... che si integri con i moderni pacchetti di sicurezza OIDC predisposti per il cloud e supporti la crittografia end-to-end dal momento della creazione del documento fino alla consegna presso la stampante o a un'altra destinazione.
Rendere l'azienda a prova di futuro
Quando si tratta di tecnologia, gli esperti IT spesso non sanno quello che non conoscono. Quali nuovi dispositivi di output saranno disponibili tra 5-10 anni? La vostra organizzazione acquisterà un concorrente o sarà eventualmente acquisita da qualcuno in futuro? In tal caso, le applicazioni, i parchi stampanti e le soluzioni di gestione dell'output saranno sufficientemente flessibili e scalabili per gestire questo ambiente IT più ampio ed eterogeneo?
Per definizione, tutti noi prendiamo decisioni in un determinato momento. Quello che sembra adatto alle esigenze odierne potrebbe un giorno rivelarsi un errore costoso. Le soluzioni puntuali, ovvero soluzioni semplici ed economiche per i problemi immediati di oggi, spesso si rivelano poco flessibili e incapaci di scalare man mano che le esigenze di gestione dell'output di un'azienda si evolvono nel tempo. Quando arriverà quel giorno, il costo per sostituire quella soluzione “economica e semplice” con una nuova potrebbe essere davvero costoso. A prima vista, potrei citare due case automobilistiche, una prominente organizzazione sanitaria, un grande rivenditore on-line e un'enorme agenzia governativa che ha imparato la lezione nel modo più duro. Cioè, potrei nominarli. Ma non lo farò, poiché tutti loro hanno finito per provare e/o acquistare di nuovo il software di gestione dell'output aziendale LRS dopo aver riscontrato le carenze di una soluzione concorrente.
Come apprenderete nelle prossime settimane, LRS ha un approccio diverso rispetto alla maggior parte degli altri fornitori di soluzioni in questo spazio di mercato. Le nostre soluzioni software sono costruite attorno a standard di settore ampiamente accettati e incorporano quelli più recenti man mano che la nostra ampia ed esigente base di clienti li adotta. Collaboriamo con i principali fornitori di software e hardware per certificare la compatibilità con le loro offerte, mitigando così i rischi per i nostri clienti in comune. Continuiamo a fornire soluzioni di gestione dell'output indipendenti dalla piattaforma e dall'hardware, sia per espandere la nostra presenza sul mercato che per proteggere gli investimenti dei nostri clienti nel software LRS a lungo termine.
Auspichiamo che la prossima serie di blog, Gestione dell’output aziendale – la soluzione moderna per la stampa e la scansione, vi piaccia. Come sempre, se avete domande o desiderate condividere feedback su qualsiasi cosa leggiate nei nostri blog, non esitate a contattarci e saremo lieti di rispondere alle vostre domande.