Congratulazioni! Avendo deciso di fare a meno del cartaceo avete creato un archivio digitale per i documenti finanziari, medici, farmaceutici, RU, legali, e tutti quei documenti non strutturati di importanza cruciale. Un’ottima decisione, che tra l’altro vi permette di sbarazzarvi degli schedari. Ben fatto.
Le soluzioni di archiviazione digitale, altrimenti dette sistemi ECM (Electronic Content Management), non sono certo una novità. Esistono già da qualche tempo, e alcune di esse sono prossime alla fine del proprio ciclo vitale*. Gli archivi digitali che usufruiscono di tecnologie moderne sono in grado di memorizzare i dati e consentono di recuperare i documenti attraverso la ricerca del contenuto o anche di tag di metadati. I migliori dispongono persino di codice “hook” (per le API) che permette all’archivio di presentare i dati tramite portali e siti Web con modalità assolutamente trasparenti per gli utenti.
Prima o poi, capita a tutti di dover condividere con qualcuno privo delle autorizzazioni di accesso documenti memorizzati in un archivio. Tuttavia, essendo stati concepiti per eliminare i documenti cartacei, questi sistemi sono piuttosto carenti in fatto di stampa. Ed è qui che entra in gioco LRS.
Plug-in per la creazione di bundle di stampa per IBM Content Navigator. Che cos’è?
Molte organizzazioni utilizzano la soluzione Content Navigator, l’interfaccia front-end universale per tutti i prodotti IBM di archiviazione elettronica. L’integrazione della soluzione LRS di gestione dell’output per IBM Content Navigator offre avanzate funzionalità di gestione dei documenti cui si ha avuto accesso attraverso questo versatile componente di IBM. I documenti che compaiono nei risultati delle ricerche effettuate in Content Navigator possono essere inviati a una coda di stampa da cui è possibile riunirli in bundle e convertirli in un formato idoneo per la stampa e/o la lettura elettronica. Tutte queste operazioni vengono effettuate attraverso istruzioni di stampa, conversione ed elaborazione intuitive, il che permette di migliorare significativamente sia la produttività che l’esperienza utente.
Perché utilizzarlo
Chi ricopre il ruolo di amministratore sa che esiste un requisito assolutamente indispensabile: la necessità di trasmettere uno o più documenti archiviati senza incorrere in esperienze negative. Che cosa intendo?
Prendiamo un esempio tratto dalla vita reale: una casa farmaceutica si occupa dello studio di un farmaco. Riceve la telefonata di un’agenzia normativa che richiede l’invio di 15 copie di tutta la documentazione relativa alle sperimentazioni cliniche. Poniamo che un utente presso la casa farmaceutica effettui una ricerca in archivio mediante la quale recupera diciassette (17) documenti correlati, ciascuno dei quali deve essere stampato, o inviato per e-mail o via fax, o comunque trasmesso singolarmente. In un ambiente di archivio tradizionale ogni documento andrebbe gestito separatamente, il che non rappresenta un problema nel caso di uno o due documenti, ma se sono diciassette la musica cambia. Il compito si fa decisamente più oneroso, specie se ogni documento deve essere trasmesso singolarmente. Il nostro utente dovrà stampare quindici copie di ognuno di questi diciassette documenti!
Pensate alle implicazioni in termini di lavoro: trovare i documenti, selezionarli, selezionare la stampa, selezionare le copie, selezionare la stampa fronte/retro o a facciata singola, selezionare la stampa a colori o in bianco e nero, aggiungere una filigrana o un codice a barre (posto che sia possibile). Non è escluso che occorra riunire in bundle tutti i documenti. Ovviamente questa situazione vi ha reso piuttosto impopolare presso gli utenti, perché avete complicato loro la vita.
Vediamo allora come si può risolvere il problema. LRS ha ricevuto da più di un cliente la richiesta di risolvere proprio situazioni come questa. In un caso, il cliente doveva utilizzare IBM Content Navigator, che usa uno standard aperto denominato CMIS. Lo standard CMIS definisce un livello di astrazione per il controllo di diversi sistemi di gestione documentale e archivi attraverso protocolli Web. Di conseguenza, Content Navigator può fungere da interfaccia client anche per sistemi di gestione dei contenuti non IBM (che sono molto numerosi). Il mio collega Sebastien Provost, della filiale LRS di Parigi, ha molta esperienza in fatto di integrazione con CMIS. Gli ho chiesto di darmi qualche spiegazione, ed ecco cosa mi ha risposto.
CMIS, il “pesce di Babele” dell’ECM
Tutti i sistemi di gestione dei contenuti, o ECM, assolvono in pratica le stesse funzioni: archiviare i documenti, indicizzarli, gestire la sicurezza, consentire il lavoro collaborativo, fornire i flussi di lavoro, consentire il controllo delle versioni e così via.
Tuttavia, ognuno di essi implementa queste funzioni in modo diverso, e ovviamente utilizza API e SDK totalmente incompatibili per comunicare con il mondo esterno, rendendo perciò incompatibile tra un sistema ECM e l’altro l’integrazione con altri prodotti.
CMIS è l’acronimo di Content Management Interoperability Services (servizi di interoperabilità della gestione documentale), uno standard aperto nato poco più di un decennio fa proprio per risolvere questi problemi di comunicazione.
È costituito da una serie di azioni e di protocolli resi disponibili attraverso servizi Web che permettono di interfacciarsi con qualsiasi sistema ECM e di effettuare tutte le principali azioni di elaborazione dei documenti indipendentemente dal sistema.
Lo standard CMIS è ora ampiamente supportato da gran parte dei sistemi ECM in commercio (Documentum, OpenText, IBM FileNet, Alfresco, SAP HANA Cloud Platform Documentation e altri ancora), e viene implementato da numerosi strumenti di business (Adobe Drive, LibreOffice, WordPress, e così via).
Il cliente di cui sopra disponeva già della soluzione di gestione dell’output di LRS e ci ha chiesto se potevamo integrarla con il suo sistema ECM. Com’è spesso il caso, la risposta è stata sì.
Come abbiamo fatto
Content Navigator ha una grande facilità di integrazione con altre soluzioni e fornisce molti hook per API, così come le soluzioni e il personale di LRS hanno una grande facilità di risoluzione dei problemi. Sfruttando la grande esperienza delle nostre sedi europee e delle attività operative negli Stati Uniti, siamo riusciti a realizzare una soluzione d’eccellenza. Ecco che cosa abbiamo escogitato:
Aggiunta di documenti alla coda di stampa
Osservando l’interfaccia di Content Navigator, qui sopra, è evidente come il plug-in di LRS non costituisca alcun intralcio (riuscite a vedere l’icona azzurra sulla barra delle attività grigia a sinistra?). Gli utenti possono aggiungere alla coda di stampa di LRS i risultati delle ricerche passate, creando una sorta di “carrello elettronico” dei documenti da riunire in bundle e consegnare.
Dopo che tutti i documenti necessari sono stati aggiunti al “carrello”, gli utenti possono concentrarsi sui risultati e selezionare le caratteristiche e il tipo di output preferiti. In background, la soluzione di LRS riunisce efficacemente tutti i documenti in un unico bundle.
Coda di stampa integrata di LRS con i documenti raccolti
Un ulteriore requisito tecnico che qualsiasi plug-in per ECM deve soddisfare è la gestione dei diversi formati di file archiviati nel sistema ECM. Com’è possibile stampare simultaneamente più documenti in formati diversi? Una soluzione “scorciatoia” potrebbe essere stampare tutti i documenti tramite il sottosistema di stampa del sistema operativo. In pratica, gli utenti devono aprire i singoli documenti e stamparli utilizzando la stampante presente sul desktop.
Questa può essere una soluzione per formati visualizzabili quali quelli creati da Microsoft Office, Open Office, PDF, XPS, JPEG, GIF, BMP, PNG, TIFF, RTF, XPS, HTML, XML, e così via. A prima vista sembra una soluzione semplice, ma nel quotidiano le conseguenze di questo approccio sono tutt’altro che ottimali. Gli utenti, infatti, devono stampare separatamente i singoli documenti, il che può essere problematico in caso di documenti di grandi dimensioni.
Purtroppo, questo metodo non è l’ideale se si deve aggirare il desktop e indirizzare direttamente i file di dimensioni maggiori dal sistema ECM al server di elaborazione di LRS. Inoltre, vi sono documenti che non è possibile stampare utilizzando questo metodo, perché sono già formattati in flussi di dati per la stampa. In altre parole, gli utenti non sono in grado di stampare i documenti non visualizzabili sul desktop. Per esempio, vi sono molti documenti tuttora archiviati in formati più vecchi, come AFP e LCDS, o più moderni, come PostScript, PCL, Prescribe o il formato di output nativo di SAP (OTF/GOF). Senza contare che potrebbero esserci anche documenti archiviati in un formato compresso (.zip).
Come funziona il plug-in?
Che cos’è la coda di stampa integrata di LRS, e come funziona? Innanzitutto, è composta da un plug-in esterno creato da LRS che si integra nell’interfaccia di Content Navigator. Gli aspetti tecnici di questa soluzione sono assolutamente trasparenti per gli utenti, che possono sfruttare la potenza e l’estensibilità della gestione dell’output di LRS direttamente dalle potenti e versatili schermate di IBM Content Navigator. Questo consente agli utenti di stampare contemporaneamente più documenti dell’archivio e di creare conversioni personalizzate. La soluzione di LRS può essere vista alla stregua di un potente motore di trasformazione in grado di convertire diversi tipi di documenti in qualsiasi flusso di dati. Tutti i documenti, indipendentemente da quantità, dimensioni e formato, possono essere riuniti in bundle a formare un documento unico.
Integrazione di LRS nella struttura di IBM Content Navigator
Avete domande?
“Che tipi di documenti riesce a gestire? All’interno dello stesso bundle, possono essere presenti documenti di formato e orientamento diverso? E se ci sono documenti di grandissime dimensioni?” Nessun problema. Ci pensiamo noi.
Desiderate aggiungere al documento funzionalità di sicurezza? Desiderate modificare la numerazione? Aggiungere codici a barre per l’identificazione? Non vi preoccupate, abbiamo già provveduto.
Uno dei vantaggi di questa soluzione è che, se siete già clienti di LRS, probabilmente disponete già dei componenti fondamentali. Questa soluzione si sviluppa a partire da quella già in vostro possesso, sfruttando tutto il lavoro che avete già fatto.
Non siete clienti di LRS? Be’, non rimpiangerete di aver adottato questa soluzione. Potrete constatare, infatti, che vi consentirà di risolvere molte, se non tutte, le vostre esigenze di output più complicate con gli strumenti di cui disponete già. Contattate LRS e vi spiegheremo come.
*La migrazione degli archivi elettronici esistenti verso archivi elettronici di LRS è una delle nostre specialità. Disponiamo di un team globale appositamente dedicato alla migrazione di archivi elettronici da soluzioni esistenti e non verso una nuova soluzione LRS. I nostri esperti hanno affrontato moltissime situazioni diverse, uscendone sempre vittoriosi.