È facile trascurare o semplificare i requisiti in materia di sicurezza di stampa. In fondo, si tratta solo di stampa, no? È davvero a rischio? Viene spontaneo rispondere di no: in fondo, tutti i documenti stampati sono liberamente condivisibili con chiunque, giusto? Sbagliato: nel mondo degli affari è importante salvaguardare le informazioni sensibili/riservate e limitare l’accesso in base a un principio di restrizione delle informazioni. Ogni giorno, nell’intera azienda, le stampanti elaborano documenti creati dagli utenti mediante le applicazioni aziendali. Per alcuni documenti si tratta di uno spreco di carta. Altri contengono informazioni top-secret.
Ma perché le stampanti e i dispositivi multifunzione collegati in rete rappresentano un significativo rischio per la sicurezza? Proprio perché gran parte delle persone dell’organizzazione IT non considera la stampa come un elemento a rischio in termini di sicurezza. In pratica, mancano la consapevolezza e l’attenzione sulla possibile esposizione che rende questa area vulnerabile per le informazioni riservate. Se ognuno dà per scontato che è tutto OK, chi si occupa di tenere la volpe lontano dal pollaio? Magari tocca proprio a voi. E in questo caso potrebbe essere una buona idea dare uno sguardo ad alcune importanti funzionalità capaci di mettere in sicurezza la stampa di rete nell’azienda.
Che cosa si intende per “stampa sicura?”
Con “stampa sicura”, la maggior parte dei fornitori di software di stampa si riferisce a una soluzione pull printing. Si tratta di una funzionalità diffusa, nota anche come “rilascio sicuro”. Gli utenti inviano i documenti in stampa dalla propria postazione. I documenti restano quindi in coda e vengono stampati solo dopo che l’utente si sia autenticato presso un dispositivo di stampa.
La funzionalità Pull Printing offre numerosi vantaggi. Protegge le informazioni sensibili durante il processo di stampa; riduce i costi eliminando i documenti non ritirati; aumenta la mobilità e la produttività degli utenti, consentendo la stampa nel momento e nel luogo desiderati. In termini di sicurezza, la soluzione pull printing assicura che i documenti stampati su un dispositivo siano ritirati da un utente autenticato. Questo è un fattore fondamentale negli ambienti di lavoro in cui le stampanti e i dispositivi multifunzione sono condivisi da più utenti. Non occorre più precipitarsi alla stampante per evitare che qualcuno vada via con i propri documenti. In assenza di tale funzionalità, le aziende sono più esposte ai rischi di violazione della sicurezza in quanto le informazioni sensibili possono finire facilmente nelle mani sbagliate.
Ma la sicurezza della stampa va oltre la semplice soluzione pull printing. E se si potessero proteggere i dati di stampa in rete, mentre transitano dal dispositivo dell’utente alla stampante? In che modo è possibile impedire l’intercettazione dei dati di stampa in rete, oggi facilmente attuabile con strumenti gratuiti e ampiamente disponibili in Internet? La risposta è semplice: con la crittografia.
IPPS, SSL, LRSQ...
LRS supporta da tempo la crittografia dei lavori di stampa mediante il software client LRSQueue (LRSQ). Questo fornisce un’interfaccia basata su riga di comando grazie alla quale utenti e applicazioni su più piattaforme sfruttano le funzionalità dei prodotti di gestione di stampa/dell’output di LRS. In pratica, pensate a LRSQ come a un fantastico comando di stampa che usa la tecnologia Advanced Encryption Standard (AES) per proteggere i contenuti dei documenti, dall’invio alla consegna su Enterprise Output Server di LRS. Alcuni nostri alliance partner e altri fornitori di tecnologie hanno integrato le proprie soluzioni con il supporto LRSQ proprio per questa ragione.
Comunque, non tutti gli utenti e le applicazioni sono in grado di utilizzare LRSQ e inoltre per crittografare i lavori di stampa tra Enterprise Output Server di LRS e i dispositivi di stampa è richiesto un meccanismo standard del settore. Per risolvere questi problemi, abbiamo ottimizzato la soluzione di gestione di stampa/dell’output per ricevere e consegnare i lavori di stampa mediante IPPS (protocollo di stampa Internet su SSL). Questa nuova funzionalità esegue la crittografia sui lavori di stampa inviati da desktop Windows, Mac e Linux, e ne assicura la trasmissione sicura in rete a Enterprise Output Server di LRS. Inoltre, è possibile crittografare anche i lavori di stampa inviati da Enterprise Output Server di LRS a una stampante o a un dispositivo multifunzione di rete. Il protocollo IPPS protegge i dati di stampa esattamente come avviene per le transazioni bancarie online, che transitano mediante connessioni HTTPS sicure.
Altre misure di sicurezza
Cosa altro si può fare per ottimizzare la sicurezza di stampa in rete? Utilizzare le filigrane, ad esempio. Il software LRS consente l’apposizione dinamica di filigrane sui documenti, senza dover modificare le applicazioni. Le organizzazioni possono quindi classificare i documenti in base alle direttive aziendali (ad esempio: solo per uso interno, riservato, dati di prova, ecc.). Le filigrane rappresentano un potente ausilio visivo e ricordano agli utenti come manipolare, proteggere e smaltire i documenti in modo appropriato.
Infine, è importante tenere traccia di “chi” stampa “cosa”, “quando” e “dove”. Qui entra in gioco una capacità di controllo di stampa completa, capace di aiutare le organizzazioni a tenere traccia dei costi e a ottimizzare la conformità con direttive e normative. “Fidati, ma verifica” è ancora oggi un ottimo consiglio.
Approccio olistico alla sicurezza di stampa
Diversamente da altri fornitori, LRS tratta l’argomento della sicurezza e della stampa di rete con un approccio olistico. Le nostre funzionalità per la sicurezza di stampa spaziano su un’ampia gamma di applicazioni e piattaforme, da mobile a mainframe. Un argomento così rilevante non deve essere limitato a un sottoinsieme di applicazioni e piattaforme informatiche. LRS ritiene che le organizzazioni non debbano sacrificare le funzionalità in nome della standardizzazione. L’approccio olistico è un’esigenza reale e possibile, sicuramente per tutto ciò che concerne la sicurezza.
In materia di sicurezza e stampa di rete, LRS non ragiona “a senso unico”. Siamo consapevoli di quanto sia importante la sicurezza dei dati nelle grandi aziende di tutto il mondo. La nostra strategia aziendale si basa proprio su questo, e ci porta a essere leader globali per le soluzioni di stampa sicura.
Concedeteci l’opportunità di affrontare insieme i problemi e le esigenze di sicurezza di stampa. Vi aiuteremo a trovare un rimedio adatto all’intera azienda, dal desktop utente alle applicazioni business critical. Una volta installata la soluzione LRS, la sicurezza della stampa di rete sarà totalmente sotto controllo. E voi avrete il tempo di rilevare e risolvere tutti gli altri problemi di sicurezza nel vostro ambiente.