Ci siamo. Siete responsabili di un nuovo progetto di gestione documentale. Vi siete fatti un’idea del risultato finale, e avete iniziato a stilare un elenco delle cose da fare... ma il difficile è capire “come” farle. Diversi pezzi del puzzle sono già al loro posto, e altri sapete dove collocarli. Alcuni però richiedono un’attenzione particolare.
Probabilmente vi siete resi conto che alcuni degli obiettivi di progetto sono imprescindibili mentre altri sembrano irrealizzabili e destinati a restare nella vostra “lista dei desideri”. Perché? Perché sapete bene che un solo fornitore non è sufficiente per raggiungere tutti e sei gli obiettivi di progetto desiderati.
Questo può essere più o meno vero, ma forse la “lista dei desideri” per la gestione documentale offre a voi e ai partner di progetto l’opportunità di pensare in modo creativo.
A prescindere dal settore di lavoro, prima o poi avrete a che fare con un progetto di gestione documentale che oltrepassa l’ambito di un semplice pacchetto pronto all’uso. Ad esempio, il progetto potrebbe includere documenti provenienti da più fonti di dati o in formati diversi, oppure potrebbero avere diversi tipi di destinazione. Inoltre, se un documento deve essere manipolato più volte prima di andare in stampa, una soluzione di gestione documentale standard potrebbe non essere idonea. A questo però è
possibile sopperire con la capacità di formattazione creativa dei colleghi del reparto sviluppo delle app, insieme a un mix idoneo di prodotti del fornitore.
Pensate a questa possibile situazione: un set di documenti deve essere raggruppato e inviato utilizzando codici a barre o contrassegni postali, ai fini della verifica di spedizione. I documenti nel pacchetto sono di vario tipo e provengono da origini diverse. Il vostro compito è sviluppare una soluzione che raccolga il contenuto del pacchetto e determini se il set di documenti è completo.
Il passaggio successivo sarebbe ordinare i componenti in base alle dimensioni o al tipo, per applicare i codici a barre e/o i contrassegni postali appropriati. È possibile che alcune parti del documento debbano essere stampate, mentre altre dovranno essere archiviate per attività di progetto future. Infine, probabilmente sarà necessario integrare il tracciamento e il report dei documenti, per rispettare i criteri di audit aziendali.
Come minimo, per questo esempio saranno necessarie le seguenti attività: raccolta dei dati, verifica, smistamento, raggruppamento, preparazione della consegna e audit. Si tratta di attività piuttosto comuni all’interno di un’azienda impegnata quotidianamente nella consegna dei documenti a destinatari interni e/o esterni. Ma il difficile, il “come” menzionato in precedenza, consiste nel combinarle in un processo automatizzato e flessibile.
Levi, Ray & Shoup, Inc. offre assistenza specializzata per i progetti di gestione documentale in forma di collaborazione, personalizzazione e implementazioni software integrate. Le funzionalità base del software, sulle quali si incentrano la maggior parte delle implementazioni ideali di gestione documentale, includono la verifica della ricezione dei dati, la creazione intelligente dei bundle, la divisione e la formattazione. Il nostro software gestisce queste funzioni e offre la consegna programmatica basata su
vari metadati, con tracciabilità dei dati completa che include report con metriche relative a tutti i punti di contatto per i documenti interessati. La capacità del software di gestire ciascuna attività in un flusso di lavoro semplificato, associato al tracciamento completo dei documenti, è la base per ottenere i risultati desiderati.
Di fatto, un software flessibile non è sufficiente. Le sfide documentali più estreme richiedono l’assistenza di un vendor dall’esperienza consolidata che possa affiancare il team interno per raggiungere gli obiettivi del progetto. Una volta inseriti questi ultimi in un diagramma di flusso collaborativo, l’impossibile inizierà ad assumere la forma del possibile. Se voi e i vostri colleghi vi trovate ad affrontare un progetto di gestione documentale che sembra gestibile solo a livello di magia o incantesimi, forse è il momento di rivolgersi a LRS per un colloquio esplorativo. Basta una telefonata per attingere a centinaia di anni-uomo di esperienza documentale.