Esposizione: che cosa si intende per stampa sicura?

Siate realisti: nel momento in cui un utente o un’applicazione genera un documento da stampare, è subito esposto a una serie di minacce. Il termine “Stampa sicura” implica la protezione dei documenti stampati in ogni fase, dall’applicazione di origine al dispositivo di stampa di destinazione, nonché la disponibilità di meccanismi per tenere traccia dei documenti stampati.

Esaminiamo i diversi pericoli a cui i documenti sono esposti e pensiamo a come proteggerli da ciascuno di essi:

Traffico di rete: la minaccia

Osservando il processo di stampa generale, un file di stampa viene normalmente inviato da un’applicazione o da una workstation utente a un server di stampa che lo indirizza alla stampante di destinazione. In alternativa, se è attivata la stampa a IP diretto, il file di stampa verrà inviato direttamente dall’applicazione a una stampante. In entrambi i casi, il file di stampa viaggia nella rete e in questa fase di transito i dati sono a rischio. Per quale motivo? Perché il file di stampa è progettato per essere letto e le informazioni in esso contenute sono facilmente visualizzabili con strumenti scaricabili gratuitamente.

La soluzione

La crittografia dei dati permette di evitare l’esposizione dei documenti che transitano sulla rete.

LRS può crittografare i lavori di stampa mediante il software client LRSQueue. Eseguito su più piattaforme, questo client fornisce un’interfaccia basata su riga di comando che consente agli utenti e alle applicazioni di inviare documenti ai prodotti LRS per la stampa o la gestione dell’output. I dati dei documenti vengono trasmessi mediante tecnologia AES (Advanced Encryption Standard) per proteggere i contenuti dal momento dell’invio fino alla consegna finale.

Un altro modo per crittografare i processi di stampa è l’uso del protocollo IPPS (Internet Printing Protocol over SSL).

LRS supporta il protocollo IPPS per l’invio dei lavori di stampa da desktop Windows, Mac e Linux, e ne assicura la trasmissione sicura in rete a LRS Enterprise Output Server. Questo server inoltre può utilizzare IPPS per inviare un documento crittografato a una stampante di rete o a un dispositivo multifunzione.

In pratica: LRS supporta la crittografia costante, dall’applicazione fino al dispositivo, indipendentemente dalla piattaforma su cui viene eseguita l’applicazione, da mobile a mainframe.

Documenti non presidiati nel cassetto di uscita: la minaccia

Quando un utente stampa un file, dopo pochi secondi il documento arriva nel cassetto di uscita di un dispositivo di stampa. Di conseguenza, nel lasso di tempo che l’utente impiega per arrivare alla stampante, l’output non è “presidiato”. Un’altra persona che in quel momento si trovi al dispositivo di stampa potrà quindi leggere o addirittura prelevare il documento stampato. Se si tratta del menu per asporto di un ristorante locale, poco male. Ma se il documento include informazioni riservate, allora la situazione diventa molto grave.

La soluzione

Per evitare il problema dell’output non presidiato, molte aziende implementano una soluzione di pull printing, grazie alla quale il documento viene stampato solo dopo che l’utente si sarà autenticato sulla stampante stessa. La funzionalità Pull Printing offre numerosi vantaggi: protegge le informazioni sensibili durante il processo di stampa; riduce i costi eliminando i documenti non ritirati; aumenta la mobilità e la produttività degli utenti, consentendo la stampa nel momento e nel luogo desiderati.

LRS fornisce una soluzione di pull printing integrabile con qualsiasi applicazione aziendale, persino nei sistemi di back-end non compresi nel “sistema di stampa tipico di Windows”.

Stampa pull printing: la minaccia

Si è detto che la funzionalità pull printing offre numerosi vantaggi. Tuttavia, introduce un altro tipo di minaccia, in quanto l’output in attesa sul server di stampa pull printing può essere violato.

La soluzione

Per proteggere i documenti in attesa di rilascio, la soluzione di stampa pull printing deve supportare la “crittografia per i documenti inattivi”, ossia per documenti in attesa sul server di stampa pull printing, e che si aggiunge alla “crittografia in movimento” del documento, già descritta nella sezione relativa al traffico di rete.

Se l’output in attesa risiede sulla workstation dell’utente (come nel caso della stampa senza server), deve essere protetto e non disponibile per gli altri utenti che accedono a quella workstation.

Le soluzioni di stampa pull printing di LRS supportano la crittografia per i documenti inattivi che impedisce l’accesso ai documenti memorizzati nel server. Il software LRS supporta inoltre la stampa sicura senza server.

Documenti stampati: la minaccia

Una volta stampato un documento, non è possibile proteggere elettronicamente le informazioni in esso contenute. Pertanto, l’utente che ha stampato il documento è responsabile della protezione di tali informazioni. Non c’è modo di controllare il comportamento di un utente, ma è possibile mettere in atto alcuni criteri per ricordare la necessità di gestire, proteggere e smaltire correttamente il materiale stampato.

La soluzione

Un semplice stratagemma per informare gli utenti che un documento stampato contiene informazioni riservate consiste nell’inserire una filigrana sulla pagina.

Il software LRS può aggiungere filigrane ai documenti in modo dinamico, senza che i reparti IT debbano modificare le applicazioni. Questa capacità aiuta le organizzazioni a classificare i documenti con facilità e secondo le linee guida dell’azienda. Le filigrane indicanti “Solo uso interno” o “Riservato” o “Dati di prova” offrono un ausilio prezioso per far comprendere agli utenti la natura riservata delle informazioni con cui hanno a che fare.

Un altro modo per ottimizzare la sicurezza è tenere traccia di “chi” stampa “cosa”, “quando” e “dove”. Qui entrano in gioco funzionalità complete per il controllo della stampa. Inoltre tali soluzioni aiutano le organizzazioni a tenere traccia dei costi e a ottimizzare la conformità alle normative e alle direttive aziendali.

In breve, il software LRS Enterprise Output Management offre la stampa sicura da qualsiasi applicazione, a qualsiasi dispositivo e per qualsiasi piattaforma, da mobile a mainframe. Le nostre soluzioni aiutano a fronteggiare tutti i tipi di minacce alla sicurezza: