Ci sono due certezze, oggi, nel mondo del business: le aziende vogliono risparmiare il più possibile e la forza lavoro esige più libertà nello svolgimento delle proprie mansioni. Non sorprende, perciò, che le organizzazioni IT facciano a gara per investire in funzionalità “self-service” che consentano agli utenti di tenere sotto controllo aspetti tecnologici un tempo ritenuti troppo complessi o rischiosi per essere affidati al dipendente medio.
La nuova generazione di dipendenti “nativi digitali” (per non parlare del continuo martellamento dall’alto sul miglioramento delle efficienze e dei margini di profitto) esige un cambiamento. Sono ormai lontani i tempi in cui i reparti IT esercitavano uno stretto controllo sulle risorse IT (PC, reti, stampanti, applicazioni e così via). Ora, invece, gli utenti desiderano di poter accedere a una gamma sempre più vasta di risorse IT e di assumerne il controllo. Non hanno nessuna intenzione di aspettare per ore, giorni o mesi che qualcuno risolva un dato problema: se il reparto IT non è in grado di risolverlo in pochi minuti, preferiscono arrangiarsi da soli. Perciò, da questo momento il settore IT deve trovare altri modi di erogare servizi ai clienti interni, siano essi nuovi dipendenti o alti funzionari.
Secondo una recente ricerca condotta da Gartner (“Your IT Self-Service Strategy Must Be Driven by Your Business Culture” (Nell’IT deve essere la cultura aziendale a guidare la strategia del self-service), giugno 2015), benché nel settore IT il self-service possa quasi dimezzare le richieste di assistenza all’help desk, solo il 34% delle organizzazioni IT offre attualmente questo tipo di servizio. Inoltre, Gartner afferma che il 25% delle organizzazioni IT individua nella mancanza di strumenti appropriati l’ostacolo principale a un utilizzo efficace delle funzionalità di self-service IT. Secondo altri analisti ed esperti, il basso grado di accettazione delle iniziative di self-service IT da parte degli utenti è da ricercarsi anche nella scarsa incisività delle attività di pianificazione, progettazione e implementazione.
Ammettiamolo, oggi gli utenti sanno per esperienza diretta che la tecnologia può essere anche molto facile da utilizzare. Basandosi sulla loro esperienza quotidiana con PC, smartphone e Internet, capiscono benissimo cosa è possibile o meno, e hanno aspettative piuttosto alte. Quindi, se non sono in grado di comprendere da soli e senza troppe difficoltà come utilizzare una nuova funzionalità IT self-service, eviteranno di usarla. Addio al bel progetto self-service. E addio risparmi.
Pur non potendo risolvere tutti i vostri problemi, noi di LRS siamo in grado di aiutarvi a eliminare una delle principali fonti di irritazione, ossia la difficoltà di individuare rapidamente e collegarsi a qualsiasi stampante aziendale. Grazie ai cambiamenti sul versante della tecnologia e dell’organizzazione aziendale, può capitare che un dipendente lavori ogni giorno della settimana a una scrivania diversa. Con la diffusione delle soluzioni cosiddette di “hoteling”, “hot-desking” e simili, gli utenti devono poter individuare e utilizzare facilmente i dispositivi disponibili nei paraggi, senza richiedere continuamente l’intervento dell’assistenza tecnica. Analogamente, le organizzazioni IT hanno bisogno di una soluzione che sia facile da implementare e gestire, per mantenere sempre aggiornate le informazioni e le risorse pubblicizzate. Perché l’azienda possa raccogliere i frutti promessi sotto forma di risparmio sui costi e incremento della produttività, sia gli utenti che il reparto IT devono conseguire i risultati di cui sopra.
Il “Self-Service Printer Portal” di LRS offre agli utenti un modo semplice e intuitivo per individuare i dispositivi di stampa nelle vicinanze e selezionare quelli che desiderano aggiungere al desktop. Attraverso il portale, gli utenti possono servirsi di planimetrie o di ricerche basate su metadati (ad esempio l’ubicazione di un ufficio) per trovare la stampante che meglio risponde alle loro esigenze. Basta un clic sull’icona di una stampante, e il dispositivo viene scaricato, installato e configurato direttamente sul desktop dell’utente, senza che questi debba intervenire in alcun modo.
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L’applicazione Web del portale di stampa si integra con il portale aziendale esistente. Il personale IT può quindi aggiornare o aggiungere facilmente mappe o planimetrie nonché eliminare o aggiungere stampanti in base alla necessità. Le schermate personalizzabili consentono la localizzazione linguistica al fine di migliorare la fruibilità in ambienti multinazionali e multilingue. Tutte le definizioni delle stampanti e relativi metadati vengono forniti in modo dinamico dalla soluzione Enterprise Output Server di LRS, eliminando la necessità di definire e conservare in più posti le informazioni: basta selezionare e trascinare le icone delle stampanti sulle planimetrie appropriate e il gioco è fatto. Infine, poiché sono richieste competenze informatiche minime, le attività di manutenzione ordinaria possono essere eseguite da personale tecnico senza privilegi di amministratore.
Insomma, è tutto davvero molto semplice. Perciò, fate un favore ai vostri utenti e fornite loro la funzionalità di stampa self-service. Saranno più soddisfatti e quindi più produttivi, e lo sarete anche voi: vantaggi garantiti per tutti.