Come diventare paperless
Una strategia per l’ufficio paperless inizia con un'analisi dei processi ad alta intensità di carta. Oltre alla normale stampa d’ufficio, la maggior parte della carta proviene dalla corrispondenza fisica e dai fax ricevuti. Questi ultimi vengono stampati e poi spesso archiviati, sia in formato digitale che cartaceo. Si riduce notevolmente la carta digitalizzando tutti questi documenti, comprese le fatture e i contratti. Poi li si archivia in un sistema di archiviazione online, chiamato anche schedario digitale. Alcune aziende o reparti avranno comunque bisogno di stampare i documenti, anche in futuro. La necessità di una firma fisica richiede che contratti e accordi vengano stampati, anche se da qualche anno è stata dichiarata legale la firma elettronica.
La funzionalità OCR delle soluzioni LRS consente agli utenti di estrarre informazioni preziose che possono poi essere utilizzate per eseguire processi di Business Intelligence sui documenti digitalizzati.
LRS può aiutare le organizzazioni ad implementare ed eseguire una strategia di ufficio paperless. Abbiamo una gamma di soluzioni disponibili, che lavorano in perfetto accordo e senza interruzioni. MFPsecure®/Scan trasforma i documenti cartacei in documenti digitali e li invia a una cartella di file, un portale, un repository cloud, un indirizzo e-mail, un server FTP o piattaforme di archiviazione come PageCenterX. Questa soluzione software archivia i documenti o li instrada verso la destinazione appropriata. Se i file vengono condivisi con altri tramite PageCenterX, il sistema richiederà agli utenti l'opzione "Stampa o Visualizza" per incoraggiare la visualizzazione online rispetto alla stampa.
MFPSecure/Scan e PagecenterX possono essere utilizzati per la scansione e l'archiviazione dei libri di registrazione dei visitatori. Per motivi di sicurezza, questi possono essere archiviati in formato digitale e - se necessario - possono essere recuperati per una rapida consultazione da parte della sicurezza.
La digitalizzazione dei documenti cartacei e la loro archiviazione in un software di archiviazione online offre grandi vantaggi, oltre alla componente paperless. Riduce il tempo necessario per organizzare o recuperare i file. Tutti i dati possono essere condivisi facilmente e sono disponibili in qualsiasi luogo. Previene inoltre gli errori che possono verificarsi durante l'archiviazione manuale dei dati. È anche più sicuro e affidabile, altro aspetto che sta diventando sempre più importante. Poiché è possibile accedere ai file anche durante i potenziali tempi di inattività, non vi è alcun impatto sulla produttività dei dipendenti, quando si verifica un'interruzione.