Recentemente, mi sono confrontato con alcuni colleghi su come la pandemia abbia influito sui nostri clienti, in relazione all’uso e all’interazione con i documenti. Tutte le storie sono state illuminanti e ho potuto notare un interessante tema comune: le aziende che avevano implementato il nostro software per ottimizzare la stampa, ora lo usavano per non stampare. Mi spiego meglio.
Prima della pandemia, le persone lavoravano negli uffici e le aziende operavano secondo i consueti flussi di lavoro. Dalle applicazioni core business venivano creati documenti critici, che venivano quindi stampati e consegnati agli utenti finali e ad altre parti interessate. Note di carico per le spedizioni, report di vendita, moduli di accettazione dei pazienti: ogni settore ha un proprio set di documenti indispensabili.
Poi, con l’arrivo della pandemia, alcune aziende si sono rese conto della difficoltà di far avere quei documenti ai lavoratori. Le parti interessate, per lo più, lavoravano da casa, lontano dalle stampanti a cui le applicazioni inoltravano solitamente i documenti critici. Inoltre, chi era in grado di ottenere i documenti stampati, si trovava poi a trattare con clienti che si rifiutavano di firmarli o accettarli, nel timore di esporsi al coronavirus.
Dall’oggi al domani le aziende hanno dovuto trovare il modo di convertire i processi e le infrastrutture documentali esistenti in mezzi di consegna elettronica dei documenti.
Esempio: settore dell’energia
Prima della pandemia, un’azienda globale nel settore dell’energia stava valutando alcuni progetti di trasformazione digitale. La crisi li ha costretti a rivedere un processo documentale di conformità inerente il raggruppamento manuale dei documenti, le firme fisiche, i timbri di certificazione e altro.
A causa della natura della loro attività e degli elevati costi monetari e normativi di eventuali errori, i manager dovevano esaminare i documenti e quindi stampare una fattura da firmare e timbrare. La pandemia li ha spinti a cercare il modo di automatizzare tale processo e inviare i documenti via e-mail con timbro e firma digitale.
Poiché avevano già attuato una solida strategia di gestione dell’output, abbiamo potuto proporre subito una soluzione per passare dai documenti fisici a quelli elettronici. Sebbene la proposta immediata fosse una soluzione tattica, si adatta bene ai loro obiettivi strategici di più ampio respiro.
Esempio: distribuzione di generi alimentari
In questo momento di crisi, la distribuzione alimentare è tra i settori più attivi, in particolare il trasporto di generi alimentari dai distributori ai negozi.
Recentemente, a un grossista nel settore food è stato chiesto, dai propri clienti, di eliminare completamente i documenti cartacei dalla procedura di spedizione. Polizze di carico, fatture di consegna, ordini di inventario e altri documenti nelle mani degli autotrasportatori rappresentavano un inutile rischio di diffusione del coronavirus. I clienti desideravano quindi che fossero consegnati elettronicamente. Inoltre i documenti inviati agli autotrasportatori, quali gli orari e i luoghi di consegna, dovevano essere gestiti online per massimizzare la sicurezza e l’efficienza del conducente.
Come l’azienda dell’energia nell’esempio precedente, il grossista è riuscito a sfruttare la strategia di gestione dell’output esistente per trasformare rapidamente in processo elettronico un processo aziendale ad alta intensità di carta. I documenti complessi sono stati convertiti in formato PDF per la consegna via e-mail, senza alcun impatto sulle applicazioni aziendali sottostanti.
Innovazione, adattamento, trasformazione
Si dice spesso che la necessità aguzza l'ingegno. Ma in tempi come questi, in cui la necessità si impone bruscamente, vi è poco tempo per trovare nuove soluzioni da zero. A questo punto è importante che i sistemi e i processi non si limitino a rispondere alle esigenze odierne ma che possano essere adattati tempestivamente a nuove imprevedibili condizioni.