Se state leggendo questo articolo, è probabile che abbiate compreso il valore di poter consegnare documenti aziendali critici in modo affidabile e sicuro. La vera domanda è: cosa vi ha portato a questa pagina oggi, e perché avete deciso di dedicare il vostro tempo alla lettura di questo argomento?
Un ottimista potrebbe pensare che stiate cercando in modo proattivo di costruire un'infrastruttura di gestione dell'output aziendale (EOM) solida e flessibile in grado di evolversi e adattarsi ai cambiamenti futuri nel vostro ambiente aziendale e tecnologico. Un pensiero più pessimista (e forse più realistico) è che state affrontando sfide serie in questo preciso momento – oggi – perché qualcuno nella vostra organizzazione, in passato, non ha adottato un approccio lungimirante.
La realtà è che ogni decisione viene presa nel presente e la costruzione di un'infrastruttura di gestione dell'output è spesso vista come un ripensamento. In genere, quando c'è un'esigenza attuale, l’attenzione si concentra su come risolverla rapidamente, senza prestare attenzione agli obiettivi a lungo termine.
Per le organizzazioni a corto di tempo, denaro e personale, concentrarsi sulle esigenze di oggi può aiutare a risolvere più rapidamente i problemi urgenti di consegna dei documenti che interessano utenti e applicazioni. Questo può farvi ottenere una vittoria rapida, che piace a tutti, e magari anche qualche vantaggio in termini di costi. Tuttavia, lo svantaggio di una visione a breve termine è che la soluzione implementata potrebbe non adattarsi alle esigenze future, i benefici iniziali in termini di costi potrebbero svanire nel tempo e la soluzione potrebbe richiedere molto più tempo, denaro e personale quando non sarà più adatta. La legge di Murphy dice che questo accadrà nel peggior momento possibile.
D'altra parte, l'adozione di un approccio a lungo termine ha i suoi vantaggi e svantaggi. Il lato positivo è che in futuro è meno probabile che si venga colti di sorpresa da cambiamenti tecnici e/o aziendali che l'infrastruttura documentale non possa supportare. Tuttavia, l'integrazione della flessibilità e della scalabilità a volte comporta costi iniziali più elevati, difficili da giustificare internamente. La vostra sofisticata infrastruttura EOM potrebbe essere in grado di quadruplicare facilmente le dimensioni o di ospitare istantaneamente una flotta completamente nuova di stampanti e MFP di qualsiasi produttore di hardware. Ma se la vostra azienda non cresce in modo significativo (ad esempio, a seguito di una fusione) o si cambia fornitore hardware, potreste trovarvi ad essere proprietari di un ambiente EOM “sovraingegnerizzato”.
L'approccio migliore per iniziare a costruire una nuova soluzione di gestione dell'output o per sistemare quella attuale, si trova a metà strada tra questi due estremi, lì dove si sovrappongono i vantaggi aziendali e i potenziali rischi. Dove i benefici della semplicità e della scalabilità sono bilanciati dai costi e dalla probabilità di dover ricominciare da zero.
Quando si tratta di valutare i benefici a breve e lungo termine, è fondamentale essere onesti riguardo al proprio ambiente attuale. La soluzione di gestione dell'output esistente soddisfa le esigenze attuali della vostra azienda? Ci sono importanti iniziative tecnologiche o aziendali all'orizzonte (ad esempio, migrazione al cloud, adozione del lavoro remoto/ibrido/ritorno in ufficio, adozione della sicurezza Zero-Trust, ecc.) che la vostra soluzione EOM dovrà supportare? Se la risposta alla prima parte di questa domanda è No, è probabile che la soluzione EOM attuale non supporterà le iniziative future. Scegliere una nuova soluzione EOM diventa quindi fondamentale.
Un po' su di me: non ho sempre lavorato per LRS. Fino a pochi anni fa, ero un Technology Manager in una delle più grandi aziende farmaceutiche del mondo, e responsabile della creazione della loro soluzione di gestione dell'output globale. Dopo un paio d'anni passati ad espandere e scalare l'infrastruttura EOM esistente fino a 300 server, ci siamo resi conto che solo alcune delle esigenze attuali venivano soddisfatte e che quelle future non lo sarebbero state affatto. Era giunto il momento di cercare una nuova soluzione EOM.
Forti di diversi anni di "lezioni imparate", il nostro team aveva le competenze necessarie per identificare la tecnologia di base e costruire la soluzione aziendale globale richiesta dai nostri utenti. Durante la valutazione dell'ambiente attuale, i seguenti criteri sono diventati fondamentali per la scelta della nuova soluzione EOM:
- Capacità di scalare per soddisfare le esigenze di un'azienda globale
- Disponibilità elevata e ridondanza supportate dal bilanciamento del carico
- Un approccio indipendente dalla stampante, per poter cambiare fornitore hardware in base a prezzi e capacità
- Supporto tecnologico centralizzato e distribuito
- Supporto per stampa e scansione sicura per garantire la protezione dei dati
Quando si sceglie un nuovo fornitore e la sua soluzione EOM, è importante aver valutato com’è il vostro attuale ambiente e come dovrebbe apparire una progettazione aziendale adeguata. Prima di coinvolgere potenziali fornitori, questa progettazione dovrebbe riflettere gli obiettivi attuali della vostra azienda e le iniziative future. Condividete questo progetto con i fornitori e chiedete loro in che modo la loro soluzione può aiutarvi a raggiungere questi obiettivi. Lasciate che adattino il progetto, ma assicuratevi che gli obiettivi aziendali (G&O) non vengano compromessi.
Una volta scelto il fornitore e la sua soluzione, la progettazione aggiornata potrà essere utilizzata come punto di partenza per creare la soluzione aziendale. Nel nostro caso, abbiamo scelto LRS e la sua soluzione di gestione dell'output perché ha soddisfatto tutte le nostre esigenze e ha fornito alla mia azienda quella soluzione altamente disponibile e scalabile a livello globale che soddisfaceva i G&O della mia azienda.
Creare una soluzione di gestione dell'output globale aziendale è complicato, ma ciò non significa che sia impossibile. È di fondamentale importanza prendersi il proprio tempo, essere onesti con sé stessi e selezionare il miglior fornitore di gestione dell'output per rispondere ai bisogni attuali e futuri dell’organizzazione.
Non esitate a contattarmi se desiderate discutere qualsiasi aspetto di questo articolo o se desiderate assistenza nella progettazione di una soluzione EOM che sia “giusta” per le vostre esigenze attuali e future.