Nel mio articolo pubblicato lo scorso novembre, ho notato che ogni anno stampiamo circa 2,8 trilioni di pagine. Ciò dimostra chiaramente che la stampa rimane di fondamentale importanza per le aziende a livello globale, anche se il suo ruolo si è evoluto in modo significativo con l'avvento della tecnologia digitale.
Cosa rende la stampa una parte così importante del mondo degli affari? Ecco solo alcuni dei requisiti che i documenti stampati continuano a soddisfare:
- Esigenze operative: nonostante il passaggio al digitale, i materiali stampati sono ancora necessari per le operazioni quotidiane in molte aziende. Ciò include documenti interni, manuali, etichette, imballaggi e fatture.
- Accessibilità e usabilità: i materiali stampati possono essere più accessibili per alcune persone, compresi gli anziani o coloro che non hanno un accesso affidabile ai dispositivi digitali. Inoltre, non richiedono la necessità di utilizzare dispositivi elettronici, il che può essere vantaggioso in determinati ambienti.
- Professionalità e formalità: i materiali stampati sono spesso percepiti come più formali e professionali, soprattutto in contesti aziendali. Ciò è particolarmente vero per elementi come proposte commerciali, rapporti e inviti formali.
- Conformità normativa e requisiti legali: molti settori sono vincolati da normative che richiedono documentazione stampata ai fini della conformità. Documenti legali, contratti e altri documenti ufficiali spesso devono essere stampati e conservati fisicamente.
- Marketing e branding: materiali stampati come brochure, volantini, biglietti da visita e poster sono essenziali per le attività di marketing. Forniscono alle aziende un modo tangibile per raggiungere il proprio pubblico e lasciare un'impressione duratura.
- Preferenze culturali e regionali: in alcune regioni e culture, i materiali stampati sono ancora preferiti ai formati digitali. Le aziende che operano in queste aree devono soddisfare le preferenze e le pratiche locali.
- Sicurezza e riservatezza: la stampa può offrire un livello di sicurezza più elevato per le informazioni sensibili. I documenti fisici sono meno suscettibili alle minacce informatiche, il che li rende ideali per le informazioni riservate.
- Backup e ridondanza: i documenti stampati fungono da backup in caso di guasti digitali o perdita di dati. Avere copie fisiche garantisce che le informazioni critiche vengano conservate anche se i sistemi digitali sono compromessi.
- Considerazioni ambientali: sebbene la digitalizzazione sia spesso considerata più rispettosa dell'ambiente, le pratiche di stampa responsabili che utilizzano materiali sostenibili possono anche ridurre al minimo l'impatto ambientale. Alcune aziende danno la priorità ai metodi di stampa sostenibili per allinearsi ai loro obiettivi ambientali.
- Innovazione e personalizzazione: i progressi nella tecnologia di stampa hanno consentito di raggiungere alti livelli di personalizzazione e innovazione. Le aziende possono produrre materiali di marketing personalizzati, stampa on-demand e soluzioni di imballaggio uniche che migliorano il coinvolgimento dei clienti.
Nel complesso, mentre la trasformazione digitale sta rimodellando il modo in cui le aziende operano, la stampa mantiene un ruolo cruciale nel garantire la conformità normativa, l'efficienza operativa, un marketing efficace e il rispetto delle preferenze regionali e delle norme culturali.
Ok, la stampa è ancora necessaria. Ma c'è un modo per stampare meno?
Le aziende globali possono adottare diverse strategie per ridurre la loro dipendenza dalla stampa, mantenendo al contempo l'efficienza e la conformità. Ecco alcune idee da considerare:
- Adottate documentazione e firme digitali: utilizzate sistemi di gestione dei documenti digitali (DMS) per archiviare, condividere e gestire i documenti elettronicamente. Potete inoltre implementare soluzioni di firma elettronica per ridurre la necessità di stampare contratti e accordi.
- Avviate riunioni paperless: utilizzate strumenti di collaborazione digitale come Microsoft Teams, Slack o Zoom per riunioni e collaborazione. Incoraggiate l’utilizzo di tablet o laptop per prendere appunti durante le riunioni.
- Sfruttate l'archiviazione e la collaborazione basate sul cloud: utilizzate servizi di archiviazione cloud come Google Drive, Dropbox o OneDrive per condividere e collaborare su documenti, nonché sistemi di controllo delle versioni per tenere traccia delle modifiche ai documenti e ridurre la necessità di stampare più versioni.
- Introducete politiche di stampa: impostate quote di stampa per i dipendenti al fine di limitare la quantità di stampa. Potete inoltre configurare le stampanti in modo che siano impostate di default sulla stampa fronte/retro per ridurre l'utilizzo di carta e limitare la stampa a colori solo ai documenti essenziali.
- Promuovete la comunicazione digitale: incoraggiate l'uso di e-mail e messaggistica istantanea per la comunicazione anziché promemoria e lettere stampate. Distribuite newsletter e bollettini aziendali per via elettronica (ad esempio, via e-mail o su un portale aziendale).
- Digitalizzate documenti e archivi: scansionate i documenti e gli archivi cartacei esistenti in formato digitale per ridurre la necessità di archiviazione fisica e stampa. Potete anche adottare la fatturazione elettronica e i sistemi di fatturazione per il chargeback o l’ addebito dipartimentale come modo per ridurre l'uso della carta.
- Formazione e consapevolezza: formate i dipendenti sui vantaggi dell'eliminazione della carta e su come utilizzare gli strumenti digitali in modo efficace. Conducete campagne interne per aumentare la consapevolezza sui vantaggi ambientali e sui costi derivanti dalla riduzione della stampa.
- Adottate pratiche di stampa sostenibili: ad esempio, utilizzate carta riciclata per la stampa essenziale per ridurre al minimo l'impatto ambientale e adottate pratiche di stampa ecologiche, come l'utilizzo di inchiostri a base di soia e stampanti a basso consumo energetico.
- Ottimizzate il layout dei documenti: progettate i documenti in modo da utilizzare meno carta ottimizzando margini, caratteri e spaziatura. Incoraggiate l'uso dell'anteprima di stampa per evitare stampe non necessarie.
- Adottate l'integrazione dei dispositivi mobili: utilizzate le app mobili per accedere e firmare i documenti “in movimento”, riducendo la necessità di copie stampate. Integrate i dispositivi mobili nei flussi di lavoro digitali per attività come la rendicontazione delle spese e la gestione dei progetti.
- Esternalizzate la stampa non essenziale: utilizzate i servizi di stampa on-demand per i materiali di marketing e altri documenti che non sono necessari immediatamente. Esternalizzate le attività di stampa a servizi di terzi in grado di gestire la stampa di massa in modo più efficiente.
Attuando tali strategie, le aziende globali possono ridurre significativamente la stampa, con conseguenti risparmi sui costi, maggiore efficienza e riduzione dell'impatto ambientale. Queste sono solo alcune idee per farvi riflettere. Se volete discutere idee o ricevere un consiglio dal nostro team di esperti di documenti aziendali, contattate l'ufficio LRS più vicino e saremo lieti di aiutarvi.